Даний документ досить часто запитують інспектора праці та податкові організації. З нього вони бачать, чи були порушення в бік співробітників, наприклад, не переробляють чи ті зайві години. Якщо перевірка виявить якісь неточності або факт експлуатації праці, директор може потрапити під штрафні санкції в розмірі від 1000 до 5000 рублів, а великі компанії - до 50 тисяч рублів (ст.52.7 КоАП РФ).
Як скласти табель обліку робочого часу
Для таких документів законодавством прописані дві уніфіковані форми. Їх законність підтверджує постанову Держкомстату РФ від 01.05.04 під номером.
- Форма № Т-12 використовується для заповнення кадрових документів, а також табеля, вручну.
- Форма № Т-13 створена для організацій, які використовують автоматичну обробку даних. Після того, як вона буде заповнена, її слід роздрукувати і проставити "живі" підписи відповідальних осіб.
Однак подібний табель обліку робочого часу можна написати і вільній формі (згідно з листом Роструда від 14.02.13 №ПГ / 1487-6 1). Зовсім не обов'язково використовувати зазначені вище типові бланки. Ви можете брати їх як основу, і вносити в свій документ деякі коригування: спрощувати і допрацьовувати під себе.
Основні принципи заповнення
- Заповнює обов'язково повинен вказати скільки днів і годин працівник провів на своєму робочому місці. Тут же вказуються причини відгулів і пропусків, якщо такі були. Кожна така причина має свій код, який прописаний в формі Т-12. Ці ж коди використовуються і в електронній формі бланка Т-13.
- Табель обліку робочого часу може заповнювати тільки уповноважена особа, після цього бланки повинен підписати керівник структурного підрозділу і працівник, який відповідальний за кадровий облік. Заповнюється документ щомісяця. Після того, як лист підпишуть, його слід передати в бухгалтерію (згідно абз. 2 розділу 2 вказівок, затв. Постановою Держкомстату Росії від 05.01.04 №1).
- Якщо компанія встановлює додаткові вихідні дні, їх також слід прописати в табелі за особливими правилами. А робочі дні в свята відзначаються спеціально придуманими кодами.
Завантажити форми і бланк з прикладом заповнення
Код урахування вихідних днів в документі може бути різним. Він залежить від того як організація оплачує ці дні і на якій підставі вони взагалі надаються.
1 варіант. Співробітники отримують додатковий вихідний день. а компанія зменшує на них норму робочого часу на місяць. Якщо вибирається знижена норма, то працівники отримують повний оклад і ці дні не оплачуються компанією. Для таких днів у табелі відведено код B.
2 варіант. Співробітники йдуть на вихідний, а компанія оплачує ці дні за середнім. Виходить, що за відпрацьовані дні працівники отримують зарплату, а за додатково оплачувані вихідні - середній оклад. Для такого випадку в табелі передбачений код ОВ.
Робота в свята
Якщо людина виходить і відпрацьовує святкові дні, йому за це покладено подвійний оклад або ж доплата за ординарної ставкою понад оклад і ще один день відпочинку (согл. Ст. 153 ТК РФ). У табелі такі дні слід відзначати кодом РВ. Причому цей код підходить як для подвійний, так і одинарної оплати.
Коли співробітник вибирає додатковий вихідний день за той, що відпрацював в свята, його треба відзначити кодом НВ.
на відрядження дні
Якщо було видано указ і робочий день відноситься до командировочному, то в табелі його, як правило, відзначають літерним кодом "К" або цифровим "06". Як тільки співробітник виходить на роботу, в бланку потрібно проставити літерний код "Я" або цифровий "01".
Скільки зберігається табель
Податок на прибутки
На підставі цього документа, підприємство нараховує зарплату своїм співробітникам. Під час податкових перевірок компанія повинна надати достовірні дані про кількість відпрацьованих днів і годин кожного співробітника, щоб підтвердилася правильність виплат.
Якщо будуть виявлені порушення, то сума податку на прибуток, зазначена в звітах, виявиться невірною, а це вже тягне за собою накладення штрафних санкцій.
Коли відбувається утримання ПДФО з заробітку працівника, організація повинна з'ясувати, чи є ця людина податковим резидентом РФ для того, щоб використовувати при розрахунку вірну податкову ставку. Саме табель обліку робочого часу зможе підтвердити фактичне перебування працівника на території країни.
Особливо повинні враховувати дану особливість ті роботодавці, які відправляють своїх співробітників у відрядження до Білорусі, тому що при перетині кордону, в паспорті громадянина не роблять ніяких відміток.
Якщо виникне спірна ситуація з податківцями, то компанія зможе довести, що застосувала вірну ставку, втримала і нарахувала ПДФО в повному розмірі.
посібники ФСС
Якщо табель обліку робочого часу буде неправильно заповнений, то розрахункова група Фонду соцстраху не зможе зарахувати компанії витрати по лікарняним листком, тому що не можна буде офіційно підтвердити кількість відпрацьованих днів, які вкрай важливі при розрахунку витрат на пальне.
Помітили помилку на сайті? Виділіть її та натисніть Ctrl + Enter