1. Складати чи ні?
2. Що регулює штатний розклад?
3. Питання при заповненні форми
4. Коли розклад складено
5. "штатниками" і "позаштатники"
6. Вносимо зміни
Штатний розклад узагальнює інформацію про кількість працівників та заробітної плати, по ньому керівник визначає число вакансій і може виявити причини їх появи. На підставі даних цього документа кадровики підбирають необхідних працівників. Однак при його складанні часто виникають проблеми. Давайте спробуємо вирішити їх разом.
1. Складати чи ні?
Трудове законодавство не встановлює вимоги до наявності штатного розкладу в кожній організації. Однак є вагомі аргументи на його користь.
По-перше, посилання на необхідність штатного розкладу можна зустріти в багатьох нормативно-правових актах, в тому числі регулюють питання оподаткування. Воно в деяких випадках підтверджує обґрунтованість застосування пільг по податках і віднесення витрат на собівартість продукції (робіт, послуг, витрат). Таким чином, податкові органи при перевірці цілком можуть попросити організацію показати штатний розклад.
Звичайно, ніхто не може зобов'язати організацію приймати штатний розклад. Однак в будь-який поважає себе компанії воно є, тому не заважає навчитися його правильно складати і працювати з ним.
2. Що регулює штатний розклад?
Що це за документ і які питання він регулює? Штатний розклад - це внутрішній акт організації, в якому зафіксована її структура, штатний склад і штатна чисельність. Він містить перелік структурних підрозділів, посад, відомості про кількість штатних одиниць, посадових окладах, надбавки і місячному фонді зарплати. Уніфікована форма штатного розкладу затверджена наказом Мінстату України від 06.04.01 N 26 (форма N Т-3). Розклад складається на основі цієї форми, але в залежності від своїх потреб організація може вносити туди необхідні зміни.
Штатний розклад - документ знеособлений. Що це означає? А то, що в ньому вказуються не конкретні працівники, а кількість посад в організації та оклади за ним. Співробітники ж призначаються на посади наказами керівника вже після затвердження розкладу.
Існують ще штатні розстановки - "молодші брати" штатного розкладу по структурним підрозділам. Ось в них можуть бути вказані і певні прізвища. Будь-яких форм для штатних розстановок не передбачено, тому у організації тут повна свобода творчості.
Штатний розклад на підприємстві зазвичай одне. Але якщо у компанії є філії або представництва, то питання про те, чи буде воно єдиним або в підрозділах можливі свої штатні розписи, організація вирішує сама. Відомо, що керівник філії діє за дорученням, виданим керівником організації. Таким чином, його повноваження затверджувати штатний розклад у філії можуть бути закріплені в цій довіреності або в установчих документах компанії.