Не варто писати «Шановний директор!» Або «Дорогий комерційний представник». Більш правильним буде особисто звернення, в якому використана ввічлива форма «шановний». Наприклад, «Шановний Іване Петровичу!» «Шановний пан Стокман!», «Шановна Лідія Федорівна»! »І т.д.
До президента звертаються наступним чином: «Ваше Превосходительство Пане Президенте!», «Вельмишановний Пане Президенте!», «Пане Президенте!»
При зверненні до служителів церкви також є свої формулювання: «всечесні Отець Петро!», «Всесвітлі Отче!», «Високопреосвященний Владика Митрополит!» І т.д.
Як правило, перше слово звернення пишуть з великої літери і з абзацу, а закінчую оклику.
При друкуванні звернення вирівнюється по центру.
Виклад основних питань
Після звернення, в тексті викладаються основні питання, яким присвячено лист. Так, можуть бути описані факти, події, обставини, які спричинили написання листа. Також можуть бути наведені посилання на нормативні документи, акти, інструкції і т. Д. Обов'язково вказується мета або причина складання листа.
Якщо цей лист не перше в листуванні, то його слід почати з ввічливою посилання на останнє отримане від партнера лист. Тим самим абоненту дається зрозуміти, що лист отримано і подальше спілкування будується з урахуванням всієї необхідної інформації.
Зазвичай у вступі використовуються такі фрази, як:
«Ми раді вітати настільки відому компанію ...»,
«Для нас є великою частиною ...»
«Цим листом повідомляємо ...»
"Доводимо до Вашого відома…"
"Згідно нашої домовленості…"
Основна частина ділового листа
Висновок ділового листа
У висновку листи наводиться прохання або пропозицію, логічно випливають з описаного в основній частині.
Також у висновку міститься коротке резюме, підведення підсумків. Використовуються такі слова, як «сподіваємося», «впевнені», «просимо», «висловлюємо свою вдячність» і т.д.
Тут же може говоритися про прикріплених до листа додатках.
У висновку присутній формула ввічливості, найменування посади. Також може міститися Постскриптум.
Формула ввічливості
Лист закінчується словами подяки за співпрацю і виразом надії на його продовження. У зв'язку з цим в ув'язненні використовується так звана формула ввічливості - слова «З найкращими побажаннями», «З надійної на довгострокове і взаємовигідне партнерство», «З повагою» і ін.
Формула ввічливості розташовується перед реквізитом «підпис». Вона друкується з абзацу, відділяється від найменування посади коми.
Назва посади
Залежно від того, як посаду прописана в нормативно-правових документах організації, найменування посади пишеться з великої або малої літери.
Якщо лист оформляється на бланку посадової особи, то в реквізиті «підпис» найменування посади не вказується.
Постскриптум
Після підпису в діловому листі може бути розміщений постскриптум (P.S.). У ньому зазвичай робиться приписка, касающясяся якоїсь додаткової або непрямої інформації по суті листи.
Реквізити офіційного листа
Значну частину інформації несуть реквізити листа. У них входять:
- державний герб (для державних підприємств), що розташовується посередині бланка або ліворуч над серединою рядка з назвою організації;
- логотип або емблема організації, розташовані поруч з назвою організації;
- зображення державних нагород, розташовані у верхньому лівому кутку або по центру;
- код організації (установи, підприємства);
- код документа по ОКУД (якщо є);
- повне найменування організації (установи, підприємства), що розташовуються вгорі ліворуч;
- номер рахунку в банку, що розташовується у верхньому лівому кутку;
- друк (не обов'язково);
- прізвище, ім'я, по батькові відправника.
Більш детальну інформацію на цю тему можна знайти в книгах А. Назайкин «Копірайтинг: ХХІ століття» та «Копірайтинг: 7 +".