Досвід впровадження систем по управлінню персоналом в останні роки викликає інтерес у керівників підприємств та HR-директорів. Щоб залучити й утримати в штаті найбільш досвідчених фахівців, потрібні нові методи роботи з персоналом. Один з таких методів - впровадження автоматизованих рішень в галузі управління персоналом. Прикладом таких інтегрованих рішень може служити SAP Human Resources, постачальником якої є німецька компанія SAP AG, світовий лідер серед постачальників програмних рішень. Нам було приємно дізнатися, що ось уже протягом кількох років в холдингу «Атлант-М» проводяться роботи по автоматизації процесів управління персоналом з використанням однієї з версій цього рішення. Ми ведемо розмову з керівником відділу технологій HR Вадимом сорок.
«СУПЕР»: Фахівці, наближені відразу до двох областях - HR та IT, сьогодні говорять про те, що завдання автоматизації кадрових служб зводиться до HR-консалтингу. Простіше кажучи, необхідна вже не просто автоматизація обліку кадрів, а автоматизація управління персоналом. Вадим, ви згодні з такою постановкою питання?
Вадим Сорока: Абсолютно згоден. З досвіду майже 3-річної роботи над впровадженням і розширенням автоматизованих процесів з управління персоналом з використанням такої серйозної системи, як SAP 4.0 (SAP 4.6), можна вже точно сказати: автоматизувати можна майже все. Питання зміщується в площину економічної вигоди, прозорості та оптимальності бізнес-процесів і необхідності взагалі автоматизувати певні процеси.
В області управління персоналом саме HR-консалтинг може дати правильні рішення даних завдань. Мається на увазі розгляд наступних питань: чи приведе автоматизація до бажаного ефекту щодо зменшення трудовитрат і спрощення виконуваної роботи або ж до найму додаткового персоналу для обслуговування системи автоматизації; наскільки необхідна і своєчасна автоматизація даних процесів. І головне питання: чого конкретно ми хочемо досягти, автоматизуючи даний бізнес-процес.
На перший погляд, питання прості, навіть примітивні. Практика впровадження систем автоматизації показує, що якщо на дані питання немає зрозумілих усім відповідей з чітким прописаним (формалізованим) очікуваним результатом, то хорошого від автоматизації не чекай. Якщо присутні тільки красиві бажання типу: «щоб було добре»; «У нас сучасне підприємство, потрібно не відставати від часу»; «Щоб прибрати ручну працю підлеглих», завдання автоматизації часто переходить з мети на процес, і її чекає гірка доля. Адже не секрет, що часто системи автоматизації не спрощує роботу в компанії, а ускладнюють шляхом дублювання виконуваних дій в кількох видах: «по-старому», раніше встановленому принципі роботи, і в новому, так би мовити, автоматизованому. Тим самим вони викликають відторгнення збільшенням обсягу роботи, незручністю в експлуатації, відсутністю врахування думки користувачів і співробітників, відповідальних за виконання даної оперативної роботи. Саме тому на перший план і виходить HR-консалтинг. Адже його прямі обов'язки - оптимізувати бізнес-процеси з управління людьми, зняти конфлікт впровадження будь-якої нової системи роботи, визначити доцільність та необхідність впровадження даної автоматизації. В процесі установки системи і введення її в експлуатацію ІТ-фахівцями можуть статися різні перегини, наприклад, система автоматизації може почати розвиватися заради себе, а не для зручності споживачів, або розумні кроки, апробовані життям в технічному рішенні, виявляться просто «некрасивими» для програмування , і процес автоматизації поставить бізнес-процес з ніг на голову на догоду «красі» програми. Грамотний HR-консалтинг дозволяє уникнути даних проблем.
На своєму досвіді ми прийшли до наступного висновку: найбільш ефективно і зручно працювати в робочих групах за обумовленими проектам. HR-консалтинг ведуть фахівці дирекції з персоналу, а технічне рішення і реалізація знаходяться в компетенції ІТ-фахівців. Хочеться підкреслити, що як показала наша практика, рішення буде однобоким, якщо впровадженням стануть займатися окремо або HR-консультанти, або ІТ-фахівці.
У холдингу система HR-консалтингу зароджувалася не з надр SAP HR, а йшла з управлінського консультування і на якомусь з відрізків свого шляху зустріла SAP HR. Тому говорити про зміщення всієї роботи від автоматизації до HR-консалтингу не зовсім правильно для холдингу. Ми розглядаємо це як паралельні і взаємодоповнюючі процеси. Переклад частини роботи з управління персоналом в SAP HR спрощує і полегшує працю HR-консультанта. При цьому SAP HR пропонує нові прийняті в інших країнах світу управлінські рішення, які ми з задоволенням застосовуємо в своїй діяльності. SAP HR ми розглядаємо в першу чергу як інструмент, який полегшує працю керівників, фахівців дирекції з персоналу та HR-консультанта з управління персоналом.
«СУПЕР»: Напевно, тому і було вибрано саме рішення компанії SAP AG, так як її функціональність здатна забезпечити саме управління персоналом?
В.С .: Системне рішення по управлінню персоналом можуть запропонувати і інші програмні продукти, а іноді пишеться програма засобами штатного програміста.
SAP був обраний не як окремий блок для автоматизації роботи з управління та обліку персоналу, а як єдина для всіх управлінських рішень інтегрована система управління підприємством. Управління персоналом входить в SAP всього лише одним з багатьох напрямків автоматизації. Паралельно в SAP представлені блоки «Управління фінансами», «Управління продажами», «Управління складом», «Контролінг» та інші важливі для всього підприємства бізнес-функції. Одним з базових переваг SAP є ув'язка на одній платформі усіх бізнес функцій з управління підприємством. А для того щоб зв'язати в єдину систему різні напрямки діяльності компанії, кожна окрема бізнес-функція сама повинна бути грамотно автоматизована, керована і прозора.
Дійсно, однією з сильних сторін SAP є можливість саме управління всіма бізнес-процесами підприємства. Система дозволяє працювати, контролювати і управляти процесами в реальному часі. Тому в зв'язці «людина - автоматизована система» система пред'являє високі вимоги до користувача. І слабкою ланкою, з точки зору достовірності і швидкості виконання роботи, стає персонал. Від ступеня грамотності користувачів і їх пунктуальності при внесенні обов'язкових даних в систему залежить правильність прийняття рішення на основі даних, пропонованих системою.
Можу сказати, що версії SAP 4.0 і 4.6, з якими ми працюємо, з технічної точки зору дозволяють вирішити всі висунуті перед ними завдання. Основні питання при впровадженні виникають найчастіше при описі і ув'язці автоматизованих бізнес-процесів з уже існуючими на підприємстві, відповідно до яких співробітники звикли працювати не один рік.
«СУПЕР»: Нас, звичайно ж, цікавить модуль цього рішення, що має відношення до управління персоналом. Які ключові завдання дозволяє вирішувати це модуль, і як би ви позначили мету впровадження?
В.С .: Модуль SAP HR, жартома кажучи, широкий і різноманітний. У версії, запропонованої SAP AG, вже закладені величезні можливості по використанню стандартних процесів з управління персоналом в різних областях: адміністрування, рекрутинг, будь-яка констатація тимчасових переміщень співробітників, відрядження, зарплата і бонуси, оцінка персоналу, весь процес від планування до обліку коштів на навчання . Також можливе використання профілів вимог як до посад, так і особисто до співробітників, і аплікантам, при цьому автоматизується процес вибору найбільш підходящого фахівця з усіх можливих кандидатур на вакансію.
На основі наведеного побіжного перерахування можливостей можна уявити все різноманіття рішень системи SAP HR. При цьому кожен з перерахованих бізнес-процесів складається з ряду підпроцесів, які можна використовувати в автоматизації роботи служби персоналу компанії. При цьому можливості SAP HR дозволяють використовувати кожен бізнес-процес як окремий самостійний вузол в роботі служби персоналу, так і як елемент комплексної інтегрованої системи управління ресурсами компанії.
Ось через таких широких можливостей системи і повертаємося до основних питань, що виникають при впровадженні: яка мета нашої діяльності і навіщо це потрібно?
Висловлю свою думку про процес будь-якої автоматизації. Мета його - зменшити частку ручної праці, звести до мінімуму час на обробку та отримання результату праці. Тим самим зменшуються часові та економічні витрати підприємства.
Відносно персоналу з урахуванням того, що це одна з найбільш складно передбачуваних і керованих складових підприємства, система SAP HR може взяти на себе більшу частину роботи. Швидкість і точність прийняття управлінських рішень різко зросте, обмовлюся, якщо управлінець сам зволить навчитися користуватися системою як користувач. Якщо система SAP HR використовується як система управління і включена в обов'язкові бізнес-процеси як інструмент, на основі якого будується вся звітність і управлінські рішення, то система стає основною інформаційно-управлінської артерією по роботі з персоналом для всієї фірми. Співробітники відділу персоналу отримують єдину базу даних, в якій завжди є вся необхідна інформація. А швидкість підготовки звітів скорочується в десятки, а може бути в сотні разів. Знижується вічний головний біль відділу кадрів в підготовці чергових звітів, підрахунку наказів прийому, звільнення, відряджень, періодичних звірок даних і так далі. При узгодженні даних по персоналу і бухгалтерії вдається розрубати ще один гордіїв вузол. Бухгалтерія сама в тій же системі отримує інформацію в режимі реального часу про всіх співробітників. Висновок - автоматизація корисна як управлінцям, так і всім співробітникам підприємства.
«СУПЕР»: Які функціональні можливості були впроваджені в ході автоматизації?
«СУПЕР»: З якими труднощами довелося зіткнутися при впровадженні рішення, чи було певне опір персоналу, хто займався консалтингом?
В.С .: В тлумачному словнику російської мови слово «впровадити» трактується так: «вкоренить. змусити зміцнитися. утвердитися в чому-небудь, будь-якими заходами впливу ». Виходячи з цього визначення процес опору персоналу неминучий. Мало кому подобається, коли його змушують утвердитися в прогресивності ідей і міняти свої усталені принципи роботи. Адже на людей лягає подвійне навантаження - виконання поточної роботи і паралельно перехід на нову систему. Необхідно було наповнювати даними систему, перевіряти їх актуальність, навчати користувачів, при цьому паралельно з'ясовувалися нестиковки базових рішень SAP HR і прийнятих бізнес-процесів, а це призводило або до зміни існуючих бізнес-процесів в компанії, або до зміни в системі. Зараз вже можна говорити: основний загострення пристрастей при впровадженні SAP HR залишився позаду. Розроблено принципи роботи з системою користувачів, навчений персонал, є регулярна технічна підтримка користувачів, працюють основні модулі SAP HR, і зараз йде його тиражування по всьому холдингу і ув'язка в єдину систему всіх впроваджених модулів роботи з персоналом. Разом з тим процес вдосконалення нескінченний, на поточний рік заплановано велику роботу по розширенню функціональності SAP HR.
Відповідаючи на питання, хто займався консалтингом, можу сказати наступне. Склалося тісне співробітництво між підрозділом дирекції з персоналу холдингу і відділенням, що відповідає за технічну сторону впровадження SAP 4.0. З боку дирекції з персоналу основним замовником даної роботи виступав заступник генерального директора з персоналу. Керівництво впровадженням з боку дирекції з персоналу більше 2,5 років безпосередньо вели я і кілька підлеглих мені співробітників. З боку ІТ-фахівців над цим постійно працюють кілька людей. На даний момент всім консалтингом в області HR займається дирекція з персоналу, а ІТ-фахівці допомагають знайти грамотне рішення в оптимальному використанні можливостей SAP HR для вибудовування бізнес-функції управління персоналом в холдингу.
«СУПЕР»: Керівники не всіх компаній оптимістично ставляться до подібних систем. Вони вважають, що поки досить автоматизувати тільки відділ кадрів і облік робочого часу. Решта функціональні можливості настільки складні у використанні, що невідомо, чи зможуть вони окупитися. Яка ваша думка?
В.С .: Керівник на те і керівник, щоб мати свою думку, особливо про дорогих системах управління, використовуваних в різних добре відомих на весь світ фірмах. Більшість сучасних досліджень Східної і Центральної Європи говорить про те, що системного розуміння в області менеджменту і управління персоналом у більшості керівників компаній країн всього постсоціалістичного табору на даному етапі просто немає. Все зводиться до найму і обліку персоналу, іноді до його навчання, обліку відпрацьованого часу. Найпрогресивніші керівники допускають HR-консультанта до роботи зі структурою компанії, мотивацією співробітників, до участі в стратегічному розвитку фірми, але таких одиниці. Втім, не все так сумно. Ринкові відносини, нові реалії вимагають змін. Особливо це відчувається у наших сусідів в Росії і Україні. Там просто бум на сучасні HR-технології, в тому числі і SAP HR. Я знаю, що «Сургутнефтегаз» при розрахунку зарплати, використовуючи SAP HR, економить 1 млн доларів на місяць на податках. Більш красномовних цифр у використанні SAP HR бути не може. Я не агітую за SAP HR. Право будь-якого керівника приймати те рішення, яке йому підказує його досвід і інтуїція. SAP HR - це всього лише інструмент: в руках досвідченого фахівця він виявляється корисним і приносить прибуток, в руках іншого стає «купою металу». Крім того, є об'єктивні показники на користь кожної з інтегрованих систем автоматизації процесів або комплексних систем управління підприємством, їх теж обов'язково потрібно враховувати при виборі програми. І не секрет, що розміри бізнесу і рівень постановки бізнес-процесів в компаніях Білорусі часто не самі передові, і багато хто може обійтися на даному етапі просто переробкою програми «Галактика» або спеціалізованою системою «БОС-кадровик».
Головне, на мій погляд, щоб процеси автоматизації прийшли в служби персоналу і перевели їх діяльність в реальні процеси управління персоналом, а яка програма це зробить - не повинно хвилювати HR-фахівців. Це вотчина айтішників.
Про компанію SAP AG