Вимоги до оформлення документів можна спростити шляхом уніфікації торговельних документів на підставі загальноприйнятих стандартів і передових методик. Уніфікація стосується візуальних характеристик документів, включаючи розмір листа, поля і оформлення, а також передбачає приведення у відповідність принципів представлення даних. Стандартні уніфіковані документи можуть бути перетворені в електронні документи для використання в безпаперової торгівлі і системах «єдиного вікна».
Метою уніфікації документів є скорочення кількості помилок, що допускаються при заповненні документів, зниження тимчасових витрат і витрат, пов'язаних з управлінням документами і підготовкою інформації, і створення бази для автоматизації.
Значимість для спрощення процедур торгівлі
У 60-х роках минулого століття ЄЕК ООН розробила зразок складання торгових документів. Він відомий як Формуляр-зразок ООН для зовнішньоторговельних документів. і став найважливішим інструментом уніфікації зовнішньоторговельних документів. Більшість митних декларацій, в тому числі використовуваних і генеруються системою АСІКУДА. оформляються згідно з формуляром-зразком ООН. Серед інших стандартизованих документів, що застосовуються в міжнародній торгівлі, можна відзначити Форми ІМО ФАЛ. розроблені на основі положень Конвенції про полегшення міжнародного морського судноплавства (ФАЛ).
Формуляр-зразок ООН (ФОООН) містить типову форму документа із зазначенням стандартних характеристик, як-то: розмір паперу, поля і особливості оформлення. У ньому також визначено місце розташування конкретних типів інформації - так звана блокова система. Рекомендується використовувати ФОООН спільно з міжнародними стандартами, що визначають інформацію, яку необхідно вказати в тому чи іншому блоці.
Одним з таких стандартів є СЕВД ООН. Це справжня бібліотека визначень об'єктів даних, що використовуються в міжнародній торгівлі. У ній міститься інформація про конкретних видах даних з докладним описом їх значення. Крім того, всім елементам даних в СЕВД присвоюються певні номери. При використанні СЕВД в якості довідкового ресурсу забезпечується порівнянність даних в різних країнах і системах.
Ще одним способом визначення інформації, про яку йдеться в формулярах, є застосування класифікаторів (списків кодів). У них містяться коди, що спрощують сумісність даних шляхом обмеження розміру тексту, який можна помістити в той чи інший блок чи формуляр. Таким чином, забезпечується можливість повторного використання інформації, що надається один одному всіма партнерами в рамках одного ланцюжка поставок. Для кожного формуляра можуть існувати кілька класифікаторів, що обмежують введення елементів, таких, як коди валют, коди країн, одиниці виміру, а також режими і способи перевезення. Ще одним прикладом таких класифікаторів є ЛОКОД ООН в якому регіонах, задіяним в ході торгових і транспортних операцій, присвоюються певні коди. Таким чином, забезпечується відсутність будь-яких двозначностей у трактуванні тексту документа, що містить дані коди. Ці рекомендовані до використання коди розробляються незалежною організацією: ЄЕК ООН.
Роль уніфікації документів у розвитку електронного документообігу та автоматизації обробки даних
Уніфікація торгових документів є передумовою для автоматизації документообігу. Такі документи є шаблон для організації даних в документі відповідно до міжнародного стандарту (СЕВД ООН) і можуть бути використані розробниками моделей даних для визначення структури даних, необхідної для здійснення електронного обміну. Наприклад, в Бібліотеці ключових компонентів (БКК ООН) містяться посилання на елементи СЕВД, що робить її частиною процесу переходу від паперового до електронного документообігу. Уніфіковані формуляри також містять інформацію для розробки таблиць стилів, що забезпечують стандартний спосіб перекладу складних даних з одного формату в інший, напр. pdf (тобто забезпечують візуалізацію ключових елементів даних, роблячи цей процес максимально легким і зручним).
Методика реалізації
ЮННЕксТ розробила Керівництво з проектування уніфікованих торговельних формулярів для безпаперової торгівлі. В даному документі наводяться корисні методичні вказівки з різних аспектів уніфікації документів і використання формуляра-зразка ООН, списків кодів і СЕВД ООН.
