Відшкодування транспортних витрат співробітнику проводиться на підприємствах при здійсненні поїздок по службовій потребі. Якими ж нормами повинні керуватися бухгалтерські працівники, щоб нарахування цієї компенсації було оформлено правильно, і як виглядає процедура відшкодування?
Що таке компенсація і які витрати персоналу відносяться до транспортних?
Наказ, заяву про компенсацію та інші документи для підтвердження транспортних витрат
Облік транспортних витрат, що підлягають відшкодуванню співробітникам
Що таке компенсація і які витрати персоналу відносяться до транспортних?
Сучасне ведення бізнесу передбачає велику мобільність деяких працівників підприємства. Як правило, для того щоб співробітник не витрачав свої кошти в поїздці, йому видаються гроші під звіт. Про їх витрачання він звітує після приїзду, після чого або здає надлишок, або отримує перевитрата.
Однак іноді обставини вимагають витрати в поїздці своїх коштів, наприклад, якщо довелося їхати у службових справах без заїзду до роботодавця. В такому випадку останній зобов'язаний згодом відшкодувати понесені співробітником витрати - виплатити компенсацію.
Витрати, пов'язані з транспортом і підлягають відшкодуванню, такі:
- витрати, понесені співробітником при використанні належного йому транспорту;
- витрати по оплаті транспорту, взятого в оренду для службової поїздки;
- вартість куплених квитків для проїзду в громадському транспорті, оплата таксі і ін.
Якщо відрядження носять тривалий характер, то роботодавець повинен відшкодовувати, крім того, витрати на проживання, добові і т. П.
Наказ, заяву про компенсацію та інші документи для підтвердження транспортних витрат
Для того щоб компенсація транспортних витрат була проведена, існують такі умови:
- всі витрати здійснюються з відома і згоди роботодавця;
- витрати повинні бути виправдані;
- суми понесених витрат повинні мати документальне підтвердження.
Останній пункт варто уважно розглянути окремо, оскільки перелік документів може істотно різнитися в різних обставинах. Опишемо кожну групу документів.
Локальна нормативна база роботодавця з питань компенсації
Умови компенсації транспортних витрат співробітникам і порядок цієї процедури відповідно до ст. 168.1 ТК РФ слід зафіксувати в трудовому / колективному договорі або додатках до зазначених документів. Окремо в трудовому / колективному договорі слід зазначити роз'їзний характер діяльності працівника (якщо такий має місце).
Якщо є необхідність, то можна сформувати окремий документ з цього питання, наприклад наказ, концепцію (положення) про порядок відшкодування транспортних витрат. У ньому і вказати всі посади, на які поширюється компенсація, і яким шляхом такі кошти можуть бути отримані.
Які документи потрібні для отримання відшкодування
Якщо працівник використовує особистий автомобіль або інший транспортний засіб для поїздок по роботі, то такі витрати дозволяється відшкодовувати за рахунок коштів підприємства. Однак обгрунтованість витрат потрібно підтвердити документально.
Зазвичай з таким працівником укладається договір, де обґрунтовується необхідність у використанні належного йому автомобіля і обумовлюються умови використання транспортного засобу, його ремонту (якщо автомобіль потрібен постійно). В угоді можна вказати інтенсивність використання авто та цілі його застосування. До договору додається копія ПТС.
Якщо поїздка разова, то співробітник може написати заяву про компенсацію транспортних витрат з проханням відшкодувати йому понесені транспортні витрати з додатком всіх підтверджуючих документів.
Щоб показати обсяг витрат на ПММ і врахувати їх при оподаткуванні прибутку, використовуються шляхові листи, до яких прикладаються чеки на паливо. Допускається використання подорожніх листів за формами власної розробки.
СЛІД ВІДЗНАЧИТИ: ФНС РФ вважає шляховий лист необхідним для обґрунтування такого роду витрат, а Мінфін РФ - необов'язковим. Судячи з усього, компаніям в цьому питанні слід виходити з принципів доцільності.
Які рамки компенсації передбачені?
Якщо компенсація виявиться більше зазначених величин, то до складу витрат її включати не допускається.
ЗВЕРНІТЬ УВАГУ! Якщо виявиться, що автомобіль не належав співробітникові підприємства на праві власності, а відшкодування їм отримано, податківці під час перевірки зобов'яжуть роботодавця врахувати такі суми в якості доходів співробітника і утримати з них ПДФО і нарахувати внески до страхових фондів.
Які документи оформляються, якщо автомобіль орендується у співробітника?
Одним з видів співпраці з працівниками, які здійснюють поїздки по роботі на особистому автомобілі, може бути оренда такого авто. Вона оформляється договором оренди, в якому орендодавцем виступає працівник, а орендарем - роботодавець. Тут же встановлюється орендна плата і умови використання авто.
Коли витрати на таксі можуть бути компенсовані?
Витрати на поїздки в таксі по службовій потребі теж можуть бути відшкодовані, але при виконанні наступних умов:
- по-перше, це відшкодування має бути обумовлено в колективному договорі або в окремому положенні по компенсації транспортних витрат;
- по-друге, знадобляться підтверджуючі документи, в якості яких можуть виступати чек від таксиста і пояснювальна записка співробітника із зазначенням, чому саме такий засіб пересування було вибрано.
При виконанні цих умов бухгалтерія може прийняти відповідні витрати до обліку і зменшити на їх величину базу по податку на прибуток.
Облік транспортних витрат, що підлягають відшкодуванню співробітникам
У бухобліку суми нарахованих відшкодувань групуються по дебету 73-го рахунку, службовця для розрахунків з персоналом за іншими операціями. Кореспондуючими рахунками при цьому будуть «витратні» рахунки. Проведення будуть такого роду:
Дт 20 (23, 25, 26, 44) Кт 73 - відображаємо нарахування відшкодування.
Виплата допомоги буде проходити по кредиту рахунку 73: Дт 73 Кт 50 (51).
У податковому обліку відображаються всі суми відшкодувань крім тих сум, на які перевищуються нормативні показники.
Торговий представник ТОВ «Кора» Магомедов А. П. виконував трудові обов'язки на особистому автомобілі з об'ємом двигуна до 2 л. За чинним положенням йому належить компенсація в сумі 5 600 руб.
Записи в обліку будуть виглядати так:
Дт 26 Кт 73 - 1 500 руб. - нараховуємо компенсацію нормативної величини;
Дт 91.2 Кт 73 - 4 100 руб. (5 600 - 1 500) - компенсація, яку не можна приймати в податковому обліку.
Що виникає постійне податкове зобов'язання пояснюється тим, що сума витрат з бухобліку вище, ніж в податковому обліку. Далі слід вчинити згідно з нормативами ПБО 18/02.
Дт 99 Кт 68 - 820 руб. (4100 × 20%) - показуємо умовний витрата.
ПДФО з сум відшкодування в цьому випадку не утримується.
Транспортні витрати можуть бути відшкодовані роботодавцем, якщо поїздки на особистому транспорті узгоджені з керівництвом, носять обгрунтований характер і підтверджені документально. У бухгалтерському обліку суми компенсацій відображаються в повній мірі. У податковому обліку компенсаційні виплати враховуються в тій частині, яка не перевищує нормативних розмірів.