У бізнесі зараз в моді такі поняття як "система управління проектами", "бережливе виробництво", "візуалізація процесу роботи", "ефективне виконання поставлених завдань". Ми всі знаємо і розуміємо їх значення (хоча б приблизно), але мало хто знає, що все це - безліч частин однієї системи. Системи, яка допомагає компаніям працювати надрезультативно. І називається вона - канбан.
Система "Канбан" це і справді дуже сильний інструмент з управління завданнями на різних рівнях (навіть в продажу). І не дарма її реалізацію ми зараз можемо бачити в різних компаніях і сервісах. Швидше за все Ви навіть користувалися цим підходом, наприклад в CRM-системах.
І для багатьох такі інструменти не відносяться до маркетингу, але ми вважаємо навпаки. Адже завдяки такому впровадженню, компанія може робити свою роботу краще і швидше, а значить клієнти будуть більш лояльні, будуть нас рекомендувати і будуть купувати знову і знову. Але начём з витоків, щоб все розкласти по поличках.
Пишіть шура, пишіть (с)
Пам'ятайте нашу статтю про agile-методологію. Так ось, з появою самого терміна "agile" все зрозуміло. А ось з виникненням "Канбан" все зовсім інакше. Все, що я зміг знайти - то, що сам термін і саме поняття було придумано інженерами компанії Тойота в 1940-х роках і з тих пір вони тільки й роблять, що розвивають його. Найцікавіше, що згадується два варіанти того, як була придумана конценпція канбан.
Варіант 1. Кожен майстер, на своїй ділянці виробництва, писав своїм підлеглим завдання на листку і вивішував його на видному місці. Інші майстри дільниць робили те ж саме і вивішували завдання поруч. Таким чином, стало видно що майстри доручають працівникам і при необхідності вони стали давати поради один одному для підвищення працездатності бригади (щоб на одному ділянці не стало накопичуватися велика кількість невиконаних завдань).
Варіант 2. Після відкриття заводу Тойота в Америці, інженери почали подорожувати по країні. Періодично вони заїжджали в супермаркети для покупки продуктів. І справжнім инсайтом для них стало те, що товари на полицях поповнювалися не по мірі того, як постачальник їх привозив, а в міру того, як порожніли полки. Тобто запаси привозилися не колись було зручно постачальнику, а коли запас досягав мінімуму.
Який з них правда - я не знаю. Особисто мені подобається другий. Однак, в 1959 році корпорація Тойота стала використовувати методи схожі з сучасною системою канбан, а в 1962 повністю і досить кардинально змінила весь процес роботи на своїх заводах. Але давайте крок за кроком.
Канбан в переклад позначає "кан" - "видимий / візуальний", а "бан" - "вивіска / дошка".
І невелика погана новина. У системи канбан немає одиного визначення, яке повністю розкриває це поняття. Тому я приведу дві фрази, які на мій погляд максимально відображають її:
- Система, спрямована на зменшення кількості одночасно виконуваних завдань;
- Система витягує управління складськими запасами.
Пам'ятаєте історію про супермаркет? Так ось методика роботи "just-in-time" (англійською, "точно в строк") і є основна суть системи канбан. Тобто немає сенсу виробляти продукцію, якщо вона ще не продана. Це захаращує склади і робочі місця, а також збільшує час непотрібної роботи (так як продукція може бути не продана). Тому як тільки готову продукцію на складі добігає кінця, склад починає "витягати" виготовлення з виробництва.
Цікаво. Зараз існують готові сервіси, які роблять автоматичний замовлення у постачальників, коли в наявності кількість одиниць продукту стає мінімальним. Це особливо актуально для громадського харчування і продуктових магазинів.
Як це працює в Тойота?
Як у будь-якої нормальної компанії, в Тойота ставиться план продажів на рік. Цей план розбивається на місяці. В результаті виходить середньодобовий план випуску автомобілів. Потім цей план беруть менеджери з продажу і починають активно домовлятися з дилерами про реалізацію їхніх автомобілів.
У цей час на заводі. Склад пише картку скільки готових автомобілів необхідно провести. Далі по кожному цеху (виробництва скла, панелей, коліс, запчастин і так далі) пишуться картки скільки необхідно випустити одиниць кожного найменування на даний момент часу. При підході готових одиниць, до кінця випускаються нові картки, з зазначений числом нових необхідних деталей. І так далі. Як бачите, на всьому протязі процесу йде використання карток канбан, так їх називають зараз.
Таким чином, дотримується якраз 2 основних принципи. Кількість завдань зменшується за рахунок "витягування" управління складськими запасами. Простою мовою. Все робиться рівним рахунком тоді, коли це потрібно. Діє закон пріоритетів.
Принципи і плюси канбан
Як і у будь-якої методології, у канбан є принципи, на яких вона була заснована і успішно розвивається. Я відібрав для Вас всього 4, хоча в Інтернеті і книгах Ви можете зустріти 7 і навіть 10. Однак ці - найбільш зрозумілі середній людині (який не живе системами управління процесами).
Візуалізація. Головний принцип канбан - це візуалізація. Недарма використовуються і пишуться картки канбан. Ваше головне завдання - зробити візуальну дошку, яку Ви розіб'єте по необхідним для Вас етапах і розташуйте завдання по її стадії розвитку. Класика жанру це 3 напрями - планується, виконується і зроблено.
Кількість виконуваних завдань. Велика проблема великої кількості людей - прокрастинація. Ми відкладаємо все на потім. Відповідно, завдання накопичуються. Тому має бути розуміння скільки завдань повинен виконувати співробітник / відділ за певний термін (наприклад, тиждень / місяць). Такий KPI, якщо хочете. Або ще можна назвати особистий канбан.
Фокусування на роботі. Правила канбан вчать нас принципом, що завдання не потрібно постійно планувати, їх потрібно робити. Відповідно, фокусування на невиконаних завдання - головних пріоритет. Підключення додаткових людей, правильне використання ресурсів - все, що необхідно, щоб виконати невирішені завдання.
Поліпшення. У зв'язку з тим, що в канбан йде робота за принципом "мінімальними партіями", проблеми в продукції або роботі персоналу будуть видні на ранніх етапах роботи. Відповідно, їх потрібно виявити і усунути. Це і є один з головних принципів - постійне поліпшення за рахунок уваги до дрібниць.
Приклади з життя
Щоб матеріал засвоївся максимально легко і зрозуміло, я приведу зараз Вам кілька варіантів реалізації даної методології в звичайному житті будь-якої компаній. Адже швидше за все після прочитання цієї статті у Вас виникло відчуття, що впровадження канбан можливо тільки у виробництві або IT-сфері.
Імператорському палацу Японії
Я хочу, щоб Ви представили сучасну Японію. А конкретно Токіо. Але не сам високотехнологічне місто, з величезними хмарочосах, а Східні сади в Імператорському палаці Японії. Найгарніший сучасний парк, та ще й в момент цвітіння сакури (японської вишні). Якщо Ви бачили в Інтернеті картинки квіток сакури, мирно лежить на воді, то зроблені вони скоріше за все саме в цьому парку.
У момент входу в парк, замість покупки квитка, доглядач видає Вам невелику пластикову картку, яку Ви зобов'язані будете здати в скляну будку, коли будете виходити з території щастя. Зауважте, це не квиток. Це звичайна картка.
Найцікавіше починається потім. Як тільки в будці на виході накопичується гірка подібних карток, доглядач забирає їх і починає видавати бажаючим увійти, які очікують своєї черги. Це і є kanban в дії. Тільки поданий через інструмент маркетингу - сторітеллінг.
Виглядає незвично, але в дії це просто дивовижно. Новий відвідувач отримує квиток на вхід (картку) як тільки вона звільняється. Завдяки такому підходу, парк отримує легкий спосіб контролю відвідувачів і позбавляє керівництво від контролю з перерезбитком людей.
НАС УЖЕ БІЛЬШЕ 45 000 чол.
включає
Ми самі використовували Трелло більше року і вельми були задоволені, поки проектів не стало "Мама не горюй". По-перше, він безкоштовний (але є і платна версія), по-друге, дуже зручний і інтуітівано зрозумілий. У момент коли вибирали, нам потрібна була система з можливістю відстежувати проект цілком і виділяти відповідальних за етапи. В голову навіть не спало, що це якраз суть системи канбан.
Як я вже писав, переваги Трелло навіть не в тому, що він безкоштовний і зручний. Перевага ще і в тому, що є мобільний додаток, де Ви можете подивитися або поставити завдання не будучи прив'язаним до комп'ютера. Трелло нам настільки сподобався, що ми вже "підсадили" кілька клієнтів на нього. Загалом, якщо Вам потрібно ефективно управляти проектами, ставити завдання і перевіряти їх виконання - Трелло відмінний сервіс для початку шляху до цього.
Сервіс Кайтен я знайшов тільки тому, що список з 2-х пунктів виглядає неповноцінно. Але чим більше я вивчав його, тим більше він мені подобався. Що називається спеціальний сервіс, щоб впровадити командний підхід в своїй компанії.
Недоліки: він платний (хоча 500 рублів за користувача не така вже й велика плата) і поки мобільний додаток є тільки для користувачів Андроїд. Сам я затятий шанувальник Apple, але розробники сервісу скоро обіцяють порадувати і мене, випустивши мобільний додаток на iOS. Повноцінно оцінити сервіс мені складно, але те, що він гідний уваги, це точно.
Коротко про головне
Я читав, вивчав і впроваджував різні системи управління проектами - agile, scrum, xp, канбан. І можу сказати, що одна з найпростіших для малої і середньої компанії - це канбан. Можливо це пов'язано саме з тим, що більшість людей - візуали (тобто сприймають інформацію наочно), а головний принцип канбан - візуалізація.
Тому я рекомендую Вам спробувати цю систему управління, якщо Ви ще її не використали. Благо для цього є такі безкоштовні інструменти як Бітрікс 24 і Трелло. Але коли Ваш проект виросте або перестане бути лінійним, то Вам доведеться переходити на інші сервіси і методології. Але це вже потім, зараз канбана Вам буде достатньо.
Хочете сказати спасибі за статтю? Зробіть репост
17 СПОСОБІВ ПРИМУСИТИ ПРАЦЮВАТИ СВОЇХ
МЕНЕДЖЕРІВ: БЕЗ звільнення і негативи
ПОЛІТИКА ЩОДО ОБРОБКИ ПЕРСОНАЛЬНИХ ДАНИХ В ІП Жестков Н. В.
1. Загальні положення
2. Відомості про оператора
3. Відомості про обробку персональних даних
3.1. Оператор обробляє персональні дані на законною і справедливою основі длявиконання покладених законодавством функцій, повноважень і обов'язків, здійснення прав і законних інтересів Оператора, працівників Оператора і третьіхліц.
3.2. Оператор отримує персональні дані безпосередньо у суб'єктів персональнихданних.
3.3. Оператор обробляє персональні дані автоматизованим інеавтоматізірованним способами, з використанням засобів обчислювальної техніки ібез використання таких коштів.
3.4. Дії по обробці персональних даних включають збір, запис, систематизацію, накопичення, зберігання, уточнення (оновлення, зміна), витяг, використання, передачу (поширення, надання, доступ), знеособлення, блокування, видалення і знищення.
3.5. Бази даних інформації, що містить персональні дані громадян Російської Федерації, перебувають на території Російської Федерації.
4. Обробка персональних даних клієнтів
5. Відомості про забезпечення безпеки персональних даних
6. Права суб'єктів персональних даних
6.1. Суб'єкт персональних даних має право:
- на отримання персональних даних, що відносяться до даного суб'єкту, і інформації, що стосується їх обробки;
- на уточнення, блокування або знищення його персональних даних у разі, якщовони є неповними, застарілими, неточними, незаконно отриманими або неє необхідними для заявленої мети обробки;
- на відгук даного їм згоди на обробку персональних даних;
- на захист своїх прав і законних інтересів, у тому числі на відшкодування збитків ікомпенсацію моральної шкоди в судовому порядку;
- на оскарження дій або бездіяльності Оператора в уповноважений орган позащіте прав суб'єктів персональних даних або в судовому порядку.
6.2. Для реалізації своїх прав і законних інтересів суб'єктів персональних даннихімеют право звернутися до Оператора або направити запит особисто або з помощьюпредставітеля. Запит повинен містити відомості, зазначені в ч. 3 ст. 14 ФЗ «Оперсональних даних».
300 СПОСОБОВ ЗАЛУЧЕННЯ КЛІЄНТІВ