Сучасні технології бізнесу характеризуються високою динамічністю, пов'язаною з постійно мінливих потреб ринку. У цих умовах в менеджменті підприємств відбувається зміщення акцентів з управління використанням окремих ресурсів на організацію динамічних бізнес-процесів.
Під бізнес-процесом (БП) будемо розуміти сукупність взаємопов'язаних операцій (робіт) з виготовлення готової продукції або виконання послуг на основі споживання ресурсів. Управління бізнес-процесами націлене на виконання якісного обслуговування споживачів (клієнтів). При цьому в ході управління бізнес-процесами все матеріальні, фінансові та інформаційні потоки розглядаються у взаємодії (рис.1).
Менеджмент бізнес-процесів зародився ще в рамках концепцій загального управління якістю і безперервного поліпшення процесів. згідно з якими передбачається наскрізне управління бізнес-процесом, як єдиним цілим, який виконується взаємопов'язаними підрозділами підприємства (компанії), наприклад, від моменту надходження замовлення клієнта до моменту його реалізації.
Управління бізнес-процесами доцільно розглядати і на рівні взаємодії різних підприємств, коли потрібно координація діяльності підприємств-партнерів в потоках руху товару або в логістичних процесах.
Логістика породила методи організації поставок за принципом «Точно в термін». реалізація яких немислима без управління бізнес-процесами, як єдиним цілим.
В якості основних бізнес-процесів підприємства найчастіше виділяють наступні:
1. Процеси руху товару (логістики), пов'язані з основною діяльністю підприємства - випуском продукції і обслуговуванням кінцевих споживачів:
2. Процеси підготовки виробництва, націлені на планування діяльності підприємства з позиції задоволення потреб потенційних споживачів і виведення на ринок нових продуктів і послуг - дослідження ринку (маркетинг), стратегічне планування виробництва, конструкторська і технологічна підготовка виробництва (спеціальні види робіт).
Революцію в управління бізнес-процесами внесли досягнення в області сучасних інформаційних технологій, які дають можливість проведення інжинірингу та реінжинірингу бізнес-процесів.
- ► Матеріальні і фінансові потоки
- - -► Інформаційні потоки
Рис.1 Структура бізнес-процесу
Згідно з визначенням М. Хаммера і Д.Чемпі реінжінірінгбізнес-процесів (BPR - Business process reengineering) визначається, як «фундаментальне переосмислення і радикальне перепроектування бізнес-процесів (БП) для досягнення корінних поліпшень в основних показниках діяльності підприємства».
Цельюреінжінірінгабізнес-процесів (РБП) є цілісне і системне моделювання та реорганізація матеріальних, фінансових та інформаційних потоків, спрямована на спрощення організаційної структури, перерозподіл і мінімізацію використання різних ресурсів, скорочення термінів реалізації потреб клієнтів, підвищення якості їх обслуговування.
Інжінірінгбізнес-процесів включає в себе реінжиніринг бізнес-процесів, що проводиться з певною періодичністю, наприклад, один раз в 5-7 років, і подальше безперервне поліпшення бізнес-процесів шляхом їх адаптації до мінливого зовнішнього середовища.
Для компаній з високим ступенем оновлення бізнесу, реінжиніринг бізнес-процесів забезпечує вирішення наступних завдань:
1. Визначення оптимальної послідовності виконуваних функцій, яке призводить до скорочення тривалості циклу виготовлення і продажу товарів і послуг, обслуговування клієнтів, наслідком чого служить підвищення оборотності капіталу і зростання всіх економічних показників фірми.
2. Оптимізація використання ресурсів в різних бізнес-процесах, в результаті якої мінімізуються витрати виробництва та обігу євро і забезпечується оптимальне поєднання різних видів діяльності.
3. Побудова адаптивних бізнес-процесів, націлених на швидку адаптацію до змін потреб кінцевих споживачів продукції, виробничих технологій, поведінки конкурентів на ринку і, отже, підвищення якості обслуговування клієнтів в умовах динамічності зовнішнього середовища.
4. Визначення раціональних схем взаємодії з партнерами і клієнтами, і як наслідок, зростання прибутку, оптимізація фінансових потоків.
Особливості бізнес-процесів, для яких проводиться реінжиніринг:
1. Диверсифікація товарів і послуг (орієнтація на різні сегменти ринку), що викликає різноманіття бізнес-процесів.
2. Робота за індивідуальними замовленнями, що вимагає високу ступінь адаптації базового бізнес-процесу до потреб клієнта.
3. Впровадження нових технологій (інноваційних проектів), які охоплюють усі основні бізнес-процеси підприємства.
4. Різноманіття кооперативних зв'язків з партнерами підприємства і постачальниками матеріалів, що обумовлюють альтернативність побудови бізнес-процесу.
Реінжиніринг бізнес-процесів виконується на основі застосування інженерних методів і сучасних програмних інструментальних засобів моделювання бізнес-процесів спільними командами фахівців компанії і консалтингової фірми.
Відповідно до визначення Є.Г. Ойхмана і Е.В. Попова: «Реінжиніринг бізнесу передбачає новий спосіб мислення -погляд на побудову компанії як на інженерну діяльність. Компанія або бізнес розглядається як щось, що може бути
побудовано, спроектовано або перепроектувати відповідно до інженерними принципами ».
Найважливішими принципами реінжинірингу бізнес-процессовявляются:
1. Кілька робочих процедур поєднуються в одну - "горизонтальне стиснення процесу". Наслідок - багатофункціональність робочих місць.
2. Виконавці приймають самостійні рішення - "вертикальне стискання процесу". Наслідок - підвищення відповідальності, зацікавленості в результатах своєї праці працівника.
3. Кроки процесу виконуються в природному порядку - "розпаралеленого процесу". Робота виконується в тому місці, де це доцільно.
4. Багатоваріантність виконання процесу, підвищення адаптивності процесу до зміни зовнішнього середовища.
5. Зменшується кількість перевірок, мінімізується кількість погоджень.
6. «Уповноважений менеджер» забезпечує єдину точку контакту з клієнтом.
7. Переважає змішаний централізовано-децентралізований підхід. Наслідок - делегування повноважень за принципом «зверху-вниз»
Основними умовами успіху реінжинірингу бізнес-процесів є:
1. Точність розуміння завдання керівництвом компанії. Прихильність керівництва компанії цілям реінжинірингу - контроль з боку вищих керівників.
2. Мотивація співробітників компанії, націленість на зростання, розширення діяльності фірми, слід проводити чергові та творчого характеру праці персоналу.
3. Добре поставлене управління діяльністю компаній, здатність власними силами при залученні консультантів виконати РБП.
4. Тверда методологічна основа при проведенні РБП, використання досвіду реорганізації підприємств і використання сучасних інформаційних технологій.
Організаційна структура підприємства на основі управління
Традиційна структура управління підприємством є ієрархічною і включає в себе безліч функціональних (ресурсних) підрозділів (відділ збуту, відділ матеріально-технічного забезпечення, виробничий відділ, фінансовий відділ і т.д.), які займаються ресурсним забезпеченням господарської діяльності.
Суть змін в організаційній структурі полягає в тому, що на додаток до функціональним підрозділам для реалізації і управління бізнес-процесами створюються спеціальні процессниеподразделенія. які відповідають певним видам діяльності, що істотно відрізняються один від одного.
Наприклад, можуть бути виділені процесні підрозділи, відповідні виробництва за індивідуальними замовленнями і масового виробництва, випуску продукції широкого вжитку і промислового призначення, виробництва готових виробів і сервісного обслуговування і т.д. Таким чином, організаційна структура стає матричної згідно з якою ресурсні підрозділи відповідальні за підтримання ресурсів в працездатному стані (закупівля та ремонт обладнання, підбір і підготовка кадрів), а процесні підрозділ за виконання робіт, пов'язаних з реалізацією потреб клієнтів.
Процесні підрозділи, очолювані адміністраторами процесів. орендують ресурси у функціональних підрозділів, очолюваних адміністраторами ресурсів. для виконання конкретних реалізацій (примірників) процесів.
Для виконання цих примірників процесів створюються під управлінням менеджерів процесів тимчасові наскрізні команди (бригади, робочі групи) з працівників, що виділяються функціональними підрозділами. Причому працівники знаходиться в подвійному підпорядкуванні: постійно функціональному підрозділу і оперативно командам конкретних бізнес-процесів. При цьому укладається тристоронній договір між працівником, адміністратором функціонального підрозділу і адміністратором процесу, таким чином, ресурсне підрозділ несе відповідальність за якість виконання процесу його працівником.
Найбільш широко матричні організаційні структури використовуються в проектних організаціях і на підприємствах з високою диверсифікацією (різноманітністю) бізнес-процесів.
Мал. 2. Матрична структура підприємства
Результатом проведення бізнес-реінжинірингу стало спрощення процесу управління (на порядок зменшилася кількість управлінських процедур), скоротилися витрати на узгодження управлінських рішень, і як наслідок різке зростання продуктивності праці, підвищення якості та зниження собівартості готового продукту. Груповий принцип роботи використовується і в інших компаніях. Наприклад, в компанії MicroSoft вся діяльність розбита по проектам, відповідним окремим видам програмних продуктів, в кожному проекті зайняті робочі групи по 10 чоловік.