Якщо не відкривається існуюча база даних, при запуску Microsoft Access відкривається діалогове вікно, в якому пропонується створити нову базу даних або відкрити існуючу. Вибір параметра Нова база даних дозволить створити порожню базу даних, в яку потім можуть бути додані таблиці, форми, звіти та інші об'єкти.
Для створення бази даних по запропонованим шаблонами виберіть в цьому діалоговому вікні перемикач Майстри, сторінки і проекти баз даних. натисніть кнопку ОК, а потім двічі клацніть значок відповідного шаблону бази даних у вкладці Бази даних. Вкажіть ім'я та каталог для створюваної бази даних, натисніть кнопку Створити. Якщо при запуску Access відкривається існуючий файл, то на екрані з'являється вікно програми, а всередині нього вікно бази даних.
Одночасно можна працювати тільки з однією базою даних, хоча Access надає можливість імпорту / експорту з іншими базами даних. У процесі роботи у вікні Access можуть бути відкриті вікна різних об'єктів бази даних
Створення бази даних включає кілька етапів:
1) визначення структури бази даних. коли встановлюється які таблиці вона повинна включати і зв'язку між таблицями, з яких полів складається кожна таблиця, які тип і розмір кожного поля. Розмір одного і того ж поля у всіх записах однаковий. Тому він повинен бути достатнім для розміщення вмісту поля в будь-якому записі. У Microsoft Access існує два способи створення таблиці. Для введення власних даних можна створити порожню таблицю. Можна також створити таблицю, використовуючи вже існуючі дані з іншого джерела.
Так як таблиці - об'єкти, які будуть зберігати більшу частину даних програми, підходити до проектування таблиць необхідно з усією ретельністю. Правильна розробка таблиць включає багато аспектів, які гідні глибокого розгляду. Нижче наводяться деякі базові принципи розробки таблиць.
2. Не слід зберігати значення, які можуть бути легко обчислені з існуючих значень. Наприклад, не потрібно зберігати суму всіх позицій товарного замовлення, так як її можна обчислити за допомогою простої формули.
3. Для полів необхідно вибирати відповідний тип даних. Це допоможе зменшити розміри бази даних і збільшить швидкість виконання операцій. При описі поля слід встановлювати для нього тип даних найменшого розміру, що дозволяє зберігати потрібні дані.
4. У кожній створюваній таблиці потрібно намагатися включати стовпець або набір стовпців первинного ключа. Первинні ключі необхідні для встановлення між таблицями відносин один-ко-многим. Крім того, багато баз даних підтримують обмеження по первинному ключу, використовуючи індекс, який може значно підвищувати швидкість пошуку і операцій сортування. У складеному ключі, що включає кілька полів, потрібно використовувати рівно стільки полів, скільки для нього необхідно.
Створити нову таблицю і визначити її структуру можна, вибравши у вікні бази даних у вкладці Таблиці один з варіантів:
або натиснувши кнопку Створити (виконавши команду меню Вставка \ Таблиця). В останньому випадку, на екрані з'являється діалогове вікно, в якому можна вибрати необхідний метод:
Далі за допомогою майстра задається ім'я таблиці, ключове поле і встановлюються зв'язки з іншими таблицями бази даних.
При створенні таблиці шляхом введення даних, введіть дані безпосередньо в з'являється порожню таблицю. При збереженні таблиці Microsoft Access проаналізує дані і автоматично присвоїть кожному полю відповідний тип даних і формат.
Визначення структури нової таблиці при її створенні в режимі Конструктора відбувається у вікні, що має такий вигляд:
Тут для кожного поля вводиться його назву, тип даних, що зберігаються в поле (вибирається зі списку), опис. яке буде виводитися в рядку стану при виборі цього поля в режимі Таблиця, властивості поля.
Розрізняють такі типи даних:
· Текстовий (алфавітно-цифрові дані до 255 символів),
· Поле МЕМО - тексти до 65 535 символів,
· Грошовий з 4 знаками після коми,
· Лічильник - унікальне довге ціле, що генерується Access при створенні кожного нового запису,
· Логічний - поля, що містять тільки одне з двох можливих значень, таких як «Так / Ні», «Істина / Брехня», «On / Off» (1 біт),
· Об'єкт OLE - об'єкти (наприклад, документи Microsoft Word, електронні таблиці Microsoft Excel, малюнки, звуки і інші двійкові дані), створені в інших програмах, що використовують протокол OLE.
· Майстер підстановок - створює поле, що дозволяє вибрати значення з іншої таблиці або зі списку значень, використовуючи поле зі списком. При виборі даного параметра в списку типів даних запускається майстер для автоматичного визначення цього поля.
Властивості полів залежать від обраного типу даних і включають:
· Розмір поля - дана процедура використовується для завдання максимального числа символів, які можуть бути введені в текстове поле, а також для вказівки діапазону і типу числових даних, які дозволяється вводити в числове поле.
§ для Текстового і Мемо типів даних користувач може задати свій формат;
§ для типів Числовий, Грошовий, Лічильник існує стандартний набір форматів (стандартний 12345,678, грошовий 1 234,56 р. Фіксований 1234,56, з роздільниками тисяч 1 234,56, процентний 20%, експоненціальне);
§ для логічного типу Так / Ні, Істина / Брехня, вмикання / вимикання;
· Число десяткових знаків;
· Маска введення. яка буде видна при введенні даних в це поле, наприклад для дати (__.__.__);
· Підпис поля - більш описову назву поля, яке буде виводиться в формах і звітах;
· Значення. яке виводиться в поле за замовчуванням;
· Умова на значення. наприклад, <100 означает, что значение поля должно быть меньше 100;
· Повідомлення про помилку виводиться на екран, коли вводиться значення не задовольняє умові на значення;
· Обов'язкове поле - визначає обов'язковість введення даних
· Порожні рядки - введення порожнього рядка шляхом введення пари прямих лапок ( "") означає «відомо, що значення відсутній».
· Індексовані поле визначає побудову для поля індексу.
Міць реляційних баз даних полягає в тому, що з їх допомогою можна швидко знайти і зв'язати дані з різних таблиць за допомогою запитів; форм і звітів. Для цього кожна таблиця повинна містити одне або кілька полів, однозначно ідентифікують кожен запис в таблиці. Ці поля називаються ключовими полями таблиці. Якщо для таблиці позначені ключові поля, то процесор бази даних (в Access - Microsoft Jet) запобігає дублюванню або введення порожніх значень в ключове поле.