Якщо коротко, відповідно до Трудового кодексу, скласти графік відпусток на наступний рік необхідно за два тижні до закінчення поточного року. Потім потрібно затвердити зведений графік. Для цього складається наказ про введення графіка відпусток. Тут ви можете завантажити приклад наказу. Детальніше далі.
Як створюються графіки відпусток
Тут наведена покрокова інструкція, як правильно оформити документи і дотримати встановлений законом порядок в частині надання співробітникам відпусток.
- У кожній компанії повинен бути наказ про підготовку щорічного графіка відпусток, затверджений керівником організації. Даний документ регламентує, які відділи і уповноважені співробітники беруть участь в розробці графіка, а також терміни підготовки всіх документів.
- Скласти сам графік. Для цього розроблена уніфікована форма Т-7 (скачати безкоштовно зразок). Згідно ТК РФ, її застосування рекомендовано, але не є обов'язковим. Можна використовувати робочий варіант у вільній формі, розроблений і затверджений на конкретному підприємстві.
- Заповнити документ (завантажити зразок заповнення можна тут). Як правило, спочатку керівники кожного відділу складають попередній варіант з урахуванням побажань всіх співробітників і специфікою відділу.
- Підписати і затвердити документ у начальника відділу кадрів і керівника підприємства.
- Ознайомити співробітників з датами відпочинку по місяцях під підпис.
Чинне Положення про надання відпусток стверджує, що у роботодавця є обов'язок попередити співробітника не менше ніж за 2 тижні до початку про його запланованому відпочинку.
У вже затверджений графік можна вносити зміни, для цього співробітник повинен написати заяву про перенесення дат. Після цього зміни затверджуються знову уповноваженими особами (скачати бланк заяви можна тут). Даний документ принципово повинен містити первинні дати відпустки, нові дати і причину перенесення відпустки.
Нюанси, які важливо знати
Щоб в роботі не виникло проблем, слід враховувати основні помилки, які допускають уповноважені співробітники:
- Порушення термінів.
- Відсутність документа, який підтверджує складений графік, або підписів уповноважених співробітників.
- Невірно розраховані дати відпустки співробітників, які не відпрацювали півроку.
- У графік внесені співробітники, з якими укладено трудовий договір на строк 6 місяців і менше, без додаткового локального акту, підписаного керівником.
- Не використані за минулий рік дні відпустки приєднані до наступного чергового відпочинку без згоди на те співробітника.
- Зазначені тільки фактичні дати відпустки, але не вказані заплановані, або навпаки.
- Заповнені не всі графи.
- Внесено відпустки, крім чергових (наприклад, відпустку по догляду за дитиною або навчальний).
- Неправильний розподіл відпустки на частини (один з відпусток на рік повинен бути не менше 14 днів поспіль).
- Початок відпочинку збігається з останнім робочим днем тижня.
- Співробітникові більш двох років не надавався чергову відпустку.
- Відпочивають одночасно керівник і його заступник.
- У разі хвороби на відпочинку (підтвердженої лікарняним листом) відпустка повинна бути продовжений на час хвороби.
- Якщо на час відпустки припадають святкові дні, він автоматично може бути продовжений на відповідну кількість днів, при цьому відповідні дати початку і кінця відпустки повинні бути відображені в заяві.
- Співробітник, влаштований в поточному році, може брати за цей рік тільки один відпустку.
Складання графіка відпусток є обов'язковим для організацій з будь-якою кількістю співробітників, і за його відсутність трудова інспекція може накласти штраф як на юридичні, так і на посадових осіб, а також призупинити діяльність компанії терміном до 90 днів.