при плаванні з лоцманом: час прибуття / вибуття лоцмана, його прізвище та ініціали;
при проводці за допомогою буксирів: прибуття / відхід буксирів, їх назви, схема буксирування;
при постановці судна на якір після віддачі якоря записуються координати місця віддачі якоря, причина постановки на якір, який якір і скільки змичок якір-ланцюга віддано, виміряна глибина моря під кілем судна, лінії положення для контролю дрейфу і готовність суднової енергетичної установки;
при постановці до причалу записуються назва або номер причалу, борт швартування, які, скільки, як і куди заведені швартови, віддані чи якоря, осадка судна носом і кормою;
при плаванні в штормових умовах записуються максимальний кут крену і період качки, дії щодо забезпечення схоронності вантажу, заливання палуби і удари хвиль, якщо вони мали місце;
в разі народження на судні дитини записуються прізвище, ім'я та по батькові матері, стать дитини;
в разі смерті на судні записуються прізвище, ім'я та по батькові померлого, причина смерті, коли і кому передано тіло померлого або координати місця, де це тіло віддане морю;
у разі нещасного випадку на борту докладно записуються причини і обставини нещасного випадку;
в разі надання допомоги людям, які зазнали лиха поза судна, докладно записуються причини і обставини надання допомоги;
в разі ненадання допомоги людям, які зазнали лиха поза судна, докладно записуються причини і обставини ненадання допомоги;
при посвідченні заповітів записуються прізвище, ім'я та по батькові заповідача, дата складання заповіту;
при виході судна в рейс записуються число членів екіпажу і пасажирів, запаси палива і води, осадка носом і кормою, кількість і рід вантажу, готовність рульового пристрою, загальна готовність до виходу в рейс;
при передачі командування судном записуються факт передачі і вступу в командування із зазначенням імені, по батькові та прізвища капітана, що приймає командування судном. Запис скріплюється підписами здає і приймає капітанів.
Інструкція щодо заповнення:
1. Судновий журнал ведеться вахтовим помічником капітана або капітаном судна (далі - капітан) під час несення ним вахти. Особа командного складу, яка внесла запис, має право змінювати і доповнювати її. У разі ведення суднового журналу вахтовим помічником капітана капітан має право тільки доповнювати відповідний запис.
2. Капітан контролює записи в судновому журналі і засвідчує їх підписом в кінці кожної сторінки.
3. Судновий журнал заповнюється протягом вахти в момент здійснення події або відразу після нього.
4. Записи в судновому журналі виробляються темним чорнилом (пастою).
5. Записи кожної доби починаються з нової сторінки.
6. Вахтовий помічник капітана скріплює свої записи підписом із зазначенням посади, використовуючи скорочення: старший помічник капітана - СПКМ, другий помічник капітана - 2ПКМ, третій помічник капітана - 3ПКМ і т.п. Капітан в разі несення їм вахти використовує скорочення - КМ.
7. Незаповнені протягом завершилися доби рядки прокреслюються знаком "Z".
8. У разі внесення в судновий журнал помилкового запису виправлення виконуються наступним чином.
Текст, який підлягає зміні, закреслюється тонкою рисою, щоб його можна було прочитати, і полягає в дужки. Якщо помилка помічена під час здійснення запису, правильний текст пишеться відразу ж після дужки. В інших випадках за дужкою або в разі пропуску за словом, після якого потрібно додати текст, ставиться цифровий знак виноски з наскрізною нумерацією для кожної сторінки. При виправленні і / або доповнення використовуються фрази "записано помилково", якщо закреслений текст не потрібно замінювати іншим, "читати" і далі вірний текст, "доповнення" і далі вірний текст.
Виправлення і / або доповнення тексту записується безпосередньо після останньої наявної в судновому журналі в період поточної доби записи, передує цифровим знаком виноски і скріплюється підписом особи, який зробив виправлення або доповнення.
Якщо виправлення або доповнення відносяться до попередніх сторінок, то перед ними після розміщення виносок вказується номер сторінки суднового журналу.
9. При заповненні суднового журналу використовуються наступні символи і скорочення: