Всі документи по відображаються у них видів діяльності де-лятся на дві великі групи. Перша - це документи по загальних і адміністративних питань, тобто з питань загальної керуючи-ства підприємством (організацією) і його виробничої діяч-ністю. Ці документи можуть становити працівники всіх подрузі-поділів підприємств. Друга група - документи по функціях управління. Такі документи складають працівники фінансових органів, бухгалтерії, відділів планування, постачання і збуту, інших функціональних підрозділів.
Документи класифікуються за найменуваннями: службові листи, накази, протоколи, акти, доповідні записки, договори і т.д. Оформлення всіх цих документів уніфіковано, але за змістом вони можуть бути абсолютно різними:
за місцем складання: внутрішні (документи, що складаються працівниками даного підприємства) і зовнішні (документи, по-ступають з інших підприємств, організацій і від приватних осіб);
за змістом: прості (присвячені одному питанню) і складні (що охоплюють кілька питань);
за термінами виконання: термінові, що вимагають виконання в оп-ределенний термін, і нетермінові, для яких термін виконання не встановлено;
за походженням: службові, що зачіпають інтереси підпри-ємства, організації, і особисті, які стосуються конкретної особи і є іменними;
по виду оформлення: справжні, копії, виписки, дублікати;
за коштами фіксації: письмові, графічні, фотокінодокументи і т.д.
Оригінал - це підписаний і належним чином офор-млення екземпляр документа, складений в перший раз.
Копія - повторне, абсолютно точне відтворення під-линника (з позначкою «копія»), засвідчена в уста-новлення порядку відповідною посадовою особою. На копіях службових документів, що вимагають особливого удостове-ренію, в обов'язковому порядку ставляться підпис керівника та печатку.
Іноді для роботи потрібно не копія з оригінального доку-мента, а виписка з того чи іншого його розділу. При оформленні д-ванні виписки обов'язково треба вказати, з якого документа вона зроблена. Правильність складання виписки підтверджується підписами посадових осіб і печаткою. Підприємствам і орга-нізації надано право в разі втрати власником під-лінного документа видавати йому відповідний дублікат (з позначкою «дублікат.»), Що має однакову юридичну силу з оригіналом.
2 Організаційні документи
Для успішного функціонування служби документаційного забезпечення управління необхідно перш за все її організаційне оформлення. Якщо ця служба є самостійний структурний підрозділ з кількома працівниками, то цілком обгрунтованою потребою є розробка комплексу взаємопов'язаних документів, що регламентують структуру, завдання і функції підрозділу, організацію його роботи, права, обов'язки і відповідальність керівника і фахівців підрозділу, т. Е. Створення комплексу організаційних документів, що включає положення про структурний підрозділ і посадові інструкції працівників підрозділу. Якщо служба документаційного забезпечення управління представлена одним співробітником (наприклад, секретарем-референтом), розробляється посадова інструкція на цього співробітника.
Положення про структурний підрозділ визначає правовий статус, завдання, функції, права, обов'язки і відповідальність підрозділи.
В альбомі уніфікованих форм організаційно-розпорядчих документів дана форма положення про структурний підрозділ [1].
Відповідно до рекомендацій ГСДОУ [2] текст положення про структурний підрозділ повинен включати наступні основні розділи:
«Загальні положення», що визначають правовий статус структурного підрозділу, його підпорядкованість, порядок призначення і звільнення з посади керівника структурного підрозділу, відповідність кваліфікаційним вимогам, пред'яв ється до керівника, порядок заміщення керівника в період його відсутності. У розділі перераховуються правові акти і нормативні документи, якими має керуватися структурний підрозділ у своїй діяльності.
«Основні завдання» - розділ, де викладаються напрямки діяльності даного структурного підрозділу.
«Функції» - перерахування конкретних видів виробничо-господарської діяльності, закріплених за даними структурним підрозділом.
«Права і обов'язки» - розділ, що описує права структурного підрозділу, необхідні для виконання воз-викладених на нього функцій, і обов'язки, які структурний підрозділ виконує по відношенню до інших структурних підрозділах підприємства і стороннім організаціям.
«Відповідальність» - розділ, що встановлює відповідно до чинного законодавства відповідальність керівника структурного підрозділу за несвоєчасне і неякісне виконання структурним підрозділом покладених на нього функцій, невикористання наданих йому прав.
«Взаємовідносини. Зв'язки »- опис службових взаємин структурного підрозділу з іншими підрозділами підприємства та сторонніми організаціями з питань виробничо-господарської діяльності, узгодження документів, спільного виконання робіт і т.д.
«Організація роботи» - визначення порядку діяльності структурного підрозділу, організації контролю і перевірки діяльності підрозділу, його реорганізації та ліквідації.
При розробці тексту положення про структурний підрозділ доцільно взяти за основу структуру тексту положення про службу документаційного забезпечення управління, наведеного в Основних положеннях Державної системи документаційного забезпечення управління [3].
Положення про структурний підрозділ відноситься до групи документів, що підлягають затвердженню, а тому цей документ повинен мати гриф затвердження. Положення про структурні підрозділи, як правило, вводяться в дію з моменту їх затвердження керівником організації, не вимагаючи спеціальних заходів щодо введення їх в дію, тобто не вимагаючи видання наказу (розпорядження) про затвердження цих документів. Тому для затвердження положень про структурні підрозділи використовується гриф з особистим підписом керівника організації.
Положення про структурний підрозділ доводиться до працівників під розписку шляхом оформлення на цьому документі віз ознайомлення з обов'язковим зазначенням (від руки) дати ознайомлення.
При необхідності внесення змін і доповнень в організаційні документи не допускаються закреслення і виправлення тексту з позначкою «Виправленому вірити». Зміни і доповнення відображаються у відповідному наказі керівника організації. Наказ доводиться до працівників структурного підрозділу під розписку.
Правове становище працівника організації регламентується посадовою інструкцією, яка встановлює функції, права, обов'язки і відповідальність посадових осіб. Уніфікована структура тексту даного документа, згідно УСОРД [4], включає наступні розділи:
«Загальні положення», що встановлюють сферу діяльності даного фахівця, його безпосередню підпорядкованість, порядок його призначення і звільнення від займаної посади і заміщення за посадою під час відсутності. Тут же визначаються кваліфікаційні вимоги до претендента на дану посаду і перераховуються законодавчі акти і нормативні документи, якими працівник повинен керуватися в своїй діяльності.
«Функції» - розділ, де визначаються основні напрямки діяльності фахівця.
«Посадові обов'язки» - перерахування конкретних завдань, покладених на фахівця; вказівка форми його участі в управлінському процесі - керує, стверджує, забезпечує, готує, розглядає, виконує, контролює, погоджує, представляє, курирує і т. д.
«Права» - визначення прав, наданих фахівця для виконання покладених на нього функцій і обов'язків.
«Відповідальність» - встановлення видів відповідальності за несвоєчасне і неякісне виконання фахівцем посадових обов'язків і невикористання наданих йому прав.
«Взаємовідносини. Зв'язки за посадою »- перерахування кола посадових осіб, з якими фахівець вступає в службові взаємини і обмінюється інформацією, зазначення строків отримання та подання інформації, визначення порядку підписання, погодження та затвердження документів.
У ГСДОУ рекомендовано включати в посадову інструкцію розділ «Оцінка роботи», в якому повинні бути перераховані критерії оцінки якості виконання працівником своїх функцій і обов'язків, ступеня використання прав і т.д. [5].
При розробці посадових інструкцій слід враховувати найменування посад, передбачених Класифікація професій робітників, посад службовців і тарифних розрядів (ОКПДТР) і охарактеризування в кваліфіковану консультацію Каціон довіднику посад керівників, фахівців та інших службовців [6].
Посадові інструкції розробляються керівниками структурних підрозділів і ними підписуються. При відсутності структурних підрозділів інструкція складається фахівцем, котрий обіймав цю посаду, і їм підписується. Посадові інструкції обов'язково затверджуються, як правило, першим керівником організації.
Питання узгодження текстів посадових інструкцій з певними посадовими особами вирішуються індивідуально в кожної організації в залежності від її структури, штатного складу і традицій, що склалися. Наприклад, у багатьох організаціях тексти посадових інструкцій погоджують з юрисконсультами.
Для внесення до посадових інструкцій змін і доповнень видається відповідний наказ керівника організації, який доводиться до працівників під розписку.
Наказ про внесення змін видається при необхідності перерозподілу функцій і посадових обов'язків, при реорганізаціях, скорочення штатів і т. Д. Крім того, посадові інструкції повинні бути замінені і наново затверджені в наступних випадках:
при зміні найменування організації або структурного підрозділу;
при зміні назви посади;
при зміні прізвища працівника, що заміщає дану посаду (тобто при звільненні колишнього працівника і заміні його іншим), якщо інструкція, як виняток, була іменний і містила в заголовку до тексту прізвище та ініціали колишнього працівника.
Розподіл посадових обов'язків між керівними працівниками організації встановлюється розпорядчим документом - наказом директора про розподіл обов'язків.
Всі державні, муніципальні, приватні підприємства, об-громадські об'єднання діють на основі статуту.
Статут - це зведення правил, які реєструють діяльність орга-нізацій, установ, товариств і громадян, їх взаємини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в оп-ределенной сфері державної або господарської діяльно-сті. Існують, наприклад, Статут добровільного спортивного товариства, Статут акціонерного товариства, Статут товариства з огра-ніченний відповідальністю і т.д. Окремо слід виділити статути, що визначають організацію тієї чи іншої сфери діяль-ності Збройних Сил РФ (Стройовий статут, Дисциплінарний статут і т.д.).
В оформленні статутів мають бути присутні наступні рек-візити: найменування міністерства, найменування організації, вид документа, індекс, дата, місце видання, гриф затвердження (у разі приватного підприємства вказати, ким воно зарегістрірова-но). У реквізиті «текст» необхідно передбачити такі поділу-ли, як загальні положення, основні функції, права та Обязаннос-ти, керівництво, взаємини та зв'язку, -виробничо-хо-господарська, комерційна діяльність, майно та кошти, контроль, перевірка і ревізія , реорганізація або ліквідація. Залежно від форми приватної власності (товариство з обмеженою відповідальністю, акціонерне товариство закрито-го або відкритого типу і т.д.) розділи в тексті змінюються, добав-ляють. Чи включаються, наприклад, такі розділи, як статутний ка-плекав, акції та цінні папери, розподіл прибутку, формиро-вання фондів і т.д. Після тексту ставиться підпис керівника.
Положення про організацію
Положення бувають типові та індивідуальні. Типові раз-ється для системи установ і підприємств. У текст положення необхідно включити такі розділи, як загальна частина (пре-амбула), основні функції, права, порядок утворення і орга-нізації роботи і ін. В залежності від характеру положення.
В формуляр-зразок положення входять такі реквізити: найменування міністерства, відомства, найменування органі-ції, найменування структурного підрозділу, дата, індекс, найменування виду документа, місце видання, гриф затвердження. за-головок до тексту, текст, підпис, позначка про узгодження.