Лабораторна робота №7
по курсу "Комп'ютерні інформаційні технології"
ЗВІТИ У ACCESS. Макрос В ACCESS
Способи створення звітів. структура звіту
Звіти призначені для вибірки інформації з бази даних і її уявлення в бажаної формі.
Як джерела даних для звітів можуть використовуватися таблиці або запити.
Є три способи створення звітів:
· Автоматичний (автозвіт) - звіт будується повністю автоматично і включає всі поля обраної таблиці (або звіту);
· За допомогою Майстра звітів - в процесі побудови звіту користувачеві пропонуються підказки і можливості вибору;
· За допомогою Конструктора - звіт будується користувачем самостійно.
Звіти можуть містити дані як з однієї таблиці (або запиту), так і з декількох.
Є такі основні види звітів:
· За способом розміщення даних:
- в стовпець - всі дані виводяться в один стовпець;
- стрічкові - кожному полю бази даних відповідає стовпець звіту. У більшості випадків застосовуються стрічкові звіти;
- прості - в звіт виводяться всі дані поспіль (можливо, з упорядкуванням по одному або декількох полях);
- групувати - дані в звіті групуються за значенням якого-небудь поля. Наприклад, якщо в звіті містяться дані про робітників деякої організації, то вони можуть бути згруповані за професією.
Більшість звітів містять групові операції, зазвичай - підсумовування по деяких полях.
Крім того, є спеціальні види звітів: поштові наклейки, діаграми.
Для створення простих звітів, що містять дані з однієї таблиці, зазвичай простіше використовувати автоматичний спосіб. В інших випадках створювати звіти зручніше за допомогою Майстра. У звіт, створений автоматично або за допомогою Майстра, зазвичай потім вносяться зміни за допомогою Конструктора.
У структуру звіту входять наступні основні елементи (області звіту):
· Заголовок звіту - розташовується на початку звіту, зазвичай містить назву звіту;
· Верхній і нижній колонтитул - дані, які розміщуються на початку і кінці кожної сторінки звіту (наприклад, номери сторінок);
· Заголовок і примітка групи - дані, що поміщаються на початку і кінці кожної групи. Наприклад, якщо в звіті містяться дані про робітників, згруповані за професією, то в заголовку групи можна вказати назву професії, а в примітці групи - кількість робочих даної професії. Якщо звіт простий (чи не розбитий на групи), то він не містить заголовків і приміток груп;
· Примітка звіту - дані, які розміщуються в кінці звіту (наприклад, підсумки, підписи, дата і т.д.);
· Область даних - основна частина звіту (дані з таблиці або запиту).