Ведення касової книги
Касова книга - це документ, в якому відображаються всі операції з готівкою, що проходять через касу підприємства.
Кожне підприємство веде тільки одну касову книгу, яка повинна бути пронумерована, прошнурована і опечатана сургучною або мастичної печаткою. Кількість аркушів у касовій книзі завіряється підписами керівника та головного бухгалтера цього підприємства. Використовувати її можна протягом одного календарного року, після закінчення якого зводиться новий документ.
Підчищення і необумовлені виправлення в касовій книзі не допускаються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира, а також головного бухгалтера підприємства або особи, що його замінює.
Записи в касову книгу проводяться касиром відразу ж після одержання або видачі грошей по кожному ордеру або іншому замінює його документа. Щодня в кінці робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії як звіт касира другий відривний лист (копію записів в касовій книзі за день) з прибутковими та видатковими касовими документами під розписку в касовій книзі.
Вести касову книгу можна вручну або автоматизованим способом (на комп'ютері). Зупинимося детальніше на кожному варіанті.
Якщо ви ведете касову книгу, яка заповнюється від руки, для початку її потрібно пронумерувати і прошнурувати. На останній сторінці книги обов'язково повинно бути вказано, скільки саме листів в ній міститься. Виглядає це таким чином: «У книзі пронумеровано та прошнуровано __ аркушів». Загальна кількість аркушів завіряється підписами керівника та головного бухгалтера організації.
Крім цього, тут повинна стояти печатка організації. Записи в такий касовій книзі ведуться в двох примірниках. Кожен лист повинен складатися з двох рівних частин: одна з них з горизонтальною лініюванням, інша без неї. Перша є основним примірником, який залишається підшиті в книзі. Другі частини, виконані через копіювальний папір, повинні бути відривними, адже вони служать звітом касира. Також слід пам'ятати, що і того, і іншого листа привласнюють однакові порядкові номери.
Починати заповнювати касову книгу потрібно на лицьовій стороні невідривного примірника після рядка "Залишок на початок дня». Попередньо лист згинають по лінії відрізу, підкладаючи відривну частину аркуша під ту, яка залишається в книзі. Між цими двома частинами підкладається лист копіювального паперу, щоб на звіті касира закарбувалися всі внесені дані. Використовувати при заповненні касової книги потрібно кулькову ручку або чорнило.
Важливим і безперечно зручним моментом сучасного ведення касової книги є те, що в цьому випадку не виникне проблем з нумерацією сторінок: вона формується автоматично в порядку зростання. Крім того, форма «Вкладний аркуш касової книги» в кінці місяця буде відображати загальну кількість аркушів за минулий період, а в останньому за календарний рік звітному аркуші - загальну річну суму.
Касир після отримання машинограм «Вкладний аркуш касової книги» і «Звіт касира» зобов'язаний перевірити правильність складання зазначених документів, підписати їх і передати звіт касира разом з прибутковими та видатковими касовими документами до бухгалтерії під розписку у вкладному аркуші касової книги.
Незалежно від того, яким чином ведеться касова книга, контроль за її веденням і правильністю складання покладається на головного бухгалтера підприємства.