Наказ на заміщення на час відпустки - образецдолжен бути завжди доступний фахівцям служби персоналу - є досить поширеним документом. З його допомогою на співробітника покладається виконання додаткових обов'язків у період відсутності іншого працівника.
Обставини, в яких необхідно тимчасово перерозподіляти трудові функції
Заповнення документа про покладання обов'язків
Обставини, в яких необхідно тимчасово перерозподіляти трудові функції
Співробітники йдуть у відпустку, хворіють, доглядають за дітьми, навчаються з відривом від виробництва, крім того, нерідко затягується закриття раптово утворилася вакансії. Так чи інакше в цей період відсутності працівника певну ділянку залишається «незакритих». Щоб не порушувати технологічні та організаційні процеси, функції відсутнього члена команди повністю або частково перекладають на іншого компетентного співробітника. Оформляється дана процедура наказом про покладання обов'язків на час відпустки.
Період, протягом якого можна заміщати відсутнього працівника, законодавчо не обмежений - це може бути 1 день або кілька місяців. Все залежить від ступеня впливу підлягають виконанню функцій на неперервність бізнес-процесів компанії.
У ряді випадків при тривалому періоді відсутності замість заміщення приймають нового працівника за строковим договором (відпустка по вагітності та пологах, по догляду за дитиною). Також при наявності можливості на позиції, що вимагають досить високого рівня компетенції, може бути оформлений тимчасовий переклад на термін до 3 місяців.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! При оформленні строкового договору або переведення прийняті / перекладені працівники виконують тільки роботу відсутнього співробітника без поєднання функцій.
Якщо ж термін заміщення невеликий, найчастіше обмежуються оформленням названого наказу про заміщення.
Заповнення документа про покладання обов'язків
Перед тим як оформити наказ, визначається кандидатура заміщає. Як правило, це робить начальник підрозділу, оскільки краще за нього внутрішні процеси не знає ніхто. Після цього в якості підстави для наказу їм пишеться службова записка на ім'я директора в довільній формі. На її основі видається наказ про заміщення.
Офіційного бланка такого наказу не існує. Найчастіше він створюється на основі наявних типових форм кадрових наказів з внесенням додаткових рядків.
Приклад бланка можна скачати за посиланням:
Основні моменти, які обов'язково повинні знайти відображення в такому наказі:
- обставини, що спричинили потребу в заміщенні;
- інформація про відсутніх осіб і про тих, на кого покладуть їх обов'язки;
- період виконання додаткових функцій;
- Найменування робіт;
- обов'язкові реквізити (дата, номер, найменування компанії, підписи);
- підпис особи, яка буде виконувати додаткову роботу.
Для спрощення процедури оформлення наказу про покладення обов'язків на час відпустки можна скористатися зразком, наведеним нижче:
Законодавство дозволяє компаніям на час відпустки і в інших випадках відсутності працівника тимчасово покладати його обов'язки на іншого співробітника. Оформляється подібна процедура відповідним наказом.