Складання плану проекту в загальному вигляді полягає в описі завдань проекту, доступних ресурсів і визначенні взаємозв'язків між ними за допомогою призначень. Однак, при складанні розкладу робіт в MS Project, кількість операцій дещо збільшується.
Планування починається з визначення проекту, тобто опису його ключових характеристик. Потім складається список фаз і завдань, а також список необхідних для їх виконання ресурсів. Після цього в план вноситься додаткова інформація про завдання і ресурсах, яка буде використовуватися при визначенні призначень і в подальшому при проведенні робіт за планом (відстеження робіт). Далі здійснюються призначення, після чого проект оптимізується, якщо його тривалість або бюджет виявляться більшими за очікувані.
Складання плану неможливо без завдання ключових параметрів проекту, таких як його тривалість, робочий час і методика планування.
Щоб скласти розклад (план) робіт в MS Project потрібно створити файл нового проекту і відкрити діалогове вікно Відомості про проект (Project Information) (рис. 8). Щоб змінити параметри проекту в подальшому, це діалогове вікно можна викликати командою Проект → Відомості про проект (Project → Project Information).
Рис.8. Вікно відомостей про проект
Проект можна планувати двома способами: від дати початку проекту або від дати закінчення. Якщо у проекту немає жорсткої дати закінчення, то при плануванні застосовується перший спосіб: фіксується дата, коли необхідно почати виконання проекту, і в ході складання плану визначається дата його завершення. Якщо ж проект має бути завершений до фіксованої дати, то використовується протилежний спосіб: фіксується дата закінчення і в ході складання плану визначається, коли виконання проекту має бути розпочато, щоб всі роботи були виконані в строк.
Спосіб планування вибирається в списку команд Планування від (Schedule from) у вкладці Завдання.
Дати початку і закінчення проекту вибираються в списках Дата початку (Start date) або Дата закінчення (Finish date). Зафіксувати можна тільки одну з дат відповідно до обраного способу планування.
Значення поточної дати і дати відліку вибираються в списках, що розкриваються Поточна дата (Current date) і Дата звіту (Status date). За замовчуванням поточна дата відповідає системної датою операційної системи, а дата відліку дорівнює поточній даті і тому в вікні відомостей про проект в якості її значення вибрано НД (NA). Будь-яке зі значень можна змінити незалежно від іншого. При відстеженні проекту і введення зведеної інформації використовується дата відліку, а не поточна дата.
За замовчуванням програма вважає, що всі виконані трудовитрати відносяться до часу до дати відліку, а все решта трудовитрати - до часу після дати звіту. Якщо виконання завдання заплановано після дати відліку, але вносяться дані про фактичні трудовитрати по цьому завданню, то MS Project змінить виконану частину завдання так, щоб вона закінчилася до дати відліку, а виконання решти трудовитрат залишається на майбутнє.
Щоб визначити робочий час, в рамках якого будуть виконуватися роботи в списку Календар (Calendar) потрібно вибрати один з доступних календарів.
Календарем в MS Project називається набір параметрів, що визначають перелік робочих і неробочих днів, а також робочий час в кожному з робочих днів. У стандартному постачанні в цьому списку присутні три пункти:
1) стандартний (Standard);
2) 24 години (24 Hours);
3) нічна зміна (Night shift).
Перший календар відповідає стандартним розкладом з 8 годинним робочим днем, другий - цілодобовим робочим днем, а третій передбачає цілодобовий режим роботи з перервами.
Дуже часто входять до складу поставки календарі не підходять для проекту. В цьому випадку можна змінити існуючий календар або створити новий. В MS Project існує можливість створювати як групові (або базові), так і особисті календарі. Останні відображають персональні розкладу окремих співробітників. Тому при створенні базового календаря в нього слід вносити тільки настройки, загальні для всіх учасників проекту або групи, до якої відноситься календар. Специфічні налаштування заносяться в особистий календар кожного співробітника.
В поле Пріоритет вказується число в діапазоні від 0 до 1000, яке використовується при вирівнюванні завантаження ресурсів між різними проектами. Чим більше число, тим вище пріоритет проекту.
Після натискання кнопки Ок створюється новий файл проекту.