Легалізація - це процедура підтвердження того, що документ, що виходить від влади держави або складений за участю цих органів влади, відповідає законодавству цієї держави. Легалізація виражається в засвідченні справжності підпису посадової особи, яка підписала документ, і печатки уповноваженого державного органу. Документ, який має юридичну силу на території однієї держави, але не пройшов процедуру легалізації, не матиме юридичної сили на території будь-якої держави.
Розрізняють: Консульську легалізацію і апостиль.
Консульська легалізація полягає в підтвердженні відповідності документів законодавству держави їхнього походження і являє собою засвідчення справжності підпису посадової особи, його статусу, печатки уповноваженого державного органу на документах і актах з метою використання їх в іншій державі.
Іноземні документи, призначені для використання на території Білорусі, повинні бути легалізовані на території тієї держави, де ці документи видані. У цьому випадку документ спочатку завіряється в компетентному органі держави. на території якої виданий документ, а потім легалізується в дипломатичній установі Білорусі в даній державі.
Апостиль - це спеціальний штамп, що засвідчує справжність підпису, якість, в якій виступала особа, що підписала документ, і в належному випадку автентичність відбитку печатки або штампа, якими скріплено даний документ. Апостиль, проставлений на документах, не вимагає подальшого засвідчення або легалізації та визнається офіційними органами всіх країн-учасниць Гаазької Конвенції.
Апостиль проставляється на самому документі або на окремому аркуші, що скріплюється з документом. Апостиль повинен відповідати зразку, що додається до Конвенції. Він може бути складений офіційною мовою країни видає його органу. Пункти в апостиль можуть бути викладені на двох мовах. Тема апостиля повинен бути французькою мовою "Apostille (Convention de la Haye du 5 octobre 1961)".
Апостиль непроставляється на документах, що відносяться до митних і комерційних операцій, а також на документах, скоєних дипломатичними або консульськими установами.
Право проставлення апостиля в Республіці Білорусь мають:
- Міністерство юстиції - на документах, які виходять із судів, державної установи «Центр судових експертиз та криміналістики Міністерства юстиції Республіки Білорусь», Республіканського трудового арбітражу, головних управлінь юстиції обласних, Мінського міського виконавчих комітетів, відомчих нотаріальних архівів, а також від нотаріусів;
- Міністерство освіти - на документах, що виходять з установ освіти;
- Департамент з архівів та діловодства Міністерства юстиції - на документах, що виходять з державних архівів Республіки Білорусь;
- Міністерство закордонних справ - на всіх інших видах документів, а також зазначених вище документах, які надійшли з дипломатичних представництв і консульських установ Республіки Білорусь або витребуваних ними.