Стандартізуем процес управління компанією: перші кроки
Чи варто регламентувати внутрішнє і зовнішнє життя компанії за допомогою стандартів? Керівники компаній, звичайно, повинні самі відповісти на це питання. Але необхідність в стандартах визначається перш за все стратегією компанії і бізнес-завданнями на даному етапі її розвитку. Зверніть увагу, що діючі в компанії стандарти багато в чому визначають її діяльність і результати. Вони дозволяють домовитися про те, як ми тут і зараз ведемо справи: що прийнято, а що ні; що схвалюється, а що є в компанії неприпустимим?
Методи, які використовуються в технології:
аналіз існуючих стандартів, які використовуються в компаніях; вивчення механізму впровадження стандарту в компанії і організації контролю за його дотриманням; вивчення етапів і принципів розробки документів. Розробка стандарту своїми руками.
Стандарти з'являються у відповідь на ситуацію, що склалася або проблему, які вимагають найбільш ефективного вирішення.
ГОСТи, ОСТи, ТУ та інші. Сюди можуть бути включені такі стандарти, як ISO 9000, який визначає вісім принципів управління якістю, а також інші державні та галузеві стандарти, що регламентують діяльність підприємств. Міжнародні стандарти. Якщо компанія взаємодіє з зарубіжними фірмами, в гру вступають міжнародні стандарти оцінки якості, на які необхідно звернути увагу. Законодавство, в тому числі кодекси. Прикладами можуть бути ФЗ про АТ, Цивільний кодекс РФ і Кодекс корпоративної поведінки. Внутрішні документи компанії, які регламентують діяльність органів компанії, взаємодія між УКЗ. Рекомендації «найкращої практики корпоративного управління». Наприклад, корпоративні стандарти являють собою опис конкретних принципів, правил і технологій здійснення певних видів робіт, прийнятих в компанії і затверджених різного роду корпоративними регламентами. І від того, наскільки успішно визначені і розроблені корпоративні стандарти, залежать не тільки принципи побудови взаємодії між УКЗ, але і зовнішній імідж і репутація компанії на ринку і у відповідній бізнес-середовищі.
Чи варто регламентувати внутрішнє і зовнішнє життя компанії за допомогою стандартів? Керівники компаній, звичайно, повинні самі відповісти на це питання. Але необхідність в стандартах визначається перш за все стратегією компанії і бізнес-завданнями на даному етапі її розвитку. Зверніть увагу, що діючі в компанії стандарти багато в чому визначають її діяльність і результати. Вони дозволяють домовитися про те, як ми тут і зараз ведемо справи: що прийнято, а що ні; що схвалюється, а що є в компанії неприпустимим. Таким чином, стандарти вносять ясність в роботу компанії, задають необхідні моделі поведінки всіх УКЗ. Як правило, корпоративні стандарти розробляються відповідно до місії, цінностями, а також цілями і завданнями компанії. Головним призначенням діючих стандартів є формування і підтримка високопрофесійного підходу до роботи, що веде до успішному розвитку компанії, який повинен застосовуватися кожним співробітником.
Правило №2. При створенні стандарту визначте, наскільки ви правильно розумієте необхідність його наявності. Як вже було сказано раніше, перш ніж створювати той чи інший стандарт, варто задуматися про його необхідність. Але якщо говорити в цілому про створення ефективно діючої системи корпоративного управління в компанії, то без стандартів обійтися буде вкрай складно. Управляти компанією так, як потрібно вам, не вийде. Чому? Через низку особливостей корпоративного управління.
По-перше, віддаленість управління. Як відомо, управління акціонерним товариством здійснюється за допомогою прийняття рішень органами товариства - загальними зборами акціонерів (ЗЗА), радою директорів (СД), колегіальним і одноосібним виконавчими органами. Самі акціонери не реалізують ці рішення в компанії, це роблять виконавчі органи. Те ж саме стосується і управління ДЗО, де головна компанія лише за допомогою корпоративних процедур здійснює управління, отримуючи інформацію про реалізацію рішень по каналах зворотного зв'язку. Це створює певні складнощі контролю виконання управлінських завдань, як ніби ви керуєте автомобілем тільки з пасажирського сидіння.
По-друге, опосередкованість. У випадку з СД можна сказати, що він керує процесами в компанії через виконавчий орган. Те ж стосується і акціонерів. Ці УКЗ не можуть прямо впливати на виконавців того чи іншого рішення. Вони лише можуть за допомогою своїх рішень деяким чином вплинути на поведінку людей в компанії. Важко уявити собі ситуацію, коли член СД приходить, наприклад, в цех і каже працівникам, що вони виконують свою роботу не за технологією. Цими питаннями займаються виконавчі органи.
По-третє, націленість на результат в довгостроковій перспективі. Більшість управлінських впливів в корпоративному управлінні мають відстроченим ефектом. Це вимагає більш точного розрахунку управлінських впливів і визначає особливості арсеналу управлінських інструментів, які використовуються для здійснення корпоративного управління. Одним з інструментів тут є документи, що приймаються радою директорів, в тому числі стандарти, що визначають діяльність компанії і її співробітників. По-четверте, множинність суб'єктів управління. В процесі корпоративного управління ми стикаємося з тим, що безліч суб'єктів управління - акціонери, менеджери та інші учасники корпоративних відносин - здійснюють управління одним об'єктом. Певну складність тут становить забезпечення такої взаємодії всередині компанії, щоб дії одного із суб'єктів не суперечили рішенням іншого.
Правило №3. Визначте, як ви будете вибудовувати роботу по дотриманню стандарту. Важливо розібратися з тим, як стандарт починає свій шлях в компанії. Як зробити так, щоб він виконувався? Уповноваженим органом, у чиїй компетенції знаходиться твердження корпоративних стандартів, є СД, за винятком внутрішніх документів, затвердження яких віднесено до компетенції ЗЗА. Стверджуючи документ, рада директорів робить його частиною інституційного середовища компанії, в результаті впливу якої у людини формується уявлення про те, що можна зробити і що йому за це буде. Прийняття стандарту зовсім не означає, що він буде працювати належним чином. Значиму роль тут відіграє етап інформування. І для того, щоб співробітники змінили свою поведінку внаслідок впровадження того чи іншого стандарту, необхідно вибудувати з ними певну роботу. Наприклад, проводити тренінги, навчальні заходи, зборів. Навряд чи співробітники будуть діяти за затвердженим стандарту, нічого про нього не знаючи. В даний час широко використовується так звана «практика залякування».
При ознайомленні з документом акцент робиться на покарання за невиконання дій відповідно до стандарту. При цьому керівництво компанії часто сподівається на те, що співробітник сам здогадається, як йому потрібно поводитися, виконуючи вимоги документа.
Інший приклад - співробітникам видається документ для вивчення. Вони розписуються, що нібито прочитали і ознайомилися з документом, взявши на себе тим самим відповідальність за невиконання його вимог. Найчастіше вони так і не читають сам документ. Ми, безумовно, можемо покарати людину, якщо він не виконає вимог документа, але його дії принесуть збиток компанії. До того ж, компанія втратить непоправний ресурс - час.
Правило №5. Переконавшись в тому, що знаєте про стандарти досить, приступайте до їх розробки. Підготовка стандарту у вигляді ефективного внутрішнього документа, що забезпечує необхідний рівень регулювання корпоративних відносин, складається з декількох етапів:
У процес розробки внутрішніх документів необхідно залучати різних фахівців компанії. Умовно їх можна розділити на три групи:
особи, які беруть безпосередню в розробці документа; особи, які здійснюють контроль процесу підготовки документа; особи, з якими необхідно погоджувати документ, що розробляється.
Пояснювальна записка до документа повинна містити наступну інформацію.
Цілі і завдання розробки документа. Тут вказуються цілі і завдання документа як інструмента регулювання поведінки суб'єктів відносин. Вони можуть відрізнятися від цілей і завдань, визначених у документі. Особливості, які були враховані при підготовці документа. Ключові положення та принципи, покладені в основу документа.Меропріятія, які необхідно провести для впровадження документа в практику. Впровадження деяких документів відбувається за допомогою проведення ряду заходів. Наприклад, підготовки і / або навчання фахівців і ін. Тут же доцільно відобразити і заходи, спрямовані на доведення до відома осіб, які підпадають під дію документа, його змісту. В окремих випадках це вимагає значних зусиль. Внаслідок особливостей процесу саме розробники документа можуть найкраще визначити коло заходів, необхідних для впровадження документа. Умови, вимоги до системи управління, до співробітників, які забезпечать ефективне функціонування документа. Це можуть бути такі аспекти: o вимоги до кваліфікації фахівців: знання і навички, які необхідні для ефективної роботи по документу; o необхідні документи для суміжних підрозділів або внесення змін до цих документів; o необхідні вимоги до організаційної структури та процесів компанії; o інші умови. Інша інформація, яку розробники документа хотіли б відобразити в пояснювальній записці. Звертайте увагу на слова, які значно погіршують якість документа.
Наприклад: «повинні» / «зобов'язані»; «Ефективність» (в різних поєднаннях); «Чіткий» (щодо чого-небудь); «Належні» (дії, кваліфікація та ін.); «Своєчасний»; «Сумлінно і розумно»; «В інтересах суспільства»; «Допускається», «може бути», «будь-якої», «який-небудь»; «При / в певних обставинах (умовах)». Ці слова і фрази є свого роду маяками, що дозволяють виявити ризики або можливості в документах. Саме навколо них, як правило, слід шукати можливість «зачепитися». Значно ускладнюють сприйняття документа часто використовувані мовні конструкції типу «підрозділ, до функцій якого входить ...».
З одного боку, це формулювання дозволяє однозначно визначити підрозділ при відсутності його точного найменування. З іншого - ускладнює сприйняття документа. При частому використанні даної конструкції текст важко читається. Також ускладнює сприйняття тексту часто використовувані в документах написання «Підрозділ», «Суспільство», «Положення» і т.п. В результаті пропозиції загромождают великими літерами, що ускладнює прочитання і сприйняття тексту. Нічим не регламентується використання великих літер в цих випадках, але ця практика сьогодні досить поширена.
Рекомендація. При складанні документа спирайтеся на кілька важливих принципів. По-перше, формулювання в документах повинні бути чіткими і конкретними. Уникайте слів з множинним змістом або безглуздих.
По-друге, вміст документа має бути вичерпним.
По-третє, положення в документі повинні бути послідовними і погодженими. Використовуйте один і той же шрифт.
Увага! Шаблони внутрішніх документів для акціонерних товариств можна знайти в розділі Бібліотека документів. Доступ кБібліотеке документовоткрит для передплатників на електронну версію журналу Акціонерний вісник. Оформити передплату на журнал можноздесь
Додатково на тему: