Зараз буде не так просто знайти компанію, де, як в старі добрі радянські часи люди шикувалися в чергу перед віконцем з привабливою вивіскою «Каса», чекаючи отримати свої чесно зароблені гроші. Багато хто може навіть подумати, що ця практика остаточно канули в лету через те, що на зміну класичній формі розрахунків з працівниками вже давно прийшла безготівкова форма виплат і зарплатні проекти. Як би не так. В силу різних обставин компанія може прийняти рішення видавати кошти саме в натуральному, тобто «Паперовому» вигляді. У деяких сферах бізнесу така практика нікуди не зникала. Наприклад, в ресторанній справі, де персонал може отримувати оплату за свою працю щодня. Чи означає це, що тільки там і можлива її виплата через касу або ж така опція залишається можливою для використання іншими компаніями? Все не так складно, як може здатися на перший погляд.
У чому необхідність?
Незважаючи на те, що ми живемо в епоху технологічного прогресу, що включає в себе вищезгаданий інтернет-банкінг, деяким компаніям вигідно розплачуватися співробітниками за готівковий розрахунок, до чого вони і вдаються в окремо взятих випадках. Як правило, такі взаєморозрахунки з персоналом відбуваються тоді, коли грошові кошти до каси як раз і не доходять. Тут мова йде про так званому «чорному нале», який вільно виходить і передається через бухгалтера або директора організації. Наприклад, компанія ТОВ «СпешалРесурс» займається купівлею-продажем автомобільних запчастин. Директор фірми Сергєєв І.В. продає своєму знайомому автомобільних запчастин вживаних на суму 100000 рублів. Операція була проведена на одному з міських ринків. Далі пан Сергєєв повертається в офіс і видає заробітну плату своїм бухгалтеру та помічнику заробітну плату, що в сумі становить приблизно стільки ж, скільки він отримав від свого покупця. В даному випадку, гроші не були ніде враховані, і подібна махінація вважається абсолютно незаконною як з точки зору податкового, так і з боку трудового законодавства. Необхідність директора не платити заробітну плату офіційно зводиться до бажання ухилитися від сплати податків, що за визначенням є кримінально караним діянням.
Як і хто видає зарплату з каси офіційно?
Згідно з пунктом 17 Порядку ведення касових операцій, зарплату з каси видає касир. У компаніях, які не мають в штаті касира, змушені вдаватися до допомоги головного бухгалтера або іншого уповноваженого працівника. Трапляється, що підрозділи організації (цехи, склади) розташовані в територіальну віддаленість від головного офісу, де виплачують зарплату. У цій ситуації керівник має право призначити будь-якого зі своїх підлеглих виконувати обов'язки касира по виплаті зарплати. У тому випадку, якщо саме на нього буде покладена така відповідальність, слід зробити наступне:
Оформити наказ керівника про призначення працівника відповідальним за видачу зарплати особою;
Укласти з цим співробітником договір про повну матеріальну відповідальність.
Касир та інший працівник, уповноважений видавати зарплату, видавати гроші за однією відомістю не повинні. Перед виплатою зарплати касир повинен перевірити платіжні документи, отримані з бухгалтерії, зокрема:
Наявність і справжність підписів керівника та головного бухгалтера;
Правильність оформлення документів;
Наявність перерахованих у документах додатків.
У пункті 20 Порядку ведення касових операцій йдеться про те, що в разі виявлення порушень виплати не проводяться, а документи повинні бути повернуті в бухгалтерію для належного оформлення. Відповідно до пункту 19 Порядку ведення касових операцій бухгалтер складає платіжні документи на видачу зарплати. Їх можна заповнювати кульковою ручкою, чорнилом або на комп'ютері. Виправлення в цих документах робити не можна. Зарплату через касу можна видавати:
За розрахунково-платіжної (платіжної) відомості;
За видатковим касовим ордером.
У тому випадку, якщо організація видає зарплату за відомістю, застосовується відомість за формою № Т-49 або № Т-53. На титульному аркуші відомості повинні стояти дозвільні підписи керівника і головного бухгалтера про видачу грошей. Там же слід вказати термін виплати зарплати. Касир видає зарплату співробітникам при пред'явленні ними посвідчення особи. Допускається пред'явлення службового посвідчення (іншого службового документа), в якому є фотографія одержувача грошей і його підпис. У відомості напроти свого прізвища співробітник повинен розписатися в отриманні грошових коштів.
Якщо зарплату видає не касир, то на відомості пишеться: Гроші за відомістю видавав (підпис).
У тому випадку, якщо зарплату видає не касир, а інший співробітник, при отриманні ним грошей з каси фахівці радять оформити на нього видатковий ордер як на підзвітну особу. Це дозволить уникнути проблем при касової перевірці. Після видачі зарплати роздавальник повинен буде відзвітувати за отримані суми за авансовим звітом. Документом, який підтверджує витрати за авансовим звітом, стане розрахунково-платіжна (платіжна) відомість з особистими підписами співробітників, які отримали зарплату. Дату і номер авансового звіту слід вказати у відомості, по якій роздавальник видавав «кровно зароблені» своїм колегам.
Після закінчення терміну виплат касир повинен зафіксувати загальну суму виданої і депонованої зарплати і підписати ведомость.Прі цьому, варто зазначити, що на всю видану суму складається один видатковий касовий ордер. Його дату і номер потрібно проставити у відомості. Після перевірки і підпису відомості бухгалтером касир повинен підшити її разом з ордером в звіт касира.
Зарплату можна видавати і за видатковими касовими ордерами. В цьому випадку ордера за формою № КО-2 слід заповнити на кожного співробітника окремо. Дані, що засвідчують особу співробітника, слід вписати у відповідні графи ордера. Отримавши гроші, співробітник повинен вказати отриману суму прописом, розписатися і поставити дату отримання грошей. Треба відзначити, що відсутність підпису одержувача грошей у відомості або в видатковому ордері розцінюється як недостача в касі. Суму нестачі стягуватимуть з касира. Після видачі грошей за видатковим ордером касир повинен відразу ж підписати його. За видатковим ордером зарплату можна видати тільки в день його оформлення (абзац. 4 п. 19 Порядку ведення касових операцій). Якщо зарплату співробітника отримує інша людина, він повинен пред'явити довіреність. У відомості перед підписом одержувача грошей касир повинен написати: «За дорученням. Довіреність додається до відомості ». У видатковому ордері після прізвища, імені та по батькові співробітника вказуються прізвище, ім'я та по батькові людини, якій довірено отримання грошей. Довіреність додається до ордеру. Довіреність на отримання зарплати не відноситься до документів, які обов'язково нотаріально завіряти. Замість нотаріуса довіреність можуть запевнити, наприклад, організація, в якій працює або навчається співробітник або ж житлово-екплуатаціонние організація за місцем проживання співробітника. Людина, що отримав доручення на отримання зарплати, може передоручити свої повноваження іншому громадянину. Завіряти таку довіреність нотаріально також не потрібно.
При видачі зарплати готівкою в бухобліку використовується наступна проводка:
Дебет 70 Кредит 50 - виплачена зарплата з каси.
Чому безготівкова форма розрахунку краще?
Очевидно, що описувана нами тема зачіпає мінімум потреб сучасного бухгалтера з однієї лише позначкою, що до даної методики взаєморозрахунків можна вдатися в будь-який момент. Скажімо, якщо у в компанії з якоїсь причини не працюють електронні сервіси фактичного переказу грошей. Приклад такої, як з калькулятором. Якщо він перестав функціонувати або ж його немає під рукою, можна взяти аркуш паперу і почати вважати «стовпчиком», як ми робили це колись давно в школі. Іноді все-таки корисно повертатися, так би мовити, до «витоків», щоб не втрачати професійну форму. У нашій справі це вельми і вельми корисно.
Велике вам спасибі за увагу і до нових зустрічей на сторінках нашого блогу!
Всі статті блогу