У яких же випадках вигідніше створювати свій відділ зі зв'язків з громадськістю, а в яких - наймати консультанта з боку?
Аргументи на користь послуг агентства:
-співробітники PR-агентств, як правило, мають великий і різноманітніший досвід роботи;
-вони незалежні і тому їх поради і рекомендації вважаються більш об'єктивними.
Якщо фірму не влаштовує робота агентства, вона завжди може розірвати з ним контракт.
Аргументи на користь створення власного відділу зі зв'язків з громадськістю:
-власні співробітники більш інформовані і більш зацікавлені в успіху;
-рішення приймаються набагато оперативніше;
-маючи постійних радників, фірма позбудеться від проблем, пов'язаних з плинністю кадрів, що спостерігається в агентствах.
Вибір між створенням власного відділу зі зв'язків з громадськістю та обігом до послуг PR агентства залежить від розмірів організації і її цілей.
Якщо потрібно отримати окремі рекомендації, краще користуватися послугами консультанта; це стосується, зокрема, невеликих фірм і організацій.
У разі необхідності безперервної роботи щодо підтримання та поліпшення іміджу доцільніше мати власну службу PR (особливо транснаціональних корпорацій, політичних партій і державним структурам).
Мета роботи і повноваження органу (відділу) по зв'язках з громадськістю
Незалежно від розміру, місця розташування та інших характеристик органу (відділу) по зв'язках з громадськістю, створеного в структурі організації, кінцевий результат його діяльності повинен бути один: сформувати, зміцнити, підтримати імідж, вигідний для організації.
Однак, в кожен певний момент часу мета роботи відділу зі зв'язків з громадськістю буде цілком конкретною. Наприклад, розробити і впровадити план контактів організації (політичної, урядової, комерційної) з громадськістю, які допоможуть організації домогтися максимального успіху в своїй сфері діяльності і реалізувати її "корисливі" інтереси, такі, як:
-вийти з кризи у відносинах з інвесторами та партнерами;
-відновити "чесне обличчя" фірми в очах споживача і збільшити збут продукції;
-виграти вибори в органи влади та інше.
Щоб відділ зі зв'язків з громадськістю міг виконувати свою основну функцію, йому повинні бути надані следующіеполномочія:
1. Інформаційна робота
2.Менеджмент всередині організації
· Прогнозувати конфлікти всередині організації та запобігати їм. · Складати частину бізнес-плану організації, яка стосується ПР. · Навчати співробітників організації правилам інформаційної роботи та спілкування із засобами масової інформації, особливо в кризовій ситуації.
· Вивчати громадську думку з певних проблем, а також щодо іміджу своєї організації. · Проводити різні соціологічні дослідження і за їх результатами давати поради керівництву організації. Визначати стан справ в ЗМІ в кожен конкретний період часу.
Тут перераховані лише основні, типові повноваження працівників відділу зі зв'язків з громадськістю. У реальному житті вони можуть бути розширені або скорочені в залежності від діючого законодавства, рівня роботи організації (в державному масштабі або міжнародному), традицій, внутрішнього розпорядку самої організації і т.п.
Структура органу (відділу) по зв'язках з громадськістю
Слід підкреслити, що визначення структури органу зі зв'язків з громадськістю - справа надзвичайно тонка, індивідуальне, що представляє широке поле для творчості.
Основна структурна схема проста: керівник відділу і кілька секторів, очолюваних відповідними керівниками.
На сектора розбивають відділи по зв'язках з громадськістю в великих організаціях, але все залежить, перш за все, від особистісного чинника і традицій організації. Зазвичай виділяють:
-сектор преси (прес-службу) на чолі з прес-секретарем (це - головний сектор, який займається вивченням громадської думки з публікацій у ЗМІ та його формуванням за допомогою публікацій в ЗМІ);
-сектор публікацій і тиражування;
-сектор обліку та звітності;
-сектор пропаганди і агітації, який займається створенням і розповсюдженням аудіовізуальної інформації (кінофільми, виставки), розробкою видовищних заходів і т. д.
У державних установах типу міністерств і відомств ці підрозділи можуть називатися по-різному: прес-служба, управління інформації, центр громадських зв'язків, прес-центр, мобільні інформаційні центри і т.д. У них, як правило, існує управлінське ядро (начальник, його заступники, канцелярія, приймальня і т.д.) і кілька відділів:
-відділ зі зв'язків з телебаченням, який зазвичай складається з групи технічного обслуговування і групи тележурналістів;
-відділ зі зв'язків з радіомовленням, що складається з групи технічного обслуговування і групи радіожурналістів;
-прес-центр, в який може входити група журналістів, закріплених за різними газетами, і група фоторепортерів;
У деяких організаціях існує окремий науково-дослідний відділ (сектор).
Відомості про приблизний чисельному і професійному складі співробітників PR-підприємства
Дьомін Ю.М. в роботі «Бізнес-PR», виділяє такі можливі посади в структурі PR-агентства або великого PR-відділу організації: