З необхідністю справляння дебіторської заборгованості в той чи інший час стикається кожна компанія. Завдати шкоди компанії може навіть один єдиний клієнт-боржник, і не тільки фінансово, але і в сенсі зриву планів і втраченого часу. Добре те, що можна легко уникнути більшості потенційно проблемних ситуацій, якщо слідувати декільком простим рекомендаціям.
Представляємо вашій увазі п'ять основних аспектів збору заборгованості, яким щоб уникнути необхідності залучення инкассирующего або факторингового агентства і з метою максимізації ймовірності своєчасного платежу повинен приділити увагу менеджер:
1. Виконуйте роботу якісно
Найбільш часто зустрічається поясненням клієнтами причини несплати по рахунках є твердження про те, що робота була виконана неналежним чином. Спори з приводу оплати неоплачених рахунків можуть затягнутися на місяці, і навіть роки. Велика кількість компаній просто припиняють зусилля.
Час коштує грошей. Чим швидше ви почнете і якісно закінчите роботу, тим більше ви від цього виграєте. Головне в даному випадку виконати всі відповідно до контрактних зобов'язань.
Більшість власників власного бізнесу пишаються своєю роботою. Але якщо клієнт відчує, що якість роботи не відповідає домовленостям, це дасть йому привід затримувати оплату.
Тому дуже важливо мати повне уявлення про очікування вашого клієнта. Щоб переконатися, що ви чітко розумієте те, що вам необхідно виконати.
2. Підтримуйте відкрите і зрозуміле спілкування з клієнтами
Нереалістичні очікування вашого клієнта по відношенню до кінцевих результатів роботи можуть привести до затримок оплати. Не робіть припущень, що клієнт уявляє собі результат таким же, яким його уявляєте собі ви, або розуміє, які обов'язкові етапи і витрати беруть участь в роботі. Поставте їх в курс справи заздалегідь.
Проінструктуйте своїх співробітників і субпідрядників негайно повідомляти вам про всі зміни і проблеми. Також подбайте про те, щоб ваш персонал ставився до клієнтів ввічливо і з повагою. Напруги і конфлікти тільки перешкоджають комунікації.
Крім того, благі наміри і відкрите спілкування необхідно підтримати ретельно підготовленої документацією.
3. Ведіть документацію
Справляння дебіторської заборгованості практично завжди безперспективно при відсутності підтвердження претензій або вимог. Без наявності належної документації ви можете опинитися в ситуації, в якій в якості підтвердження у вас будуть тільки спогади про те, що хто обіцяв і що сказав, що при спробі отримати належну вам заборгованість спричинить для вас безвихідну ситуацію. Вимагаючи письмового оформлення угоди або наступних поправок до угоди, ви анітрохи не ображаєте клієнта.
4. Перш ніж укласти контракт, вивчіть клієнта
Вам необхідно бути впевненим в тому, що люди, з якими ви працюєте, є порядними і справедливими. Деякі не платять до тих пір, поки ви не зробите примусові заходи. Вам необхідно керуватися вашим внутрішнім інстинктом і не виходити тільки з міркувань поповнення власного гаманця.
У вас буде, щонайменше, дві або три можливості зустрітися і поспілкуватися з вашим клієнтом, перш ніж ви документально оформите ваші зобов'язання. Ми складаємо наше враження про людей на основі великої різноманітності вироблюваних ними сигналів. Придивіться до явних тривожних ознак, таким як, наприклад, прохання виконати роботу без письмового контракту або внести в контракт поправки без письмового оформлення. Якщо ви займаєтеся субпідрядом, то обов'язково зверніть увагу на репутацію генерального підрядника. Чи не вважайте, що ви станете винятком з їх сумнівної практики роботи.
Немає нічого протиприродного в тому, щоб вивчити ваших потенційних клієнтів. Перевірте їх, особливо якщо працюєте з ними в перший раз, тому що вони вас перевірять практично завжди.
Заощадити час і сили ви також зможете, якщо у вас є:
Кожній компанії необхідно мати план, який містить деталі, як мінімум, процедур компанії зі збору дебіторської заборгованості. Більшість потенційних проблем можна уникнути, якщо слідувати ефективному планом і програмою управління бізнесом або компанією.
Чим довше триває проблема, тим гірше вона стає. Не давайте їй розвиватися. Часто проблеми поглиблюються просто через те, що власники компаній не готові ними займатися або боротися з ними. Не соромтеся себе підстраховувати. Найвірніше рішення - це уникати зайвої роботи і розладів, пов'язаних зі збором дебіторської заборгованості.