Працюючи вже кілька років з системою електронного документообігу Directum (СЕД Директум) нам часто доводиться відповідати на запитання керівників, менеджерів, фахівців про електронний документообіг взагалі і систему Directum, зокрема.
Сьогодні ми розглянемо деякі з цих питань. Це питання топ-менеджерів компаній, які оцінюють перспективи впровадження СЕД. вже чули про систему Directum і хочуть уточнити деякі моменти, що стосуються її впровадження.
Отже, ось найбільш часті питання менеджерів і керівників про СЕД Directum.
Скільки коштує впровадження СЕД Directum? Які очікувані витрати на проект впровадження?
Найменше впровадження - це установка системи Directum на Ваш комп'ютер. Варто таке впровадження від 5 000,00 рублів. А далі, вгору - все залежить від Ваших бажань. Скажімо, автоматизувати канцелярію або договору - від 50 тисяч рублів.
Однак, я своїм клієнтам не рекомендую оцінювати тільки абсолютну вартість проекту (будь то СЕД Directum або будь-яка інша інформаційна система).
Набагато важливіше порівняти вартість проекту з тими втратами, які є на підприємстві, і які система усуває. У нашому випадку, - це проблеми з документообігом. З досвіду мого і моїх клієнтів можу сказати, що витрати на впровадження СЕД раз в 5 нижче тих наслідків, які виникають від цих проблем: штрафи і санкції за неоплачені рахунки, не закриті угоди, рутинні підготовки звітів для податкових перевірок і багато іншого.
Що потрібно підготувати підприємству для успішного впровадження СЕД Directum?
Тут все як в будь-якому класичному проекті. Потрібно вибрати зацікавлена особа з боку керівництва, зібрати команду, чітко визначити для себе цілі проекту, визначитися з ресурсами для впровадження СЕД - самостійно або із залученням партнера. Якщо проект впровадження передбачає інтеграцію Directum з зовнішніми системами, потрібно підбирати команду, у якої вже є досвід інтеграції з вашими системами.
Чого не слід очікувати при впровадженні СЕД?
Одна з головних особливостей впровадження будь-якої серйозної системи електронного документообігу в тому, що СЕД починає контролювати співробітників компанії, виявляти неоптимальні процеси, вузькі місця, всіх «ледарів» або навпаки надмірно завантажених співробітників.
А, скажіть, чи багато хто з нас люблять контроль над собою? Правильно, сам по собі контроль співробітники не дуже люблять. Тому не варто очікувати, що всі полюблять і Directum, особливо «з першого погляду». Ось тут-то і знадобитися «зацікавлена особа з боку керівництва», яке відіб'є все нападки на Ваш проект.
Повторюся, зацікавленість і воля керівника (бажано, першої особи компанії) в рішенні тих проблем, усувати які буде Directum - це перша умова для успіху всього проекту.
Втім, я б відзначила і ще одне спостереження з практики. Багато з співробітників, які спочатку до СЕД Directum поставилися з побоюванням або скептично, через деякий час вже не уявляють собі роботу без Директум. «Не розумію, як ми раніше це робили? Стільки часу, сил витрачали. Давно вже треба було автоматизувати цей документообіг ... »- ось слова провідного менеджера компанії, які вона сказала мені через два місяці після впровадження у них СЕД Directum.
Як поєднується Directum з іншими інформаційними системами, які є на підприємстві, наприклад, системою 1С?
Directum часто доповнює системи управління на підприємстві та працює з ними в тісній інтеграції. Звичайні ситуації, коли багато довідники в систему Directum імпортуються з систем ГАЛАКТИКА ERP, Microsoft Dynamics AX (Axapta), 1C.
Або документи, «народжені» в обліковій системі, потрапляють на узгодження в Directum, або, навпаки, документи створені в Directum після узгодження створюються в обліковій системі. А часто документи взагалі наскрізним процесом проходять через обидві системи.
Тобто суміщення СЕД і облікової системи - це звичайна практика і навіть потреба, яка забезпечує максимальне зниження трудовитрат співробітників, скорочення в десятки разів часу узгодження документів, створених в обліковій системі і застосування всієї повноти можливостей електронного документообігу.
Для ІТ-фахівців додам, що в Directum для такого поєднання є все необхідне - вбудовану мову розробки, можливість використання веб-сервісів, СУБД на базі Microsoft SQL Server, використання технології COM-об'єктів.
Уже в стандартному постачанні є засоби інтеграції з 1С, Business Studio, офісними продуктами (Microsoft Office, OpenOffice.org). А у партнерів компанії Directum є рішення для інтеграції з такими системами, як Галактика ERP, SAP R / 3, Axapta, Aris, Prestima і ін. Так що з інтеграцією проблем зазвичай не буває. При впровадженні Directum відмінно поєднується практично з будь-якою обліковою системою, яка є на підприємстві.
Чи потрібна закупівля нової техніки і комп'ютерних мереж?
Якщо у вас вже є комп'ютери, які працюють в мережі, і існує облікова система, наприклад, 1C, то, швидше за все, ніякої модернізації для роботи Directum не буде потрібно. Вимоги у Directum'a до комп'ютерів кінцевих користувачів не високі.
Як показала практика, заміна існуючого парку техніки кінцевих користувачів і заміна мереж зазвичай не відбувається. А ось закупівля сервера зазвичай потрібно. Хоча б для того, щоб створена система електронного документообігу працювала надійно і незалежно від інших систем. Але і тут «апетит» у Directum набагато нижче, ніж у «однокласників» або ERP-систем.
Типові вимоги до комп'ютерів і мереж ваші ІТ-фахівці завжди можуть подивитися на сайті Directum. Або ж можна звернутися за консультацією до партнера Directum, який є у Вашому місті або районі.
Які етапи впровадження СЕД Directum?
Є кілька варіантів впровадження системи Директум. Найпростіший: установка; навчання; експлуатація. Якщо в організації більше 50-100 користувачів, то зазвичай простим варіантом не обійтися і потрібно проект впровадження, який включає: обстеження; проектування; настройку і доопрацювання системи; тестування і навчання; запуск і дослідну експлуатацію.
Проекти, в яких потрібно інтеграція СЕД з іншими системами завжди йдуть по шляху великого проекту.
Скільки за часом займає впровадження Directum?
Невеликі проекти за схемою «установка, навчання і запуск» займають 2-3 тижні. Повномасштабні проекти впровадження Directum можуть займати від 1,5 місяців до півроку, для особливо великих проектів може знадобитися рік і навіть більше. Багато ще залежить від користувачів, від команди замовника - наскільки замовник готовий до впровадження СЕД (морально, технічно, організаційно).
Ми складні проекти намагаємося розбити на окремі стадії, на кожній з яких впроваджуються частини СЕД в своїх відділах, службах або бізнес-процесах. Таким чином, замовник починає відчувати результати від впровадження Directum вже на перших місяцях роботи.
Чи можна купити Directum у вигляді коробкового продукту і впровадити своїми силами?
Так можна. І такі клієнти у нас є. Максимум, що їм було потрібно це 8-10 годин консультацій на старті.
Яка компанія в УрФО займається впровадженням Директум?
За впровадженням Directum на території УрФО можна звернутися в компанію «Тюмбіт-АСУ". Велика компанія з великим досвідом впровадження систем документообігу, в портфелі є клієнти з середнього і великого бізнесу. Багато проектів з інтеграцією Directum з зовнішніми системами, наприклад, один з нових проектів - впровадження СЕД в компанії Аскона.