У сучасному діловому світі існують певні правила ведення діловодства та оформлення службових документів. Коли ви складаєте службовий документ, одне з основних вимог до його тексту - лаконічність, обсяг листи, службової записки, факсу не повинен перевищувати однієї сторінки формату А4. Складаючи текст службового документа. уникайте зайвих подробиць і повторень, складні речення розбивайте на більш короткі і зрозумілі. Обсяг таких службових документів, як контракт і договір, не обмежується.
При оформленні службового документа враховуйте, що текст повинен складатися з двох основних частин:
1. введення, що містить підстави для складання даного документа;
2. основна частина з пропозиціями, претензіями, умовами, варіантами вирішення обговорюваного питання.
Розділи, пункти, підпункти є основними частинами об'ємних текстів і нумеруються арабськими цифрами. Зверніть увагу, що абзаци всередині підпунктів нумерувати не потрібно.
Текст службового документа може бути представлений у вигляді таблиці (фінансовий звіт і т. Д.), Анкети (інформація, заснована на певному наборі показників), форми встановленого зразка (контракт і т. Д.)
Застосовувані в організаціях бланки з трафаретними текстами значно спрощують процес складання службового документа і скорочують час документообігу за рахунок виключення процесу редагування.
У розпорядчих документах текст може складатися від першої особи єдиного ( «наказую», «прошу») або множини ( «пропонуємо»), а також від третьої особи однини. Допускається застосування виразно-особистих і безособових пропозицій ( «запропоновану кошторис затвердити»), віддієслівних іменників ( «в зв'язку з розширенням», «за домовленістю» і т. Д.)
Детально з вимогами до службових документів можна ознайомитися на спеціалізованих сайтах, що містять шаблони і зразки заповнення різних бланків і форм.
Набираємо в пошуковику потрібний запит, знаходимо текст службового документа - вчимося оформляти і відчуваємо себе в цьому впевнено.