Гостра нестача часу - ось «діагноз», яким страждає сучасне суспільство в цілому. Життя ставить скажений ритм, надаючи масу можливостей. Вічно поспішаючи у справах, тримаючи в розумі списки справ, чимала кількість людей живе з почуттям постійної нестачі часу. Грамотне планування - кращий спосіб ефективно провести кожну хвилину робочого часу. Саме тому управління часом для менеджерів не менш важливо, ніж планування особистих завдань.
Основні принципи
Під тайм-менеджментом розуміють технологію організації часу і підвищення ефективності його використання. Управління робочим часом дозволяє підвищити продуктивність праці. Широко відоме правило «шести П» говорить: Правильне Попереднє Планування Запобігає Погані Показники.
Ще одна поширена стратегія, японська система Кайдзен. будується на 5 основних моментах:
Керуйтеся цими принципами при складанні свого плану роботи. Не тримайте списки завдань в голові - складайте план в паперовому або електронному вигляді, так ви виключіть ризик забути щось важливе і зможете краще контролювати процес виконання.
SMART-підхід
Почніть планування з постановки цілей. Враховуйте, що у кожної цілі повинні бути такі якості:
- Конкретність. Вона повинна бути визначена в одній області, стосовно до одного аспекту і відповідати на питання: що в підсумку потрібно досягти. При цьому не повинен порушуватися принцип: одна мета - один результат. Якщо мета має на увазі досягнення декількох результатів, її необхідно розбити на кілька вужчих.
- Вимірність. У процесі постановки мети повинні бути визначені критерії, що дозволяють встановити прогрес виконання, а також рівень або значення, після досягнення якого можна вважати її виконаною. У разі якісного показника повинен бути визначений еталон.
- Досяжність. Вона здійснюється з урахуванням наявних внутрішніх і зовнішніх ресурсів і обмежень.
- Актуальність. Кожна окрема мета повинна встановлюватися своєчасно і співвідноситися з глобальними стратегічними цілями.
- Обмеженість в часі. Для досягнення кожної цілі повинні бути встановлені конкретні терміни.
У дотриманні цих параметрів полягає суть SMART-підходу.
принцип Парето
Після того як цілі визначені, необхідно розставити пріоритети. Принцип ефективності по Парето говорить, що 20% зусиль забезпечують 80% результату. У той час як решта 80% дають на виході лише 20%. Тому важливо виділити 20% завдань, виконання яких дасть максимальну віддачу.
матриця Ейзенхауера
Ейзенхауером була запропонована матриця. що дозволяє розділити список справ на 4 групи по важливості і терміновості:
- Важливі і термінові слід виконувати негайно.
- Для важливих і нетермінових завдань доцільно встановити конкретний час і терміни виконання.
- Кепські і термінові по можливості слід делегувати.
- Кепські і нетермінові слід викреслити.
Важливі і термінові слід виконувати негайно.
метод АБВГД
закон Паркінсона
Відповідно до закону Паркінсона, на будь-яку роботу витрачається стільки часу, скільки ви на неї відвели. Щоб не дати хвилинному справі затягнутися на годинник, визначте середні витрати часу на виконання кожного типового завдання, використовуючи хронометраж: протягом декількох днів або тижнів записуйте з точністю до 5-10 хвилин, скільки часу у вас займає та чи інша робота. Враховуйте отримані результати при плануванні свого робочого часу.
інші принципи
Склавши надто суворий план, ви ризикуєте загнати себе в кут, що загрожує нереалізованістю намічених цілей і зайвим стресом. Щоб уникнути цього, користуйтеся низкою додаткових хитрощів:
- Метод жаби полягає в тому, щоб на самому початку виконати найнеприємніше справу ( «жабу»): наприклад, зустрітися з «важким» клієнтом. Запланувавши цю задачу на кінець дня, ви істотно зменшите ефективність всіх інших справ, оскільки будете перебувати під гнітом очікування і не зможете належним чином зосередитися на поточній роботі.
- Метод помідора враховує особливості організму. Людина здатна максимально концентруватися на завданні протягом півгодини, потім мозкова активність знижується. Тому кожні 25 хвилин роботи необхідно передбачати 5-хвилинну перерву.
- Метод швейцарського сиру хороший для задач важливих, але нетермінових. Якщо справа об'ємне, але постійно відкладається в довгу шухляду з-за того, що ви не знаєте, з чого почати, розбийте його на частини. Виконайте частина робіт, наприклад, з середини - зробіть «дірку». На другий день заплануйте ще частина, і ще. Коли «дірок» стане занадто багато, завдання вже не буде представлятися такий лякаючою, і ви без праці з нею впораєтеся.
Запланувавши найскладнішу задачу на кінець дня, ви істотно зменшите ефективність всіх інших справ.
Все це допоможе вам з легкістю слідувати плану, що не відчуваючи себе під тиском.
Управління часом в продажах
За словами гуру продажів Дена Кеннеді, найшвидший спосіб для професійного продавця подвоїти свої продажі - це подвоїти кількість часу, який ви фактично витрачаєте на продажу.
Тайм-менеджмент в продажах базується на всіх ключових принципах цієї технології, але має і свою специфіку. Для розставляння пріоритетів використовується матриця активностей продавця:
Дії, які від вас вимагає ваш роботодавець (+)
Дії, які від вас не вимагає ваш роботодавець (-)
(Скасовані зустрічі, несправності оргтехніки, втрачені або зіпсовані документи)
Принцип Парето в продажах також набуває іншого звучання: 20% клієнтів приносять 80% доходу, 80% клієнтів - 20% доходу, ніж також викликана необхідність розставляти пріоритети. В першу чергу необхідно працювати з постійними і великими клієнтами, які приносять найбільший прибуток компанії, а від найменш прибуткових, але віднімають недозволено багато часу краще відмовлятися.
- Встановлення контактів (вітання, уявлення, сенс дзвінка, техніка «зацеп»).
- Продаж (питання, активне слухання, пропозиція, обробка заперечень).
- Закриття угоди (закриття угоди, зобов'язання, наступний дзвінок, прощання).
Ефективне використання менеджером свого часу багато в чому залежить від ряду рішень керівництва:
- Система оплати праці.
- Перспективи зростання як додаткова мотивація.
- Структура відділу продажів і розподіл обов'язків.
- Використання сучасних технологій і автоматизація частини робіт.
- Корпоративні стандарти.
І на останок
На завершення слід зазначити, що, крім встановлення цілей і розподілу справ за часом, важливим етапом процесу планування є контроль їх досягнення. Саме контроль дозволяє своєчасно коригувати плани так, щоб вони не втрачали своєї ефективності.
Таким чином, тайм-менеджмент дозволяє досягти максимальної продуктивності праці в робочий час, подолати даремні витрати часу. Завдяки цьому ви почнете робити тільки те, що в довгостроковій перспективі дозволить побудувати кар'єру і благотворно позначиться на вашому бізнесі, а робота стане більш систематизованою і плідною.