Кожен документ складається з окремих елементів - реквізитів. Розрізняють постійні і змінні реквізити документа. Постійні реквізити друкуються при виготовленні бланка, змінні фіксуються на бланку в процесі заповнення.
Сукупність реквізитів, розташованих у встановленій послідовності, називається формуляром. Кожен вид документа повинен мати свій формуляр-зразок, тобто певну модель побудови однотипних документів.
Аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, що містять постійну інформацію, називається бланком. Бланки виготовляються двох форматів - А4 і А5 (наприклад, для довідок).
Група реквізитів і їх постійних частин, відтворена на бланку документа як єдиний блок, називається штампом.
Формуляр-зразок передбачає такі реквізити та їх розташування в управлінській документації (табл. 3.1).
Таблиця 3.1. Реквізити та їх розташування
У верхній частині документа
Членування тексту на складові частини, графічне відділення однієї частини тексту від іншої, а також використання нумерації заголовків, підзаголовків і т.д називається рубрикацією. Вона є зовнішнім виразом композиційної будови ділового паперу, а ступінь її складності залежить від обсягу, тематики, призначення документа. Найпростіша рубрикація - поділ тексту на абзаци.
Абзац - це відступ справа в рядку, яким починається виклад нової думки в документі, а також фрагмент тексту між двома такими відступами. У текстах англомовних документів абзацний відступ робиться зрідка, зате пропускається один рядок. Слід пам'ятати, що абзац, якою б не була його довжина, - це внутрішньозамкнене смислове ціле, яке виражає закінчену думку.
Середня довжина абзацу має бути 4-6 пропозицій, хоча в текстах документів є абзаци, які містять тільки одну пропозицію. наприклад:
Абзацний членування тексту доповнює нумерація рубрик тексту, що вказує на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів і їх підпорядкування. Існує дві системи нумерації - комбінована (традиційна) і нова.
Комбінована нумерація грунтується на використанні різних типів символів - слів, букв, арабських і римських цифр. Ця система використання різних позначень обов'язково має бути логічною, послідовною і будуватися за ознакою зростання.
Нова система базується на використанні тільки арабських цифр, розташованих в певній послідовності. Застосовуючи цю систему, слід дотримуватися наступних правил:
o після номера частини, розділу, пункту, підпункту ставиться крапка;
o номер кожної частини включає номери вищих ступенів поділу:
- розділи - 1. 2. 3. 4 .;
- номер підрозділу складається з номера розділу і порядкового номера підрозділу, відокремленого крапкою - 1.2. 1.3. 1.4. т.п .;
- номер пункту містить порядковий номер розділу, підрозділу і пункту, між якими ставлять крапку - 1.1.1. 1.1.2. 1.1.3. і т.д.;
- номер підпункту складається з номера розділу, підрозділу, пункту, підпункту, між якими ставиться крапка - 1.1.1.1. 1.1.1.2. 1.1.1.3. і т.д.
Застосування нової системи нумерації спрощує обробку документів і дає можливість не вживати словесних найменувань і символів (табл. 3.2).
Таблиця 3.2. Комбінована і нова системи нумерації
У документах заголовок пишеться з малої літери тоді, коли він розташований після назви виду документа, а з великої літери - якщо він передує їй.
спеціалізовані вчені ради
2. Про внесення доповнень до Положення про спеціалізовані вчені ради
Текст заголовка пишеться через 3-4 інтервали.
Розміщується заголовок посередині рядка або в його початку біля лівого поля. Точка після заголовка не ставиться. Не слід писати заголовок у кінці сторінки, якщо немає місця для тексту; краще перенести його на наступну сторінку.
Короткі заголовки пишуться в розбивку, використовуючи спеціальну функцію комп'ютера. наприклад:
Підзаголовки пишуть малими літерами без підкреслень. Відстань між заголовком і підзаголовком має становити 2 рядки, а між підзаголовком і текстом - 3-4. Якщо підзаголовок містить декілька рядків, то вони відділяються одна від одної 1 рядком.
Загальні правила бібліографічного опису Частини, елементи і ділянки опису