3. Роль документів діловому спілкуванні ................................. .. ... .17
3.1. Етикет і його значення в ділових документах .................. .. ... ..17
3.2. Особливості офіційно-ділового стилю ......................... 18
3.3. Особливості мови ділових документів ......................... ... .20
Слово «документ» в перекладі з латинської означає «свідчення». «Спосіб докази» .Документ - це матеріальний об'єкт із закріпленою в ньому інформацією для передачі її в часі і просторі. Документ виступає одночасно і як предмет праці управлінського працівника, і як його результат.
Найважливішою з функцій документа є інформаційна. У документі фіксуються факти, події, явища практичної і розумової діяльності людини.
Документ має організаційної функцією. За допомогою документа забезпечується вплив на групи людей для організації і координації їх діяльності. Зовнішні зв'язки підприємств і організацій комунікативна функція документа.
Нарешті, документ виконує виховну функцію. Він дисциплінує виконавця, вимагає підвищеного рівня освітньої підготовки, а добре оформлений документ виховує естетичний смак управлінських кадрів, формує імідж організації.
Різні форми управлінської діяльності розрізняються за коштами певної сукупності документів, наприклад, облік у вигляді складання і обробки бухгалтерської та статистичної документації, контроль-шляхом збору відомостей з метою перевірки відповідності об'єкта, що спостерігається необхідного станом і т.д.
Сукупність взаємопов'язаних документів, що використовуються в певній сфері людської діяльності, називається системою документації. Раціонально організований комплекс взаємопов'язаних документів, створений за єдиними правилами і вимогам для застосування в конкретній галузі діяльності, називають уніфікованою системою документації.
Поняття "документообіг" і сам термін виникли в діловодстві в 20-і роки. У працях великих фахівців в області управлінського праці та діловодства, таких як Д.Р.Покровскій, П.М. Керженцев та ін. Були, сформулювали основні положення організації документообігу, дані теоретичні обґрунтування основних положень раціональної організації руху документів - розподіл документів по виконавцям, скорочення інстанцій їх проходження, направлення документів безпосередньому виконавцю, регламентацію підписання. У літературі того часу була обгрунтована методика обстеження маршрутів, руху документів, розроблена технологія їх доставки. Перша спроба нормативної регламентації єдиних принципів організації документообігу була зроблена в 1931 році Інститутом техніки управління в проекті "Загальних правил документації і документообігу". У проекті були викладені правила організації роботи з документацією та документообігу, правила прийому, сортування, доставки, виконання, контролю відправки документів, тобто всі етапи обробки документів. Державні стандарти на терміни та визначення 1970, 1983 рр. "Єдина державна система діловодства" встановили однаковість розуміння документообігу як "рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення". Затверджена в 1988 році "Державна система документаційного забезпечення управління.
Загальні вимоги до документів і служб документаційного забезпечення "уточнила поняття" документообіг ", включивши в нього і операцію" підшивка документа в справу ". Діловодство і архівна справа. Терміни та визначення" встановив визначення поняття "документообіг - рух документів в організації з моменту їх створення або отримання до завершення виконання або відправлення ". Організація роботи з документами - організація документообігу, зберігання і використання документів в поточній діяльності установи. Документообіг є важливою ланкою в організації діловодства в організації (установі), так як він визначає не тільки інстанції руху документів, але і швидкість руху документів. У діловодстві документообіг розглядається як інформаційне забезпечення діяльності апарату управління, його документування, зберігання і використання раніше створених документів. Основними правилами організації документообігу є:
- оперативне проходження документа, з найменшими витратами часу;
- максимальне скорочення інстанцій проходження документа (кожне переміщення документа має бути виправданим, необхідно виключити або обмежити поворотні переміщення документів);
- порядок проходження і процес обробки основних видів документів повинні бути однаковими.
Дотримання цих правил дозволяє реалізувати основний організаційний принцип служби діловодства - можливість централізованого виконання однорідних технологічних операцій. Основою структури будь-якого документообігу є документ. Всі документи (традиційні на папері і на магнітних носіях) в комплексі повинні бути узгоджені шляхом дотримання правил особливостей подання інформації на кожному з носіїв.
Організація документообігу - це правила, відповідно до яких має відбуватися рух документів. Організація документообігу об'єднує всю послідовність переміщень документів в апараті управління організації (установи), всі операції по прийому, передачі, складання та оформлення, відправлення (і підшивці) документів в справу. Документообіг є важливою складовою частиною діловодства та інформаційного забезпечення управління. Чітко організований документообіг прискорює проходження і виконання документів в організації (установі).
Порядок проходження документів та організація всіх операцій при роботі з ними, повинен бути регламентований інструкцією з діловодства в організації (установі) і табелем уніфікованих форм документів. Розділяють централізований документообіг і документообіг рівня структурного підрозділу. У централізований документообіг входить вся документація, що підлягає централізованої реєстрації. Документи, що враховуються тільки в структурних підрозділах, складають документообіг рівня структурного підрозділу. Як правило, централізований документообіг представлений організаційно-розпорядчою документацією, а документообіг рівня структурного підрозділу - спеціалізованою документацією, що забезпечує основні напрямки діяльності організації (в нього можуть входити і організаційно-розпорядчі документи). У великих організаціях існує окремий структурний підрозділ, в завдання якого входить забезпечення централізованого документообігу. Структурний підрозділ може називатися по-різному: управління справами, канцелярія, загальний відділ і т.п. В організаціях, де обсяг централізованого документообігу не так великий, щоб їм займалося самостійний підрозділ, функції по його підтримці можуть бути покладені на секретаря керівника організації. Виділяють три основні типи документів, що становлять централізований документообіг.
Вхідні. Вхідний документ - документ, що надійшов до установи. Більшість вхідних документів повинні породжувати відповідні вихідні, у встановлені терміни. Терміни можуть бути встановлені нормативними актами, розпорядчими той чи інший час відповіді на відповідний вхідний документ або можуть бути зазначені безпосередньо у вхідному документі.
Вихідні. Вихідний документ - офіційний документ, що відправляється з установи. Більшість вихідних документів є відповіддю організації на вхідні документи. Деяка частина вихідних документів готується на основі внутрішніх документів організації. Невелике число вихідних документів може вимагати надходження вхідних документів (наприклад, запити в інші організації).
Внутрішні. Внутрішній документ - офіційний документ, який не виходить за межі підготувала його організації. Дані документи використовуються для організації роботи установи (організації), так як вони забезпечують цілеспрямоване вирішення управлінських завдань в межах однієї організації. До внутрішніх документів відносяться організаційно-правові, організаційно-розпорядчі документи. Самостійні групи внутрішнього документообігу складають протоколи і акти, планові і звітні документи, документи з обліку матеріальних і грошових коштів, обладнання, внутрішня службова переписка (доповідні, пояснювальна записка), особового складу і т.д. Через канцелярію проходять не всі внутрішні документи, а тільки листування найбільш великих структурних підрозділів організації (особливо якщо вони територіально рознесені) і накази керівника організації. Через канцелярію також проходять внутрішні документи, які породжують вихідні документи.
Реєстрація документа - запис облікових даних про документ за встановленою формою, яка фіксує факт його створення, відправлення або одержання. Дотримуючись визначенню, реєстрація документа - це присвоєння йому індексу і проставлення його на документі з наступним записом даних про документ у журналі реєстрації або реєстраційній картці. Метою реєстрації є забезпечення обліку, контролю і пошуку документів. Основним принципом реєстрації документів є однократність. Кожен документ повинен реєструватися тільки один раз. Вхідні документи реєструються в день надходження, вихідні та внутрішні документи - в день підписання. Реєстрації підлягають документи, що вимагають обліку, виконання і використання в довідкових цілях. В інструкції з діловодства організації (установи) в додатку повинен бути представлений перелік документів, що не підлягають реєстрації службою документаційного забезпечення. Перелік затверджується керівником організації (установи), якщо він включає незареєстровані документацію всієї організації (установи), або керівником того структурного підрозділу, на документи якого перелік поширюється. При реєстрації документів терміни вживаються в такому довідкові матеріали: перелік документів, що не підлягають реєстрації службою діловодства; перелік структурних підрозділів з їх умовними позначеннями; номенклатура справ.