Розділ 2. Теорія формування бібліотечного фонду.
Розуміння сутності і закономірностей існування документного фонду як суспільного явища необхідно, перш за все, для того, щоб свідомо і цілеспрямовано його формувати.
Формування документного фонду - це діяльність по створенню, постійному розвитку і підтримці документного фонду в працездатному стані.
Термін «формування бібліотечного фонду», який об'єднав в єдину діяльність всі види робіт, пов'язані з фондом, був введений в кінці 1960-х рр. Ю. В. Григор'євим. Поява даного терміна мало революційне значення для теорії і практики фондознавство. Раніше розроблялися теорії і методики окремих процесів, пов'язаних з фондообразованіе, комплектуванням, зберіганням, обліком фонду і т. Д. Об'єднання всіх цих процесів під єдиним терміном «формування фонду» допомогло перейти від приватного розуміння до узагальнення, розгляду цілісного процесу створення і розвитку фонду, що і підготувало ґрунт для системного погляду на документний фонд. З появою узагальнюючого терміна стало ясно, що кожен з процесів формування фонду розвивається не сам по собі, в відповідно до своїх власних цілей і завдань, а в загальному руслі функціонування документного фонду, заради його загальносистемної мети. Наприклад, процес зберігання фонду має на меті зберегти цілісність документів, отже, для досягнення цієї мети необхідно документи видавати якомога рідше, тому що при використанні вони швидше зношуються і частіше губляться. Якщо ж до розуміння процесу зберігання підходити з точки зору загальносистемної мети і розглядати його як частину діяльності по формуванню документного фонду, то він набуває нового сенсу. У новому розумінні зберігати документи необхідно для того, щоб видавати за запитом користувачів, тому що повне та оперативне задоволення інформаційних запитів неможливо, якщо не забезпечено збереження документів.
Таким чином, з впровадженням терміна «формування документного фонду» змінилася ідеологія, парадигма всіх процесів фондообразованія.
Приступаючи до вивчення діяльності по формуванню документного фонду, слід знати її принципи. Під «принципом» розуміється основне вихідне положення вчення або теорії, керівна ідея, основне правило діяльності. Іншими словами, в принципах відбиваються першопричини, основні засади, на яких побудована діяльність по формуванню документного фонду.
Найбільш послідовний підхід до виявлення принципів формування документного фонду, заснований на сучасному баченні документного фонду як системи, використовує Ю. М. Столяров. Він виділяє чотири принципи формування документного фонду:
Принцип селективності (лат. Selectio - вибір, відбір) є в даний час вихідним, сутнісним принципом, на якому базуються всі інші. Відбір - це виявлення документів з документного потоку або масиву за деяким критерієм цінності. Ідея «відбору» в фондознавство з'являється тільки в XX ст. З точки зору бібліотекарів, архівістів і музейних хранителів минулих століть, документний фонд тільки тоді має цінність, коли в ньому зібрані всі можливі друковані видання, рукописи і артефакти. Однак в середині XX в. обсяги виробництва документів стали збільшуватися в геометричній прогресії, тому зібрати всі видання в одному фонді стало практично неможливо через об'єктивні обмежень - нестачі площ, фінансових коштів і ін. Одночасно було поставлено питання про доцільність збирання в кожному фонді всіх документів. Суть принципу селективності полягає в тому, що при формуванні документного фонду слід включати не всі документи, наявні в суспільстві, а тільки кращі з них.
Принцип конгруентності (від лат. Congruens - відповідний, співпадаючий) уточнює спрямованість відбору документів: до фонду слід відбирати тільки ті документи, які відповідають завданням, що розв'язуються суспільством в даний момент часу. Якщо фонд не відповідає на сучасні запити, він втрачає свою цінність, позбавляється сенсу, стає непотрібним. Наприклад, ще кілька десятиліть тому в нашій країні головною метою суспільства, своєрідною національною ідеєю проголошувалося будівництво комунізму, відповідно всі документні фонди відображали ці проблеми. З початком епохи «перебудови» потрібні були інші ідеї, інша інформація. У міру формування ринкової економіки стали з'являтися зовсім інші запити користувачів, слідом за ними документні фонди стали оновлюватися іншими документами, а документи, що містять, «застарілі» ідеї, були виключені з більшості документних фондів.
З іншого боку, очевидно, що запити жителів невеликого селища і жителів мегаполісу будуть відрізнятися один від одного. Відповідно відрізняються інформаційні потреби службовців банку і фахівців металургійного комбінату, а також освітні запити школярів та студентів різних вузів. Принцип конгруентності орієнтує склад документного фонду на задоволення тих запитів, які будуть надходити від споживачів, виключаючи з нього всі ті документи, які не будуть затребувані в даному фонді.
Профілювання документних фондів означає їх спеціалізацію, свідоме обмеження тематики та інших параметрів фонду в залежності від поставлених завдань. Профілювання - це спроби звузити межі відбору, з тим щоб документний фонд максимально глибоко забезпечував задоволення запитів певної спрямованості. В основі профілю документного фонду зазвичай лежать інформаційні потреби певної групи людей, що випливають з будь-якої їх діяльності. Наприклад, обласна науково-медична бібліотека і бібліотека медичної академії мають профіль, подібний за тематикою, але різний за цільовим призначенням. У першому випадку документний фонд покликаний задовольняти виробничі інформаційні потреби практикуючих медичних фахівців, а також керівників закладів охорони здоров'я. Документний фонд бібліотеки медичного вузу орієнтований, перш за все, на навчальні інформаційні потреби студентів, а також виробничі та науково-дослідні потреби в інформації у викладачів вузу. Таким чином, кожен фонд спеціалізується на задоволенні лише деяких інформаційних потреб, які повинні бути чітко визначені. Їх називають «профільними інформаційними потребами».
Але, обмежуючи профіль документного фонду, слід передбачити, в яких інших фондах споживач інформації зможе задовольнити свої інші інформаційні потреби, які не є профільними для даного фонду. Тому профілювання обов'язково повинно доповнюватися координуванням. Координування означає узгодження профілів різних документних фондів з метою підвищення їх сукупного інформаційного потенціалу.
Таким чином, суть принципу профілювання-координування полягає в тому, що окремий документний фонд, спеціалізуючись на задоволенні будь-яких інформаційних потреб, повинен погоджувати свій профіль з іншими документні фондами. Завдяки цьому все різноманіття інформаційних потреб жителів даної території може бути задоволено всією системою документних фондів.
Принцип систематичності вимагає вести постійну, безперервну, планомірну, систематичну діяльність по формуванню фонду, з тим щоб забезпечити наявність у фонді всіх профільних документів і їх доступність для споживача. Оскільки все документні фонди спеціалізовані на інформаційних потребах певного профілю, вони несуть відповідальність за безвідмовне задоволення інформаційних запитів за своїм профілем. Будь-які порушення в регулярності і безперервності цієї діяльності неминуче позначаться на якості даного документного фонду. Наприклад, якщо своєчасно не було придбано необхідне видання через відсутність фінансових коштів, то згодом, коли тираж повністю розпроданий, його купити буде неможливо навіть при наявності грошей. Якщо через хворобу або відпустки фахівця порушилася регулярність введення даних в каталог, то споживач отримає інформацію про наявність документа з запізненням, коли необхідність в ньому вже відпала. Якщо не проводити заходи щодо збереження документів постійно і систематично, то це призведе до незворотних втрат документів. Таким чином, принцип систематичності забезпечує якість формованого документного фонду як значимого компонента всієї системи документів фондів.
Отже, все принципи формування документних фондів взаємопов'язані один з одним і випливають один з іншого. В їх основі лежить ідея про неможливість задовольнити всі інформаційні потреби людей ресурсами окремого документного фонду. Однак це можна зробити всією сукупністю документних фондів, за умови що кожен з них буде якісно і систематично формуватися, збираючи кращі документи, що містять інформацію, актуальну для сучасних споживачів. У зв'язку з цим формування документного фонду повинно виходити з розуміння завдань, що стоять перед всією сукупністю документів фондів того чи іншого регіону або країни.
Таким чином, теорія формування документного фонду покликана пояснити, як, виходячи з яких уявлень, слід формувати документний фонд і які його закономірності та зв'язки із зовнішнім середовищем визначатимуть цю діяльність. Протягом століть у фондоведов змінювалися теоретичні уявлення про сенс і призначення документного фонду, внаслідок чого змінювалися погляди на принципи і параметри кінцевого результату діяльності по його формуванню. Сучасна фондоведческая теорія прагматично оцінює реальні можливості по створенню документного фонду, який в силу різних обмежень не може задовольняти всі інформаційні потреби людей. Тому основною стає ідея про задоволення всього комплексу інформаційних потреб людських спільнот всією сукупністю документних фондів. Окремий фонд як частина системи документних фондів повинен з максимальною відповідальністю виконувати покладену на нього функцію щодо задоволення інформаційних запитів певного профілю. При цьому рішення даної загальносистемної завдання стає при формуванні фонду більш пріоритетною, ніж орієнтир на задоволення всіх запитів, що надходять користувачів, оскільки використання інформаційних ресурсів всієї системи фондів робить більш ефективним інформаційне обслуговування споживачів. Таким чином, теорія формування документного фонду розширює уявлення про те, як слід вирішувати технологічні завдання при створенні і розвитку окремого документного фонду.