Акт - це документ, який фіксує певні значущі факти. Основні види актів представлені на нашому сайті, як в сфері договірних правовідносин (Акт прийому-передачі. Акт приймання виконаних робіт і т.п.), так і в процесі праці (Акт про відсутність на робочому місці. Про відмову від підпису. Про інвентаризацію , передачі зміни і т.п.). Останні види, до речі, відносяться до службових документів. У цій статті ми розповімо про загальні правила складання службових актів для документування фактів всередині підприємства, які окремо на сайті не освітлюються.
Приклад службового акта
про виділення до знищення
документів, що не підлягають зберіганню
На підставі Переліку типових управлінських архівних документів, що утворюються в процесі діяльності державних органів, органів місцевого самоврядування та організацій, із зазначенням терміну зберігання відібрані до знищення як не мають науково-історичної цінності та втратили практичне значення документи ТОВ «ЛандишСМІ».
начальник відділу діловодства
Підстави скласти службовий акт
З точки зору змісту службових актів і їх призначення існує безліч видів такого роду документів: акт передачі товарно-матеріальних цінностей, акт списання матеріальних цінностей, обстеження умов праці, акт випробувань зразків. Службовий акт повинен складатися і при звільненні працівника (який не є матеріально-відповідальною особою) і передачі справ, в т.ч. незавершених, новому працівнику.
Акт завжди складається кількома особами (колегіально) - не менше ніж 2-ма. Нерідко керівником спочатку створюється комісія (розпорядженням, наказом), яка і наділяється якимись повноваженнями і функціями. І вже ця комісія складає за підсумками своєї діяльності службовий акт. Такий документ може містити висновки, наприклад, акт службового розслідування.
Роль службових актів в процесі трудової діяльності дуже значна. Правильно складені документи можуть використовуватися як докази в цивільних справах. враховуються при проведенні перевірок за скаргою до трудової інспекції та інші органи влади.
У нашому прикладі використовується затверджена форма акту про знищення. Проте на її основі і знанні викладених нижче нюансів Ви зможете підготувати будь-який службовий документ для фіксації подій або дій.
Службовий акт може складатися на офіційному бланку організації. Може складатися на простому аркуші формату А 4, але містити графу: стверджую, погоджено (підписується керівником). Деякі види актів (з фінансових питань) набувають юридичну силу лише після запевнення грифа «стверджую» печаткою.
До обов'язкових реквізитів службового акта, крім вказівки на організацію, відносяться:
Коли хтось із обов'язкових членів комісії при складанні службового акта не згоден з якимись висновками, він має право додати до документа в якості додатку окрему думку в письмовому вигляді.
Кількість примірників (коли воно не затверджено законом) визначається практичною необхідністю. Зверніть увагу, що службовий акт, як правило, окремо не зберігається, а долучається до матеріалів тієї справи, з яким пов'язаний зафіксований факт.