При будь-якому здійсненні видачі фінансів через касовий вузол створюється підтверджує папір - видатковий касовий ордер (ВКО). Особливої порядку його складання законодавством не передбачено. Але існують обов'язкові пункти заповнення форми.
Що таке РКО і для чого він потрібен
РКО відноситься до первинної документації каси і вести його необхідно акуратно і правильно. Відповідальною особою за правільноть складання цього документа вважається касовий працівник, так як він щодня реєструє ці папери і формує спеціальний звіт. При веденні бізнесу досить часто з'являється необхідність видати гроші через касу.
При цьому є різні причини:
Це швидко і безкоштовно!
Не можна просто віддати гроші, обов'язково потрібен облік руху, а відповідно підтверджує папір. Тому потрібно оформляти видатковий документ. Законодавством встановлена спеціальна уніфікована форма цього документа: KO -2. Її зобов'язані використовувати всі установи. Винятки становлять кредитні організації. РКО - це обов'язкова папір для обліку руху грошей, оформляється при видачі фінансів.
Цей документ може заповнюватися:
- в звичайному письмовому вигляді;
- за допомогою комп'ютера.
Неприйнятні в витратні матеріали будь-які виправлення та підчищення. Коли документ містить помилку, слід скласти новий екземпляр. Заповнюється РКО в кількості однієї штуки і щодня підшивається в касовий звіт.
Хто видає і займається заповненням подібної документації
Складає цей документ особа, відповідальна за роботу з готівкою. В основному це бухгалтер касир. Але, ці обов'язки може виконувати і інший співробітник, уповноважений відповідним наказом.
На деяких підприємства расходник виписує бухгалтер:
Не завжди вищевказані особи мають можливість сформувати документ, тоді скласти РКО може і інша особа. Наприклад:
Тільки не варто забувати, людина здійснює оформлення РКО повинен мати на це документальні повноваження. РКО після видаткової операції залишається в касовому вузлі. Крім того, він підлягає обов'язковій реєстрації в спеціальному журналі.
Як правильно заповнити бланк РКО
Заповнювати расходник потрібно правильно і акуратно. Ця процедура здійснюється з дотриманням спеціальних вимог і знань. Досить часто фахівці нехтують правилами і допускають грубі помилки.
РКО заповнюється наступним чином:
Видача грошей під звіт
Обов'язково заповнюються реквізити посвідчення особистість особи, яка отримує фінанси. Зазвичай таким виступає паспорт. Тому в РКО прописується: серія, номер, дата і місце його видачі.
Ця інформація прописується в рядку «За». Касовий працівник проставляє свою візу і розшифровку після процедури витрати.
Після здійснення видачі грошей фахівець ставить на витратні матеріали штамп «оплачено». При цьому обов'язково проставляється дата. Не можна допускати в цьому документі підчищення, помарки і помилки. Якщо вони присутні, документ доведеться переписувати. Підписує документ і відносить в касу відповідальний за це співробітник.
Яке підставу на видачу РКО при підзвіті
Видача під звіт проводиться за відсутності боргу по минулим авансовими звітами. Працівник пише заяву на видачу коштів підзвіт. Наприклад, на такі потреби:
- поїздка у відрядження;
- покупка палива;
- придбання матеріалів;
- таке інше.
Заява співробітника обов'язково узгоджується з керівником підприємства, на ньому має бути присутня відповідна віза. Саме цей документ є підставою видачі грошей підзвіт.
При формуванні РКО підзвіт рядок «підстави» містить інформацію про заяву з позначенням дати. Додатково по підприємству видається відповідний наказ.
ВАЖЛИВО! РКО під звіт формується не тільки на користь осіб працюють за трудовим договором, але так само уклали документ цивільно-правового характеру з компанією.
Як правильно скласти пояснювальну записку про запізнення? Про це більш детально ми написали тут.
Тут ви дізнаєтеся, з яких пунктів складається повідомлення про зміну трудового договору.
Зразок РКО при видачі грошей підзвіт
Починаючим фахівцям перед складанням РКО рекомендується уважно прочитати основні правила. Це допоможе не допустити помилок при його заповненні. Зразок заповнення документа на видачу грошей під звіт:
- Повністю оформлений документ передається касиру підприємства. Він забирає РКО, ставить на ньому свою візу, видає позначені в ньому кошти. Всі прибуткові та видаткові касові ордери зшиваються в кінці дня в єдиний касовий звіт.
- Важливо! Не можна видавати РКО на руки одержувачу.
Порядок видачі грошей по РКО, на прикладі під звіту
Перед безпосередньою видачею грошей з кассовго вузла повинні бути здійснені деякі дії:
- бухгалтер по підзвітним особам перевіряє наявність закладеності за минулий період;
- працівник пише заяву і погоджує його з керівником і головним бухгалтером;
- касовий працівник готує РКО на підставі заяви та отсчітиает необхідну кількість грошей;
- перед безпосередньою передачею грошей, касовий працівник дає працівникові РКО на підпис;
- одержувач пише суму прописом вграфе отримав, ставить дату і візу;
- касовий працівник забирає РКО, видає фінанси.
Відповідальним співробітником за правильність сотсавленія РКО є касовий працівник. Так як саме він в кінці дня робить звіт по касі і зшиває всі прибуткові і витратні документи. У разі виявлення помилки він відразу повинен вжити заходів щодо її виправлення.
відповідальність
Згідно із законодавством при виявленні порушень при перевірці касової документації, а зокрема РКО до відповідальності можуть бути прівлеченик відповідальності у вигляді штрафів:
- відповідальна особа - від чотирьох до п'яти неоподатковуваних мінімумів доходів громадян;
- юридична особа - від сорока до п'ятдесяти тисяч рулів.
Тому, при видачі денегкассовий працівник повинен уважно перевірити правильність складання РКО, а також звірити паспортні дані та інформацію про одержувача. Це допоможе уникнути наслідків і відповідальності.
Документом, за яким здійснюється видача грошей з каси, є РКО. Зразок заповнення його не затверджений законом. Але, є спеціальна уніфікована форма РКО, а так само основні правила його заповнення. Не можна допускати помилок або подтірок в цьому касовому документі. В іншому випадку, відповідальна особа або організація, залучаються до відповідальності у вигляді штрафних санкцій.
Залишилися питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз: