У комерційних організаціях, особливо, якщо вони якимось чином юридично пов'язані, наприклад входять в одну групу, іноді виникає необхідність видати спільний документ. Як це грамотно зробити, враховуючи, що на законодавчому рівні питання про видання спільних документів двома юридичними особами не врегульовано?
# 9679; в спільних документах текст викладають від першої особи множини ( «наказуємо», «вирішили») (п. 3.20);
# 9679; при підписанні спільного документа перший лист оформляють не так на бланку (п. 3.22).
з Методичних рекомендацій з розробки інструкцій з діловодства в федеральних органах виконавчої влади
3.3.5.1. склад документів
федерального органу виконавчої влади
[...] У встановлених законодавством випадках в державному органі виконавчої влади можуть видаватися акти спільно з іншими органами влади з питань, що становлять взаємний інтерес і належать до компетенції обох сторін. Такі акти оформляються і публікуються як єдиний документ (наказ, протокол, положення та ін.).
Інструкція з діловодства встановлює вимоги до підготовки окремих видів документів.
ОФОРМЛЕННЯ РЕКВІЗИТІВ ДОКУМЕНТІВ
[...] Датою документа, що видається спільно двома або більше органами управління, є дата більш пізньої підпису.
Реєстраційний номер документа
[...] У спільних документах текст викладають від першої особи множини: наказуємо. вирішили.
ПІДГОТОВКА І ОФОРМЛЕННЯ НАКАЗІВ (РОЗПОРЯДЖЕНЬ)
[...] Спільні накази федеральних органів виконавчої влади друкуються на стандартних аркушах паперу формату A4 (210 x 297 мм).
При оформленні спільного наказу:
найменування федеральних органів виконавчої влади розташовуються на одному рівні;
назва структурного підрозділу - НАКАЗ - розташовується сцентрованим чином;
дата спільного наказу - єдина, відповідає даті більш пізньої підпису;
підписи керівників федеральних органів виконавчої влади розташовуються нижче тексту на одному рівні. [...]
Крім того, нормативно-правовими актами деяких державних органів затверджуються власні інструкції з діловодства, в яких містяться в т.ч. положення про оформлення спільних документів. Серед них:
Отже, державні органи можуть створювати спільні документи. Однак слід врахувати, що це можливо виключно при їх взаємодії між собою в встановлених законодавством випадках з питань, що входять до компетенції обох органів. Іншими словами, якщо в законі не вказуються, що ті чи інші органи можуть взаємодіяти при вирішенні певних питань, то спільні документи і не складаються.
Виникає питання: на відміну від регламентованих ситуацій взаємодії державних органів влади в законі не вказані конкретні випадки або сфери, в рамках яких юридичні особи можуть вступати у взаємини, і, відповідно, порядок таких взаємовідносин. Яким чином вони будуть видавати спільні документи?
З одного боку, в законі дійсно не вказується процедура взаємодії юридичних осіб між собою. Але з іншого боку, це зовсім не означає, що вони не можуть самостійно для себе вирішити це питання. В цілому відносини між юридичними особами є цивільно-правовими і можуть грунтуватися на нормах цивільного законодавства, яке, в свою чергу, не вимагає наявності спеціальних нормативних актів для того, щоб юридичні особи могли взаємодіяти. Зокрема, основою таких взаємин є цивільно-правовий договір. Це може бути договір надання послуг, договір підряду, договір поставки, договір оренди і т.д.
Особливості оформлення окремих реквізитів спільних документів
Проекти наказів (розпоряджень) складаються в кількості, що відповідає числу організацій (посадових осіб), від імені яких приймається документ, із зазначенням їх обов'язкових реквізитів. При цьому реквізити наказів (розпоряджень) друкуються шрифтом № 14 без помарок і виправлень на стандартних аркушах паперу білого кольору формату A4 (210 x 297 мм). Якість друку повинно забезпечувати нормальне читання тексту і можливість його відтворення засобами копіювально-розмножувальної техніки.
# 9632; Бланк документа. У спільних наказах (розпорядженнях) бланки не використовуються.
# 9632; Найменування організацій. Найменування організацій мають у своєму розпорядженні на одному рівні, наприклад:
Товариство з обмеженою відповідальністю «Бізнес» Відкрите акціонерне товариство «Консалт»
При оформленні спільних документів вказуються повні найменування організацій, які брали участь в підписанні документа. Першим вказується найменування організації, що є ініціатором створення документа.
# 9632; Найменування виду документа. Найменування виду документа - НАКАЗ (РОЗПОРЯДЖЕННЯ) розташовується центрована.
# 9632; Дата. Датою документа є день його підписання. Відповідно, накази (розпорядження), видані спільно з іншими організаціями, реєструються з одного (єдиної) датою останньої реєстрації (підписання) наказу (розпорядження).
# 9632; Реєстраційний номер. Реєстраційний номер спільного наказу (розпорядження) складається з реєстраційних номерів кожної організації, розташованих в порядку їх перерахування послідовно (зліва направо) через косу риску, наприклад: № 45/18
# 9632; Місце складання або видання документа. Місцем складання (видання) наказу (розпорядження) буде населений пункт, в якому знаходяться організації, що видали його.
# 9632; Текст документа. У спільній з іншими організаціями наказі (розпорядженні) розпорядчий слово викладається від першої особи множини, наприклад: «Н А», «ПРОПОНУЄМО», «зобов'язують».
# 9632; Підпис. При підписанні спільного наказу (розпорядження) кількома посадовими особами їх підписи розташовують нижче тексту (на 3 міжрядкових інтервалу) на одному рівні або одну під іншою в послідовності, передбаченій організаційною структурою, наприклад:
Генеральний директор Генеральний директор
ТОВ «Бізнес» ВАТ «Косалт»
Рогов В.Є. Рогов Сєров А.Є. Сєров
При підписанні документа кількома посадовими особами їх підписи розташовують одну під іншою в послідовності, що відповідає займаній посаді. На всіх примірниках підпису керівників повинні бути справжніми. У найменування посади реквізиту «Підпис» має бути включено найменування організації. Слід врахувати, що підписується стільки екземплярів документа, скільки організацій брало участь в його створенні. Кожен підписаний екземпляр є оригіналом і зберігається в справах організацій-учасників. Примірник спільного документа з візами узгодження зберігається в справах організації - ініціатора створення документа.
# 9632; Візи узгодження документа. Оформлення віз спільного наказу (розпорядження) здійснюється на окремому для кожної організації аркуші погодження, при цьому найменування посад осіб, що візують наказ, вказуються зліва від їх ініціалів і прізвищ.
Узгодження проекту спільного наказу здійснює структурний підрозділ, відповідальний за підготовку проекту наказу. Візування проекту наказу проводиться кожною стороною на всіх примірниках.
Приклад спільного наказу наводиться на с. ___.