Відповідно до цього нормативного акта документи оформляються на бланках і мають встановлений комплекс обов'язкових реквізитів і стабільний порядок їх розташування. Ця вимога відноситься повною мірою і до спільних документів.
Розпорядчі документи (постанова, наказ, рішення) оформляються на загальному бланку. Лист - на банку для письма. При систематичної підготовці спільних документів для них може виготовлятися спеціальний бланк.
Якщо спільний документ оформляється державними органами та іншими державними організаціями Республіки Білорусь не на бланку, виготовленому друкарським способом, а на стандартному аркуші паперу, то на ньому Державний герб Республіки Білорусь не вказується.
В нормативних актах не зазначений порядок з розміщення емблеми при оформленні спільних документів.
Вказівка найменування організації
Документ, що готується спільно двома і більше організаціями (постанова, наказ, рішення, лист), оформляється на чистому стандартному аркуші паперу. Найменування організацій на такому листі розташовуються відповідно до їх повними офіційними найменуваннями у верхній частині документа на одному рівні, наприклад:
Міністерство з податків і зборів Республіки Білорусь
Скорочене найменування організації вказують у тих випадках, коли воно закріплене в установчих документах організації. Скорочене найменування організації в дужках поміщають нижче повного або за ним.
Назва виду документа визначається його призначенням і має відповідати компетенції організації, змістом документованого управлінського дії. На листах назву виду документа не вказується.
- проекти спільних документів міністерств, інших республіканських органів державного управління в формі постанов;
- проекти спільних документів Національного банку і Ради Міністрів Республіки Білорусь або міністерств, інших республіканських органів державного управління в формі постанов;
- проекти спільних документів Національної академії наук Білорусі і міністерств, інших республіканських органів державного управління в формі постанов;
- проекти спільних документів місцевих Рад депутатів, виконавчих і розпорядчих органів у формі рішень.
Не допускається прийняття спільних документів міністерствами, іншими республіканськими органами державного управління і місцевими Радами депутатів, виконавчими і розпорядчими органами.
Не допускається прийняття спільного документа організаціями, одна з яких є вищою по відношенню до іншої.
Назва виду документа вказують прописними буквами без розрядки сцентрованим способом.
При підготовці проекту документа допускається вказувати тільки позначення місяця і року, день місяця проставляється посадовою особою, яка підписує документ (п. 46, 101 Інструкції).
Реквізит «Місце складання або видання» вказується на загальному бланку з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу Республіки Білорусь. Місце складання або видання документа вказують сцентрованим способом.
Тема в лапки не полягає і не підкреслюється.
Текст спільних документів має свою особливість, яка полягає в тому, що текст викладається від першої особи множини (постановляємо, наказуємо).
Текст розпорядчих документів складається з двох частин: констатуючій (або преамбули) і розпорядчої. Реєстрація розірвання в спільних документах відділяється від розпорядчої словом постановляють (Н А, ВИРІШИЛИ), яке друкується з нового рядка від лівого поля прописними літерами (великими) без розрядки.
Текст друкується однаковим шрифтом без текстових виділень (підкреслення, друкування в розрядку).
Начальник відділу кадрів
Візи проставляються нижче реквізиту «Підпис» на лицьовій стороні останнього аркуша першого примірника документа зліва. Проекти розпорядчих документів допускається візувати на зворотному боці останнього аркуша першого примірника документа.
Реквізит «Підпис» розташовується після тексту і складається з найменування посади особи, яка підписала документ, власноручного підпису і її розшифровки (ініціали, прізвище). Ініціали друкуються перед прізвищем без пробілів на рівні останнього рядка найменування посади.
У реквізиті «Підпис» вказується фактична підпис особи, яка підписала документ. Спільні документи підписуються керівниками організацій, а в їх відсутність - особами, що виконують їх обов'язки. Допускається використання скорочень «Зам.» (Заступник), «В.о.» (виконуючий обов'язки). Але не допускається ставити прийменник «За» чи косу риску перед найменуванням посади.
Підписи керівників, які підписали спільний документ, розташовуються нижче тексту на одному рівні таким чином: якщо найменування організації розташовано зліва, то і підпис керівника цієї організації розміщується зліва, відповідно справа буде знаходитися найменування іншої організації і підпис її керівника.
При підписанні спільного документа підписи керівників розташовуються на одному рівні в одну або кілька рядків.