Згідно з існуючими правилами, працівник після свого повернення з відрядження, поряд з іншими документами, повинен пред'явити і документи, які б підтверджували факт його проживання в готелі. Однак не завжди готелю використовують касове обладнання. У цьому випадку вони зобов'язані видати інший документ - квитанцію, ваучер і т.п.
Вимоги до БСО готелі
Перш за все, бланки для так званої суворої звітності повинні містити такі реквізити:
Крім того, проста офісна техніка для формування БСО використана бути не може. Такі бланки повинні виготовлятися друкарським способом. Автоматизована система видачі і оформлення БСО зобов'язана мати елементи захисту від доступу третіми особами. При заповненні бланків і випуску документів автоматизованою системою зберігаються серія і номер бланка.
Якщо ж працівник надав звичайний «готельний» рахунок, що не задовольняє вимогам, то компанія має право відмовити йому у відшкодуванні витрат.
Потрібно відзначити, що Постановою №1085 затверджені спеціальні Правила з надання готельних послуг. Тут однозначно прописана обов'язок готелі з видачі споживачам як чеків, так і інших документів, які були оформлені як БСО.
Якщо ж відрядженому працівникові замість касових чеків або замість необхідних для пред'явлення БСО видали квитанцію до прибутково-касового ордера, то у організації, його направила на відрядження, можливі серйозні проблеми при податковій перевірці. Ось чому вкрай важливо дотримуватися встановленого порядку і строго стежити за тим, щоб і співробітники, спрямовані у відрядження, мали уявлення про те, якого роду документацію їм слід надати після повернення з поїздки.
Всілякі супутні витрати в готелі, зазначені в звітній документації, можуть бути оплачені співробітнику, якщо той доведе їх необхідність в виробничих цілях, або для досягнення успішних результатів відрядження.