Прийом документів на постійне зберігання оформлюється актом прийому-передачі справ. Якщо при передачі виявлено розбіжність між підсумковим записом в опису та фактичною наявністю переданих справ, в опису робиться нова підсумковий запис, в якій зазначаються фактична наявність і номера відсутніх справ. Номери відсутніх справ обумовлюються в акті прийому-передачі документів на державне зберігання; причини їх відсутності - в поданій до акту довідці організації.
Архів вживає заходів щодо розшуку документів. На відсутні документи, заходи щодо розшуку яких не дали результатів, складається акт про втрату документів. Втрачені оригінали документів можуть бути замінені їх копіями.
Перед передачею документів на постійне зберігання спільно з представником державного архіву проводиться перевірка правильності науково-технічної обробки справ, фізичного і санітарно-гігієнічного стану документів. При виявленні дефектів складається акт; усунення виявлених дефектів проводиться силами організації. Разом з документами передаються три примірники опису та один примірник акта прийому-передачі справ.
Комплектування архіву організації - це систематичне поповнення архіву документами структурних підрозділів організації, а також інших організацій, що є джерелами комплектування архіву.
Комплектування архіву включає:
визначення джерел комплектування архіву;
визначення складу документів, які підлягають прийому в архів;
організація передачі документів до архіву.
Основними джерелами комплектування архіву організації є:
структурні підрозділи організації;
§3 Вимоги до оформлення справ, прийнятих в архів
Оформлення справ проводиться працівниками служби документаційного забезпечення управління архіву, в обов'язки яких входить заклад і формування справ, при методичної допомоги і під контролем архіву організації. Залежно від термінів зберігання проводиться повне або часткове оформлення справ.
Повному оформленню підлягають справи постійного, тимчасового (понад 10 років) зберігання та з особового складу.
Повне оформлення справ передбачає: підшивку чи палітурку справи; нумерацію аркушів справи; складання листа-завірителя; складання, в необхідних випадках, внутрішнього опису документів; внесення необхідних уточнень в реквізити обкладинки справи (уточнення назви організації, реєстраційного індексу справи, крайніх дат справи, заголовка справи).
Справи тимчасового (до 10 років включно) зберігання підлягають частковому оформленню: допускається не проводити систематизацію документів у справі, листи діла не нумерувати, засвідчувальні написи й составлять. Документи, що становлять справи, підшиваються на чотири проколи в тверду обкладинку з картону або переплітаються з урахуванням можливості вільного читання тексту всіх документів, дат, віз і резолюцій на них. При підготовці справ до підшивці (палітурки) металеві скріплення (шпильки, скріпки) з документів видаляються.