Велике значення має також стилістика мовлення ділової документа. В офіційних документах застосовується офіційно-діловий стиль. Офіційно-діловий стиль - це функціональна різновид мови, вживана в сфері офіційно-ділових відносин і управління. [3]
Основні вимоги, що пред'являються до офіційно-ділового стилю
Розглянемо основні вимоги, що пред'являються до офіційно-ділового стилю ділових документів:
1. Стандартизація викладу. заснована на використанні великої кількості термінів, оборотів, мовних формул, яка охоплює всі рівні мови - лексику, морфологію, синтаксис. Стандартизація ділового мовлення значно підвищує інформативність документів, сприяє їх розумінню та оптимізації документообігу в цілому.
2. Нейтральний тон викладу - норма офіційного ділового спілкування, яка проявляється в максимально строгому і стриманому характері викладу. Нейтральний тон виключає можливість вживання емоційно забарвлених мовних засобів, особистісних і суб'єктивних суджень і оцінок.
3. Ясність, точність, визначеність, однозначність і одноманітність формулювань. Досягаються, в основному, за рахунок правильності композиційної структури тексту, логічності, продуманості і чіткості формулювань, відсутність образних виразів.
5. Використання мовних формул - стійких (шаблонних) оборотів, що застосовуються в незмінному вигляді. Крім вираження типового змісту вони нерідко виступають як юридично значимі компоненти тексту, без яких документ не може мати достатню юридичну силу. Приклади часто використовуваних мовних формул:
- Повідомляємо, що в період з ... по ...;
- Повідомляємо, що за станом на ...;
- Направляємо Вам узгоджений ...;
- Просимо Вас розглянути питання про ...;
- Перевіркою встановлено, що ...;
- У зв'язку з відсутністю фінансової допомоги ...;
- У зв'язку зі складною економічною ситуацією ...;
- Відповідно до Вашим листом ...;
- У порядку проведення спільної роботи ...;
- Відповідно до протоколу ...;
- На підтвердження домовленості ...;
- Гарантуємо повернення кредиту в сумі ...;
- Оплату гарантуємо …;
- Контроль за виконанням покладається на ...;
- Направляємо на розгляд і затвердження ... [3]
7. Застосування лексичних і графічних скорочень. Розрізняють два основних види скорочення слів:
- Лексичні скорочення (абревіатури) - скорочення, утворені з перших літер слів (слів, що входять в словосполучення) і вимовлені при читанні у скороченій, а не повній формі. Наприклад: СНД, ТОВ, МНС, ГОСТ, ГУМ, головбух, педінститут, спецназ і ін.
- Якщо при читанні скорочення вимовляється в повній формі (наприклад: тобто - «тобто», а не «ті»), то це графічне скорочення. утворене урізанням слів і позначене точками, косою рисою, дефісом. Наприклад: млн. Млрд. Км. кв. м. п / п, ю.-в. та ін.
У ділових документах допускається використання тільки офіційно прийнятих скорочень, позначень і термінів, які закріплені в ГОСТах і «Словнику скорочень російської мови» (за ред. Д.М. Алексєєва). Приклади часто зустрічаються загальноприйнятих скорочень представлені в таблиці 1.
Таблиця 1 - Загальноприйняті скорочення, використовувані в текстах ділових документів
8. Використання конструкцій з послідовним підпорядкуванням слів в родовому і орудному відмінку. наприклад:
- Пропоновані Вами варіанти рішень питання про реконструкцію систем опалення житлових будинків і адміністративних будівель.
- Повністю розділяємо необхідність обговорення конкретних питань подальшої співпраці.
- Згідно зі штатним розкладом ...
9. Вживання словосполучень з віддієслівним іменниками із значенням дії, наприклад:
- про надання відпустки ...;
- висування кандидатів ...;
- ... встановленням довгострокових відносин.
10. Простота викладу полягає в переважному вживанні простих коротких пропозицій. Слід уникати великої кількості причетних і дієприкметникових оборотів, віддавати перевагу прямому порядку слів у реченні - підмет передує присудок, визначення стоїть перед визначеним словом, а вступне слово знаходяться на початку пропозиції.
Інші статті на цю тему:
Список використаних джерел