Для вирішення питань, які потребують колегіального обговорення, проводяться різного роду наради, засідання, зборів. Залежно від складу учасників, періодичності проведення і характеру обговорюваних питань, вони діляться на:
· Щомісячні збори, засідання;
· Пленуми, симпозіуми і т.д.
Є вислів: «Хочеш скоротити тривалість наради - не шкодуй часу на його підготовку».
1. Великі наради проводяться за планом, який дає можливість секретарю заздалегідь продумати заходи по їх підготовці.
Технічне оснащення наради: стільці, столи (для президії), крейдяний дошка, мікрофон, трибуна, аптечка з медикаментами і т.д.
Необхідно передбачити робоче місце для стенографістки, при необхідності - присутність перекладача.
Організаційне забезпечення учасників наради:
· Оснащення приміщення технічними засобами.
2. Секретар, як правило, веде підготовку до оперативних нарад. які проводяться раз на тиждень або щодня в кабінеті керівника.
Обов'язки секретаря з підготовки оперативної наради:
· Сповіщає учасників наради;
· Здійснює контроль за їх своєчасною явкою;
· З'ясовує і доповідає керівника про причини відсутності учасників на нараді;
· Забезпечує канцтоварами, стільцями учасників наради;
· Після закінчення наради упорядковує кабінет.
3. Якщо керівник запрошений на нараду, то секретар повинен:
· Заздалегідь підготувати для нього потрібні документи;
· Віддрукувати текст доповіді;
· Своєчасно нагадати керівникові про дату, місце і годині наради, його тривалості.
4. Якщо керівник посилає на нараду свого заступника, то секретар повинен повідомити йому всю необхідну інформацію і забезпечити відповідними матеріалами.