При роботі з базами даних необхідно використовувати іменовані блоки.
Як іменованого блоку можуть виступати довідкова таблиця або її частини (окремі блоки, осередки).
Довідкові дані розміщують на окремому робочому аркуші і привласнюють їм імена. Вони використовуються для створення списків, автоматичного перенесення даних з довідників в таблицю вихідних даних.
Якщо на робочому аркуші розміщуються кілька довідкових таблиць, то слід відокремлювати їх хоча б одним рядком і одним стовпцем.
Правила присвоєння імен блокам і осередкам:
ім'я повинно починатися з літери;
в імені блоку можуть використовуватися тільки літери, цифри, зворотна коса риска і символ підкреслення (_) замість пробілу;
не можна використовувати імена, які можуть бути зрозумілі, як посилання на комірки;
в якості імен можуть використовуватися поодинокі літери за винятком R і C.
Практичне завдання Частина I. Підготовка даних.
Назвати перший лист робочої книги Довідники.
В осередках А1: С9 листа Довідник створити і оформити таблицю.
Присвоєння імен блокам
Присвоїти імена блокам осередків: Код_зак (блок осередків А3: А9),
Створити наведену нижче таблицю, використовуючи необхідні елементи форматування.
Виділити блок осередків А3: А9. якому задати ім'я Код_зак. Для цього виконати: в меню Формули, розділ Певні імена відкрити список: Присвоїти ім'я і вибрати Присвоїти ім'я.
У вікні Створення імені ввести ім'я Код_зак. натиснути ОК.
На цьому ж аркуші в клітинку A12 помістимо значення = 10%
Осередку, що містить значення 10%. присвоїти ім'я Пеня.
Можна скористатися і більш простим способом завдання імен:
прямо в це вікно можна ввести ім'я для виділеного блоку або комірки.
Для переходу до іменованого діапазону вибрати його ім'я в списку.
Поставити курсор в вільну комірку. Натиснути клавішу F3. З'являється вікно Вставка імені з переліком створених іменованих блоків і осередків.
Створення і ведення бази даних.
Таблиця - це один із способів організації бази даних на робочому аркуші. Перш ніж створювати базу, треба ретельно продумати її структуру і визначити, які дані включити в неї. Створення таблиці потрібно починати з формування заголовків стовпців. Символи шрифту, використовувані в заголовках повинні мати накреслення відмінні від тих, які використовувалися для даних усередині таблиці (наприклад, курсив або напівжирний). Якщо заголовки оформлені по-іншому, програма автоматично визначає, що вводиться таблиця. При створенні таблиці на робочому аркуші EXCEL необхідно виконати наступні правила:
таблицю бази даних рекомендується поміщати на одному робочому аркуші;
слід відокремлювати таблицю від інших даних (умови, коефіцієнти) на аркуші хоча б одним рядком і одним стовпцем;
імена стовпців повинні розташовуватися в першому рядку таблиці.
кожен стовпець в таблиці повинен містити в усіх рядках однотипні дані (текстові або числові і ін.);
не слід вводити додаткові пробіли на початку осередків при введенні даних, оскільки вони впливають на сортування і пошук;
в якості іменованого блоку можуть виступати як цілі таблиці, так і її частини - окремі стовпці, блоки, осередки.