Зберігання кадрової документації належить до обов'язків кадрової служби роботодавця.
Основні відомості
Всі підприємства і організації повинні забезпечити зберігання в належних умовах кадрової документації.
Причому важливим моментом є дотримання термінів перебування паперів в архіві, встановлених законодавчо.
Розповімо в статті, як грамотно і функціонально організувати архівування, зберігання і знищення кадрової документації.
Що це таке
До кадрової документації, яку необхідно зберігати протягом певних періодів, належать папери щодо трудових відносин наймача з працівниками:
Протягом 75 або 50 років потрібно зберігати трудові угоди. персональні картки і справи працівників, розпорядження і накази на відпускні періоди за свій рахунок і інші.
Важливо відзначити, що папери з особового складу, сформовані протягом державної служби, яка не відноситься до громадянської службі, слід зберігати протягом 75 років незалежно від дати їх формування.
Документацію з проведення атестації трудових місць потрібно зберігати 45 років, а для шкідливих і небезпечних виробництв - 75 років.
З періодичністю раз в п'ять років підприємства, які зберігають в архіві кадрову документацію в електронній формі, повинні виконувати уважну перевірку працездатності електронних носіїв, де знаходяться дані, і перевіряти відтворення інформації, що зберігається.
Щоб вести грамотне зберігання документації в електронній формі, необхідно в першу чергу перевірити працездатність носіїв, і тільки після цього записувати інформацію.
Потім потрібно перевірити якість і наявність записаної інформації, потім вказати на носіях архівні позначення і здійснити опис архівних записів.
Яка його роль
Тривалість зберігання кадрової документації визначається її ступенем важливості.
Так, найбільш довгий термін зберігання передбачений для документації по керівному складу, оскільки такі дані можуть бути затребувані різними державними контролюючими органами навіть через кілька років після відходу людини з керівної посади.
У разі виникнення трудових суперечок, нанесення значної шкоди компанії працівником, для подання позовної заяви до суду потрібно додати оригінали трудових угод, наказів і розпоряджень щодо конкретного працівника.
Дістати дані документи можна буде з архіву, який впорядкований і систематизований.
В такому випадку знайти необхідну папір не складе труднощів і використовувати її в якості документального підтвердження трудових взаємин між роботодавцем і громадянином.
правові аспекти
На підставі положень даних актів можна виділити ключові правила і процедури для приведення до впорядкованого стану кадрової документації.
Кожен документ перш ніж бути вміщеним в архів, повинен бути завірений підписом уповноваженої кадрового працівника.
Відповідно до процедури на лівій стороні бланка паперу необхідно вказати посаду відповідальної особи, а праворуч - його розпис і розшифровка ПІБ.
Якщо відправляється в архів документ являє собою персональний документ даної особи, тоді вказувати його посаду немає потреби. При проставленні підпису на базі довіреності необхідно записати її реквізити.
Відповідно до вимог № 125-ФЗ, всі роботодавці повинні забезпечити систематизоване зберігання кадрової документації у вигляді кадрових справ.
Терміни зберігання кадрової документації чітко регулюються нормами законодавства про архівну діловодстві.
При недотриманні даних термінів на роботодавця буде накладена адміністративна відповідальність і грошові штрафи.
Тому розберемося в деталях, яку документацію протягом якого терміну необхідно зберігати в архіві організації.
З чого краще почати з моменту їх створення
Існує два етапи зберігання типових кадрових паперів:
- поточне перебування в діловодстві;
- архівне зберігання.
Якщо на підприємстві відсутній спеціально передбачене архівне приміщення, тоді зберігання паперів на обох етапах виконується в кадровому відділі.
Для забезпечення цілісності кадрової документації слід забезпечувати необхідний режим:
Оснащення приміщення спеціальними шафами
І сейфами з надійними замками і печатками
Справи потрібно розподіляти по полицях
Залежно від номенклатури
Місце перебування документації
В кадровому відділі потрібно відокремити від частини приміщення, де проводиться робота з співробітниками
Кадрові паперу повинні формуватися в окремі справи, при настанні наступного календарного року на підставі затвердженої на підприємстві номенклатури справ.
Така систематизація здійснюється для забезпечення оперативного пошуку необхідного документа і повноцінної його підготовки до зберігання в архіві.
У процесі створення справ кадрові працівники керуються ключовими правилами роботи архівів і правилами організації зберігання і обліку документів (наказ Мінкультури РФ № 526).
Наведемо ключові кроки і дії, які необхідно здійснювати для правильної систематизації та організації зберігання кадрових паперів:
Потрібно складати в справи на підставі номенклатури справ підприємства
Хто приймає рішення про збереження
Коли кадрові паперу переходять з поточного документообігу і здаються в архів, вони повинні бути оброблені і систематизовані.
У більшості випадків такий збір і переклад документації здійснюється в кінці року.
Якщо в компанії є правила зберіганні документації, то в них зафіксована процедура передачі паперів на зберігання в архів і посадова особа, відповідальна за підготовку та систематизацію документів для переміщення в архів.
Працівник, в чиї посадові функції включена організація процедури передачі паперів, здійснює сортування документації.
У законі № 125-ФЗ вказана процедура визначення тривалості зберігання спеціальними експертними комісіями.
У функції комісії включено відбір документації для зберігання і знищення. Члени комісії також відповідальні за проведення експертизи документації для визначення їх цінності.
До комісії повинні входити професійні фахівці в сфері діловодства, один з керівників компанії і працівник архіву.
Де і скільки міститися
Зміни торкнулися всієї архівної документації, яка стосується робочих відносин наймача і співробітника.
Папери, що стосуються комплектацією штату компанії
Трудові угоди. накази і розпорядження про прийом на посаду, переведення, персональні картки працівників
Документи по переміщенню співробітників протягом трудового стажу
Договору, накази і розпорядження про переведення в інші організації, про сумісництво, про виконання функцій відсутнього працівника
Документи щодо ставлення співробітників до роботи
Накази про виділення премій. нагород, про надбавки до окладу
Папери щодо завершення робочих відносин
Накази про завершення дії трудових угод
У процесі створення кадрових справ застосовуються такі терміни зберігання:
Журнали обліку трудового часу, графіки виділених відпускних періодів. відомості про громадян, не прийнятих на роботу
Облікові відомості документації, яка підтверджує тривалість робочого стажу працівника, дані про трудову дисципліну
Акти, звіти по трудовій безпеки, виписки щодо поліпшення умов праці, документи по атестації працівників по трудовій дисципліні, відомості про відрядження
Трудові угоди працівників і персональні картки
Особисті документи працівників до запитання господарем (атестати, дипломи, трудові книжки) безстроково колективні угоди. особисті справи директорів і керівників
Унаслідок різної тривалості зберігання формується дві окремі справи - розпорядження по особовому складу з тривалістю зберігання 50 або 75 років, і інші з терміном 5 років.
Усередині сформованого справи розпорядження прошиваються за порядковими номерами і датами видачі. Якщо в одній справі число сторінок перевищує 250, тоді справа розділяється на томи.
Після того, як працівник з посади його персональна картка перекладається в справу звільнених осіб.
Якщо на підприємстві ведеться облік особистих справ працівників, тоді трудові угоди і контракти підшиваються в їх склад.
В інших ситуаціях такі договори підшиваються для зберігання в окрему справу, де містяться лише трудові угоди з працівниками.
Після того, як працівник з компанії угоду вилучається і також в алфавітній черзі перекладається в справу з трудовими угодами звільнених осіб.
Що робити, якщо ділова папір зіпсована
Якщо зіпсована кадрова документація, яка зберігається в електронному вигляді, тоді проблема вирішується просто шляхом роздруківки ще одного примірника і запевнення його підписами і печатками.
Просто знищити прийшли в непридатність табелі чи інші кадрові паперу без їх заміни не допускається, оскільки в такому випадку буде мати місце самовільне зниження тривалості зберігання документації.
Як знайти ІПН на прізвище ім'я по батькові, дивіться тут.
Такі дії мають наслідки у вигляді покарання для керівництва компанії. Якщо зіпсовані документи, термін зберігання яких закінчився, їх можна просто знищити без необхідності відновлення або заміни.
Відзначимо, що просто знищити документацію з завершився терміном зберігання не допускається.
Для таких ситуацій передбачена спеціальна процедура, за якою спочатку повинна бути проведена експертиза паперів спеціальною комісією і складено акт. Тільки після цього допускається утилізувати паперу відповідним способом.
Якщо документ, термін зберігання якого ще не завершився, був загублений або пошкоджений, тоді його необхідно обов'язково відновити.
Від документації, по якій термін зберігання закінчився, можна позбутися після проведення спеціальної експертизи.