Сучасний світ настільки динамічний, що плани можуть змінюватися в будь-який, навіть самий несподіваний момент. У бізнесі вкрай важлива пунктуальність - адже партнер не буде вважати вас надійним, якщо ви своїм запізненням будете красти його час. Тайм-менеджмент - це не тільки планування на сьогодні-завтра. Це вміння ефективно розпоряджатися своїм часом - головним ресурсом вашому житті.
LIGA.net поцікавилася у екс-чиновників, представників бізнесу та топ-менеджерів великих українських компаній, як все встигати самому і як мотивувати співробітників, щоб ті не зривали дедлайни.
У мене немає ніяких особливих секретів. Але кожному з претендентів на роботу в моєму підпорядкуванні я завжди ставлю одне питання: "Треба здати роботу завтра до 09:00, а ви не встигаєте, що будете робити?". 70% говорять, що попросять перенести термін. У решти 30%, які відповідають, що треба все одно встигнути, я питаю: "Як?". 70% відповідають, що за рахунок розширення меж робочого дня - тобто працюватимуть вночі, але встигнуть.
Я проти такої експлуатації співробітників. Люди працюють, щоб мати можливість краще проводити час з сім'єю. Мене цікавлять ті 9 з 100, які говорять, що треба підвищувати продуктивність праці - тоді все встигнеш вчасно.
Я б рекомендував звернути увагу керівників саме на це. І тоді життя співробітників буде яскравіше - стіни офісів по ночах мало кому подобаються.
На момент написання цього тексту я вже на добу прострочив дедлайн його здачі в редакцію, тому читачам краще подумати, чи варто прислухатися до моєї думки.
Якщо ризикнете, ось п'ять простих правил, яким я намагаюся слідувати в повсякденній роботі.
1. Правило двох хвилин: якщо ти можеш виконати завдання за дві хвилини або менше, зроби це негайно.
2. Фокус. Якщо нічого не встигаєш, це зазвичай пояснюється тим, що замість концентрації на критично важливих завданнях ти витрачаєш час на масу другорядних аспектів роботи. Ретельно зважуйте, що первинно, а що вторинне. І безжально відтинайте друге.
5. Медитація - відмінний спосіб виробити навички концентрації. А висока концентрація, в свою чергу, дозволяє робити більше за менший час.
Що це означало для мене? Я стала приділяти більше уваги довгостроковим цілям, які стимулювали б мене вставати рано і працювати швидко. Для цього я кожен день складаю список з термінових і важливих справ. І обов'язково приділяю хоча б 1 годину часу таким же важливим, але не настільки терміновим занять. Після розстановки пріоритетів приступаю до планування. Справа піде швидше, якщо розбити виконання завдання на невеликі етапи. Потім визначити найефективніші способи їх реалізації, продумати деталі і запустити в роботу.
В управлінському тайм-менеджменті вкрай важливо делегувати завдання. Поширена помилка керівників - думати, що вони знають і можуть більше за інших. Колись мені теж було простіше зробити роботу самої, ніж пояснювати підлеглим своє бачення потрібних рішень. Тепер я починаю робочий день із того, що розподіляю завдання всередині відділу. Таким чином, всі важливі і термінові справи виконуються в строк. А коли кожен на своєму місці займається роботою чітко і сплановано, ми отримуємо очікувано хороший командний результат.
У моєму дні буває по 200 вхідних листів, 50-70 дзвінків і ще близько 100 повідомлень в месенджері. Плюс тренування після роботи, менторська програма, уроки французької та хінді, і, звичайно, потрібно розподіляти час і на особисте життя. Як все встигати? Рецепти досить банальні й прості, але вони працюють.
1. Планування. У неділю перед початком тижня я роблю планування за основними напрямками: робота, спорт, поїздки, мови, сім'я. Планую в звичайному блокноті.
3. Зустрічі і важливі дзвінки додаю в календар gmail - сюди ж вношу і неформальні завдання, наприклад, відправити квіти мамі або вибрати готель для поїздки.
4. Якщо щось згадується на ходу, додаю в замітки Samsung Notes, після обов'язково заношу до завдань в Trello. У ньому зручно стежити, щоб не губилися важливі питання і щоб абсолютно все було закрито і не провисало.
5. В кінці тижня я ставлю собі оцінки за кожен з напрямків: скільки часу приділила спорту, скільки - розвитку, і, звичайно, оцінюю прогрес з робочих питань.
6. Онлайн я залишаюся в будні дні 24 години на добу - і намагаюся обробляти термінові запити в таксі по дорозі в офіс або на тренування.
Можу дати кілька порад, які допомагають ефективно використовувати час. По-перше, потрібно чітко визначити "час розвантаження". Особисто я вірю, що чим щасливіша людина в житті, тим ефективніше він на роботі. Тому важливо вміти відпочивати і розвантажуватися. Наприклад, після робочого дня я обов'язково виділяю кілька годин, щоб провести їх зі своєю сім'єю, кожен день я граю з сином. На цей час я абсолютно забуваю про роботу. Це дуже корисна практика: ти приходиш на роботу повний сил і ентузіазму, і працюєш набагато продуктивніше протягом дня.
По-друге, варто активно використовувати неактивне час. Наприклад, час у машині, яку ти можеш присвятити саморозвитку та освіти. По дорозі на завод я слухаю лекції Coursera. При цьому мене в рівній мірі надихають курси як по бізнесу, так і з лінгвістики та програмування.
Третя порада - регулярно робити "перезарядку". Щоб повністю викладатися на роботі, просто необхідна пауза для відпустки. Одна людина навчив мене брати відпустку кожен квартал. Таким чином, у вас вийде перезарядитися і поповнити запаси енергії на місяці вперед.