Що ж таке управління часом?
Але якщо поняття балансу, брак часу і саме управління ним тільки міфи, про що ми тут взагалі говоримо?
Уміння розпоряджатися часом дійсно один з найважливіших компонентів видатної життя, так що повернемося до моделі мислення ВВП. Якщо ви хочете ефективно розпоряджатися ним, ось чому ви насправді будете керувати.
Своїми пріоритетами: ви і тільки ви повинні вирішити, що для вас важливіше всього.
Своєю зосередженістю: ви і тільки ви повинні визначати, чому і коли приділяти увагу.
Своїми діями: ви і тільки ви повинні вирішувати, що робити в певний момент, годину, день або тиждень.
Вмійте відрізняти важливість від терміновості
Ми часто помилково витрачаємо час на справи, які створюють у нас швидкоплинне відчуття задоволення, але не приносять реальної користі. Багато в чому це пояснюється тим, що ми піддаємося впливу терміновості.
У будь-якому нашому дії є два компоненти: важливість і терміновість. Необхідно розуміти, що вони не тотожні. Важливість відповідає на питання: «Наскільки сильно це впливає на моє життя?» Терміновість «Як скоро це повинно статися?». Це два абсолютно різних питання.
матриця Ейзенхауера
Вважається, що вперше назва цього способу розуміння наших дій дав президент Дуайт Ейзенхауер. Стівен Кові популяризував цю модель в своїй книзі «7 навичок високоефективних людей», але вона називається «матриця Ейзенхауера», і її необхідно розуміти. Матриця зображена на малюнку 1.
Я далеко не першим вказую на очевидний висновок: краще проводити якомога більше часу в квадраті 2, але я піду далі. По суті, квадрати 1, 3 і 4 вас уб'ють, просто кожен по-своєму і з різною швидкістю.
Мал. 1. Матриця Ейзенхауера
квадрат 1
ВАЖЛИВІ і ТЕРМІНОВІ
Приклади: інфаркт, наближення крайнього терміну, подача податкової декларації
Викликає почуття захоплення, але виснажує - будьте обережні.
Вбиває вас, виснажуючи ваші запаси енергії
квадрат 2
ВАЖЛИВІ, але не термінові
Приклади: тренування, постановка цілей, сплата податків
Витрачений тут час - відмінне ВКЛАДЕННЯ, так як це скорочує кількість часу, проведеного у всіх інших квадратах, до того ж приносить відчуття великого задоволення!
квадрат 3
ТЕРМІНОВІ, але не важливі
Приклади: перешкоди, проблеми інших людей
Витрачаючи тут час, ви зайняті / втомлюєтеся, але потім розчаровані, тому що насправді нічого не досягли
Вбиває, завалюючи вас безліччю дрібниць
квадрат 4
Чи не термінові і не важливі
Тут знаходяться дії, які одночасно важливі (великий вплив) і терміново (ними потрібно зайнятися зараз). Це надзвичайні життєві обставини. Якщо у вас видавався день в квадраті 1, ви втомлювалися, але це було приємно. Адже ви блискуче впоралися з авралом і опинилися на висоті у важкий момент. Ситуація була напруженою, але ви не підвели!
Домігшись успіху в квадраті 1, ви відчуваєте себе на верху блаженства, але тут є підступ. Ви можете призвичаїтися до такого життя і, затримавшись там занадто довго, одного разу зіткнетеся з провалом. Або ви потрапите в скрутне становище, яке виявиться вам не по зубах, або просто видихаєтеся. Квадрат 1 викликає почуття захоплення, а й сильний стрес. Уміння досягти мети в ньому дуже корисно, але постійне життя в ньому удар по здоров'ю.
Вам відомо, що деякі справи забирають час і сили, а натомість ви отримуєте мало або нічого. Вони включені в квадрат 3, який Кові називав «оманливим». У вас виникає оману, ніби ваші дії важливі, але в підсумку ви розумієте, що нічого не зробили. Провівши день в цьому квадраті, ви відчуваєте втому і спустошеність.
В наш високотехнологічний час дуже легко викинути на вітер цілий тиждень, місяць або життя, опинившись в квадраті 3. Якщо ви не навчитеся встановлювати межі і стежити за їх дотриманням, відмовлятися від певних дій і говорити «ні» деяким людям, трапиться ось що:
Перешкоди і проблеми інших людей поглинуть ваше життя. Всю без залишку! І це станеться, тому що ви це допустите.
На щастя, цього можна уникнути. Чітко визначивши свої мети, запровадивши «рішення двох годин» і піклуючись про свій розум (про це ви дізнаєтеся в главі 11 і далі), ви уникнете пастки, але потрібно зберігати пильність. Якщо я перебільшую, нехай; просто я надивився випадків, коли люди втрачали роки в квадраті 3. Тримайтеся від нього подалі!
Квадрат 4 складається з дій, які не важливі і не термінові. Вони впливають на ваше життя слабо або взагалі ніяк, і нікому не важливо, чи виконуєте ви їх. Тут знаходяться, наприклад, бездумні перескакування з одного телеканалу на інший, безглузді ігри, перевірка свого кредитного рейтингу втретє за тиждень і інші прості «розкрадачі часу». Я не буду описувати цей квадрат докладно, тому що ви і так зрозумієте, коли потрапите в його пастку. Скажу тільки, що він уб'є вашу кар'єру, здоров'я, відносини з людьми, фінанси і амбіції, і ви навіть не отримаєте від цього задоволення. Опинившись в квадраті 4, почніть робити щось інше. Просто поверніть з того шляху, який завів вас в цей квадрат.
Життя в квадратах 1, 3 і 4 вб'є вас так чи інакше, так що розглянемо єдиний квадрат, проведене в якому час вдале вкладення, а не трата.
Це важливі, але не термінові справи. Події, які суттєво впливають на ваше життя, зазвичай починаються з постановки термінів, до яких далеко; частіше конкретного терміну немає. Наприклад, тренування, повноцінне спілкування з сім'єю, постановка цілей, читання, молитви сильно впливають на наше життя, збагачують її, і ви ніколи не буде завершено ці дії.
Ви будете виконувати їх завжди й охоче, бо вони підживлюють вас, а не виснажують. День, проведений в квадраті 2, залишає відчуття, що ви зробили щось по-справжньому корисне для себе. І в кінці такого дня у вас буде більше енергії, ніж на початку.
Кажуть, дійсно важливі справи зазвичай не бувають терміновими, і навпаки. Підступ в тому, що наш мозок запрограмований природою реагувати не на важливе, а на термінове. Становище ускладнюється тим, що наше суспільство заохочує такий підхід. Все це означає, що якщо ви маєте намір витрачати час з розумом на дійсно важливе, то вам знадобиться система.
Її ми зараз і розглянемо.
З глави 11 ви дізнаєтеся про «вирішенні двох годин». Це всебічний підхід до створення графіка. Він точно допоможе вам скорочувати час на дії, які вас виснажують, і витрачати на те, що зробить вас сильніше. Але в цьому розділі ми закладемо основи такої системи розпорядження часом.
Ваша система починається з правильних питань.
Найважливіші питання при управлінні часом
Ви хочете отримати план дій, який займе 2 хвилини, але поліпшить способи використання часу на все життя?
Запишіть на аркуші ці три питання і помістіть його на чільне місце.
- В якому квадраті я перебуваю в даний момент?
- Мої дії в даний момент допомагають мені просунутися до цілей?
- Кращий це спосіб розпорядитися часом прямо зараз?
Ось і всі три питання на аркуші. Занадто просто? Простота оманлива, адже ці три питання дуже дієвий прийом для навчання вашого мозку. Незалежно від відповідей самі вони створюють для вас безпрограшні ситуації. Всі вони допомагають мозку так само ефективно, як і три питання «розумного читання».
Одне тільки підвищення усвідомленості автоматично наказує вашій моделі мислення ВВП працювати на вас. Визначивши, в якому квадраті ви перебуваєте, ви автоматично спонукаєте свій мозок до пошуку більш продуктивного шляху.
Запитуючи, просувають вас нинішні дії до ваших цілей, ви автоматично починаєте краще усвідомлювати свої цілі. Переймаючись питанням, чи дійсно ваші нинішні дії краще застосування вашого часу, ви автоматично починаєте краще усвідомлювати, яким був би оптимальний шлях. А головне, навіть якщо відповіді вас не задовольняють, самі питання підвищують ефективність використання часу.
Ставте собі тільки ці три питання кілька разів на день протягом тижня, і ви помітите, що робите корисні корективи в своїх діях набагато швидше. Робіть це постійно протягом трьох тижнів, і ви створите позитивний імпульс в кожній області свого життя.
Запишіть ці три питання на аркуші паперу прямо зараз, якщо ви ще цього не зробили. А краще зробіть один екземпляр для офісу, другий для будинку, третій для машини. Повісивши їх там, ви поліпшите своє усвідомлення часу раз і назавжди.
Висновок такий: легко піддатися міфам і зробити неправильні висновки з приводу часу, яке є у нас в розпорядженні. Всі отримують рівно ті ж 168 годин в тиждень. Управляти часом не можна, але можна управляти собою: своїми діями і зосередженістю. І тоді ваше життя різко поліпшується. А з голів батьківських 11 і 12 ви дізнаєтеся, як саме це робити.