В процесі роботи над документами зазвичай беруть участь кілька посадових осіб або кілька структурних підрозділів.
Відмітки про документ:
ü Відмітка про одержання документа. З моменту проставлення документ явяется власністю організації. Проставляється працівником або секретарем, розташовується в правому нижньому кутку, іноді на полях і включає дату отримання, порядковий номер і підпис відповідальної особи.
ü Резолюція. Проставляється керівником організації. Резолюція - це письмове рішення керівника з питання, викладеного в документі. Резолюція пишеться від руки, розташовується на будь-якому вільному місці у верхній частині документа. Іноді Резолюція пишеться на окремому аркуші маленького формату і прикріплюється до документа. Резолюція може бути:
Повна (повне вирішення питання, наприклад, «дозволити перевести в відділ ..», «видати премію» і т.д. Керівник підписується і ставить дату);
Неповна (вказівки керівника про порядок вирішення будь-якого питання + підпис і дата) Кому що зробити і в які терміни.
ü Відмітка про наявність додатків. Оформляється після текта, але до підпису (додаток: акт здачі приймання робіт на 1 л в 2 екз.). На документах, які самі є додаток відмітка оформляється в правому верхньому куті (Додаток до наказу ... от..№ ...)
ü Відмітка про контроль розташовується у верхньому правому кутку документа. Ця позначка означає, що термін виконання даного документа контролюється.
Після первинної обробки та реєстрації документ надсилається керівнику (організації або структурного підрозділу) для розгляду. Результат розгляду відбивається в резолюції.
Резолюція - «напис на документі, зроблений посадовою особою і містить прийняте рішення». Вона закріплює розпорядження керівника щодо питання, відбитого в документі. Це як би маленький розпорядчий документ, який складається на отриманому документі. Від конкретності і чіткості резолюції і правильного вибору виконавця залежить якість виконання завдання і своєчасність виконання. До резолюції пред'являються ті ж вимоги, що і до будь-якого розпорядчого документа: чіткість, конкретність, стислість. Резолюція складається з таких елементів: тексту, підпису, дати. За своїм характером текст резолюції може бути двох видів. Резолюції, що містять вирішення питання (наприклад, «Зарахувати», «Виділити 300 тис. Руб.», «Відмовити») або вказівка на порядок підготовки питання. У другому випадку текст резолюції повинен містити три частини: кому доручається - прізвище та ініціали виконавця, що доручається - характер і порядок вирішення питання, термін виконання.
Якщо в резолюції вказано декілька виконавців, то особа, вказане першим, є відповідальним за виконання документа і організовує роботу інших співвиконавців, що залучаються за вказівкою керівника до вирішення питання. Ініціали виконавця зазначаються зазвичай після прізвища.
Якщо термін виконання документа є типовим або він вказаний в тексті самого документа, і, отже, не потрібно його спеціально вказувати в резолюції, то керівник може проставити в резолюції тільки прізвище виконавця (виконавців) з ініціалами, порядок підготовки питання, підпис і дату.
Резолюція переноситься в реєстраційну форму і часто є підставою взяття документа на контроль. У цьому випадку термін виконання документа береться з резолюції.
У ряді випадків, коли на документі немає вільного місця або резолюція готується у вигляді окремого доручення, допускається оформлення резолюції на окремому аркуші паперу, зазвичай формату А6 або А7 із зазначенням реєстраційного номера і дати документа, до якого резолюція відноситься