Що повинен знати про посадової інструкції роботодавець?
У більшості випадків роботодавці підходять до посадової інструкції формально: або скачують з Інтернету шаблон, який не відбиває дійсні трудові обов'язки, або зовсім не мають даного документа. Згадують про неї лише тоді, коли хто-небудь із співробітників перестає справлятися з роботою. У статті розповімо, чому не варто так зневажливо ставиться до посадової інструкції.
Посадові інструкції необхідні для найму персоналу та управління ним. В першу чергу вони потрібні для того, щоб кожен співробітник чітко уявляв своє становище в компанії, свої права, повноваження і посадові обов'язки.
Трудове законодавство, на жаль, не дає визначення посадової інструкції. Словники ж визначають її як документ, в якому коротко викладено потрібні навички, основні завдання та повноваження особи, яка займає будь-яку посаду в організації.
Посадова інструкція відноситься до локальних нормативно-правових актів роботодавця і поширює свою дію на обмежене коло осіб. Розробляється, як правило, кадровим працівником при безпосередній участі керівників структурних підрозділів. Наявність таких інструкцій дозволяє дати об'єктивну оцінку діяльності співробітника, обґрунтувати накладення стягнень за невиконання трудових обов'язків, а також виключити дублювання дій при виконанні окремих видів робіт.
Значення посадової інструкції
1) допоможе оцінити результати діяльності працівника і прийняти вірне рішення (наприклад, при проведенні атестації - перевести на іншу посаду, відправити на перепідготовку, зарахувати в резерв або зовсім звільнити);
2) встановлює вимоги до кандидатів на певну посаду (необхідні професійно-кваліфікаційні якості, наприклад, машинописна швидкість або знання іноземної мови, і особистісні якості, наприклад, рівень освіти, стаж роботи). Це допоможе правильно обгрунтувати відмову в прийомі на роботу невідповідному кандидату;
3) часто використовується при розробці локальних актів з оплати праці. При цьому враховуються такі що містяться в інструкції параметри, як кваліфікаційний розряд, складність робіт, наявність матеріальної відповідальності;
4) в деяких випадках допомагає обґрунтовувати витрати на залучення сторонніх фахівців.
Крім того, даний документ чітко регламентує права і обов'язки працівника. Нагадаємо, що згідно зі ст. 21 ТК РФ працівник повинен:
- сумлінно виконувати трудові обов'язки, покладені на нього трудовим договором;
- дотримуватися правил внутрішнього трудового розпорядку;
- дотримуватися трудової дисципліни;
- виконувати встановлені норми праці;
- дотримуватися вимог з охорони праці та забезпечення безпеки праці;
- дбайливо ставитися до майна роботодавця, третіх осіб, що знаходиться у роботодавця та інших працівників;
- негайно повідомляти роботодавця або безпосередньому керівникові про виникнення ситуації, що представляє загрозу життю і здоров'ю людей, збереження майна.
Але це лише узагальнений перелік. Реальний обсяг трудових і посадових обов'язків прописується в трудовому договорі та посадової інструкції.
Тепер звернемося до ст. 60 ТК РФ, відповідно до якої забороняється вимагати від працівника виконання роботи, не обумовленої трудовим договором, за винятком випадків, передбачених ТК РФ й іншими федеральними законами.
Зазвичай роботодавець не включає в трудовий договір безпосередні обов'язки, які складають трудову функцію, так як це значно збільшує обсяг договору і ускладнює його розуміння працівником. Тому саме в посадовій інструкції докладно прописуються завдання, функції та дії, які повинен вирішувати і здійснювати працівник в процесі трудової діяльності.
Іноді працівники вважають, що від них вимагають більше, ніж належить. Уникнути подібних суперечок з працівником, а згодом і з контролюючими органами, допоможе саме посадова інструкція.
Наприклад, в даний час роботодавці все частіше розривають трудовий договір за неодноразове невиконання трудових обов'язків без поважних причин за наявності дисциплінарного стягнення (п. 5 ч. 1 ст. 81 ТК РФ). І нерідко працівники звертаються до суду з вимогою про поновлення на роботі, вважаючи звільнення незаконним. Для успішного вирішення спору роботодавцю доведеться представити в суд посадову інструкцію, щоб визначити - входили ті дії, за невиконання або неналежне виконання яких звільнили працівника, в його обов'язки або ж немає. Якщо роботодавець не подасть посадову інструкцію або представить, але не доведе факт ознайомлення з нею працівника, суд відновить останнього на посаді.
Податкові органи при контрольних заходах іноді штрафують організації за неправомірне зменшення податкової бази по податку на прибуток у зв'язку з оплатою послуг сторонніх фахівців, вважаючи, що в штаті вже є необхідний працівник. У таких випадках теж допоможе посадова інструкція, з якої буде видно, що сторонній фахівець виконував завдання, що не входять в компетенцію штатного працівника.
Арбітражний суд, задовольняючи вимоги суспільства в частині податку на прибуток, виходив з того, що суспільством правомірно зменшено податкове база з податку на прибуток на витрати по цивільно-правовими договорами, укладеними з ІП Кожем'якіним А. А. оскільки предмет досліджених договорів, укладених з підприємцем , не збігається з посадовими обов'язками головного механіка Кожем'якіна А. А. в зв'язку з чим донарахування товариству податку на прибуток, пені та застосування податкових санкцій зроблені податковою інспекцією необґрунтовано.
Як встановлено судом та підтверджується матеріалами справи, роботи за цивільно-правовими договорами (договори підряду, договори на технічне обслуговування) виконувалися не самим Кожем'якіним (індивідуальним підприємцем і головним механіком товариства в одній особі), а співробітниками, які у штаті ІП Кожем'якіна А. А .
Посадовою інструкцією головного механіка товариства встановлено, що Кожем'якін в якості головного механіка не виконує ремонтні роботи. Таким чином, предмет договорів, укладених між індивідуальним підприємцем Кожем'якіним і суспільством, не збігається з посадовими обов'язками головного механіка Кожем'якіна.
При таких обставинах висновок суду про правомірність зменшення суспільством податкової бази по податку на прибуток на витрати по цивільно-правовими договорами, укладеними з індивідуальним підприємцем Кожем'якіним А. А. є законним, отже, донарахування товариству податку на прибуток необгрунтовано.
На підставі викладеного у суду касаційної інстанції відсутні підстави для задоволення доводів касаційної скарги та скасування або зміни прийнятого у справі судового акта.
Розробляючи посадову інструкцію, необхідно враховувати установчі документи організації, в яких закріплені завдання і функції працівника, наявні кваліфікаційні характеристики та кваліфікаційні вимоги за посадою, а також нормативи трудовитрат на виконання роботи.
1. "Посадові обов'язки" - Основні трудові функції, які можуть бути доручені повністю або частково працівникові, що займає дану посаду з урахуванням технологічної однорідності і взаємопов'язаності робіт, що дозволяють забезпечити оптимальну спеціалізацію службовців.
2. "Повинен знати" - Вимоги, що пред'являються до працівника щодо спеціальних знань, а також знань законодавчих та нормативно-правових актів, положень, інструкцій та інших керівних матеріалів, методів і засобів, які працівник повинен застосовувати при виконанні посадових обов'язків.
3. "Вимоги до кваліфікації" - Вимоги до рівня професійної підготовки працівника, необхідного для виконання передбачених посадових обов'язків, і вимоги до стажу роботи. Рівні необхідної професійної підготовки приведені у відповідність до Закону України "Про освіту" <1>. Вимоги до кваліфікації працівників визначаються їх посадовими обов'язками, які, в свою чергу, обумовлюють найменування посад (див. П. 2 Довідника).
При розподілі між працівниками обов'язків необхідно стежити, щоб не було їх дублювання і зберігалася послідовність виконання операцій. Виконання складних завдань краще закріпити за працівниками вищої кваліфікації. Кожен працівник повинен бути наділений правами, необхідними і достатніми для успішного виконання покладених на нього обов'язків.
Як правило, посадова інструкція складається з таких розділів:
Цей документ найкраще підшити до посадової інструкції та на звороті останнього аркуша зробити запис: "У даній посадовій інструкції пронумеровано, прошнуровано і завірено печаткою ____ аркушів", із зазначенням дати. Такий запис може бути проведена начальником структурного підрозділу, в якому зберігається посадова інструкція, або посадовою особою, відповідальною за зберігання інструкцій.
Завірену належним чином копію посадової інструкції обов'язково вручите працівникові.
Додамо, що при підготовці інструкцій на місцях можна використовувати нормативні акти радянського періоду, що не втратили силу і діють в даний час, якими затверджено типові посадові інструкції (наприклад, Наказ Мінкультури РРФСР від 05.11.1980 N 645 "Про затвердження типових посадових інструкцій працівників музеїв" ).
Чи можна вносити зміни в посадову інструкцію або потрібно затверджувати новий варіант? Дійсно, в процесі праці або через зміни організаційно-технічного характеру може виникнути необхідність зміни окремих положень інструкції. Зміни готуються в письмовому вигляді і направляються всім зацікавленим особам (керівнику структурного підрозділу, кадровому працівникові, юристу і керівнику організації), щоб вони оцінили доцільність запропонованих змін.
Якщо інструкція є додатком до трудового договору, необхідно підготувати додаткову угоду і внести одночасно зміни до трудового договору і посадову інструкцію.
Як бачимо, посадова інструкція - дуже важливий елемент управління персоналом. Розробка даного документа - процес досить трудомісткий, але витрачений час згодом компенсується: полегшиться вирішення таких проблем, як атестація, адаптація та мотивація персоналу. Крім цього, поки працівники організації не будуть знати свої обов'язки і обов'язки колег, а також послідовність дій, які необхідно виконувати, щоб виробляти продукт, робота організації завжди буде залежати від настрою персоналу.
Підписано до друку