MS Word містить набір засобів, що дозволяють формувати структуровані тексти. Іншими словами, розбивати текст на рівні (наприклад: на глави, параграфи і подпораграфи або розділи, підрозділи, статті).
Мал. 1 Створення структури засобами MS Word дає, наприклад, такі бонуси:
- Можливість швидкої навігації по тексту в режимі "Схема документа" (Вид> Схема документа);
- Створення оновлюваного змісту документа.
Для створення структури документа слід для абзацу визначити рівень в структурі документа.
У MS Word існує 10 рівнів тексту - 9 рівнів структури і рівень основного тексту. З кожним з цих рівнів пов'язаний і певний стиль. Наприклад, стиль "Заголовок 1" відповідає рівню 1 в структурі документа, "Заголовок 2" - рівню 2 і так далі. Рівню основного тексту відповідає стиль "Звичайний".
Створити структуру тексту можливо декількома шляхами:
- структурування документа в режимі структури (Вид> Структура)
- використання стилів "Заголовок" соотвествующего рівня (від 1 - 9)
- безпосереднє визначення для абзацу його рівня в структурі
Структурування через режим структури
Рис.2 Але який спосіб перемикання не був би обраний в результаті текст на екрані повинен набути вигляду, подібний зображеному на рис. 2.
Наступним етапом слід визначити для потрібно абзацу потребується рівень в структурі за допомогою поля зі списком "Рівень структури".
Слід пам'ятати, що вищим рівнем в структурі явлется Рівень 1. Всі інші рівні будуть виступати як підлеглі йому.
Якщо в режимі структури двічі клікнути мишкою на піктограму ліворуч від тексту, то будуть приховані (розкрито) все підлеглі блоки.
При цьому способі структурування тексту при зміні рівня структури автоматично зміниться і стиль, призначений для абзацу. Для прикладу: при призначенні абзацу, припустимо, сьомого рівня структури ми в результаті отримаємо не тільки ізменіенія положення абзацу в ієрархії тексту, а й зміна його стилю на "Тема 7"
Даний спосіб, на мій погляд, зручний коли робота починається з визначення структури твору, так як відразу видно залежність між створюваними розділами. Крім того він рекомендується для використання і в довідці по Word.
Структура документа через використання заголовків
Це ще один рекомендований довідкою по Word спосіб створення структури документа.
Він ще простіше, ніж описаний вище метод.
Використовуючи поле зі списком "Стиль", що знаходиться зазвичай на панелі інструментів "Форматування" вибираємо стиль "Заголовок". Номер заголовка показує якого рівня буде форматіруем абзац.
Безпосереднє визначення рівня для абзацу
Це ще один спосіб визначити рівень структури.
Для це потрібно вказати у властивостях абзацу, що він належить до певного рівня.
Рис.3 Вікно властивостей абзацу (рис.3) можна вивести через розділ меню Формат> Абзац. або через контекстне меню (клік правою кнопкою миші).
Вкладка "Відступи та інтервали" містить поле зі списком "Рівень". В останньому і необхідно встановити потрібний рівень для блоку.
При безпосередньому визначенні рівня для абзацу його стиль залишається колишнім - змінюється тільки рівень в ієрархії.
Даний спосіб хороший тим, що дає можливість визначити місце в ієрархії документа для будь-якого блоку з будь-яким стилем, без використання стилів заголовків.
замість висновку
Не залежно від того, який спосіб буде обраний для структурування тексту, головне полягає в тих бонуси, які дає такий підхід до роботи.
Найбільш часто використовуються мною в роботі наступні:
- можливість візуального представлення засобами Word структури документа;
- швидка навігація по блокам використовуючи "Схему документа" (Вид> Схема документа);
- можливість легкого і швидкого створення змісту для документа (яке, до того ж ще й швидко оновлюється :-))