Після переходу на онлайн-касу у індивідуальних підприємців змінився список необхідних касових документів. Крім того, бізнесменам доведеться частіше пробивати чеки, ніж раніше. Ми підготували відповіді на часті питання по роботі з касою.
Які касові документи вести підприємцю
Крім чеків, підприємцям треба оформляти і інші касові документи. Наприклад, всі онлайн-каси видають звіти про відкриття і про закриття зміни. Звіт про закриття зміни замінює Z-звіт, який формували старі каси з Еклз.
Всі ІП вправі вести касу в спрощеному порядку незалежно від податкової системи. В цьому випадку комерсанти не оформляють касову книгу, «пріходнікі» і «витратні матеріали».
Також ви можете відмовитися не від усіх касових документів. Наприклад, оформляти прибуткові та видаткові ордери, але не заповнювати касову книгу.
Якщо ви хочете відмовитися від касових документів, оформіть наказ.
Якщо ви не оформите наказ про спрощений порядок, але перестанете вести касові документи, податкова інспекція оштрафує за неоприбуткування грошей на суму від 4 000 ₽ до 5 000 ₽.
Підприємцям без співробітників зручніше працювати в спрощеному порядку і відмовитися від зайвих касових документів. В цьому випадку ІП нікого контролювати. Підприємцям-одинакам досить відбивати прибуткові та видаткові операції по касі в записнику або на комп'ютері.
Якщо ж індивідуальний підприємець працює з співробітниками, краще вести касу в звичайному порядку. У цій ситуації комерсанту треба контролювати - хто і скільки грошей здав або отримав з каси. Тому не варто відмовлятися від «пріходніков», «расходников» і касової книги.
Після переходу на онлайн-каси ІП не заповнюють:
- журнал касира-операціоніста (форма № КМ-4);
- довідку-звіт (форма КМ-6);
- форми КМ-1, КМ-2, КМ-3, КМ-5, КМ-7, КМ-8 і КМ-9.
Як заповнювати касові документи
Розповімо детальніше про касові документах, які оформляють ІП, які вирішили для зручності оформляти бланки в повному обсязі.
Прибутковий касовий ордер
Заповнюйте документ за формою № КО-1 в наступних випадках:
- ви отримуєте в касу суми, на які не треба пробивати чеки ККТ;
- вам потрібно в обліку деталізувати, від кого чи за яким договором прийшли гроші в касу;
- в центральну касу бізнесмена надходять гроші з операційних кас.
«Пріходнік» складається з двох частин: ордера і відривний квитанції. ІП або касир заповнює обидві частини документа. Що заповнювати в документі, дивіться в таблиці нижче.
Прибутковий ордер підписують головний бухгалтер і касир.
Як заповнити прибутковий касовий ордер
Ознака предмета розрахунку
У касовому чеку на аванс вкажіть ознака предмета розрахунку «Платіж» або «П».
Найменування предмета розрахунку
Це найменування товарів, робіт, послуг. Цей реквізит не треба відбивати, якщо ви не знаєте точно, в рахунок яких товарів, робіт, послуг отримали передоплату. Чи не відбивайте узагальнені найменування, які не дозволяють ідентифікувати товари, роботи, послуги.
Припустимо, ви отримуєте передоплату в розмірі 50% і знаєте, за що гроші - за дитячі іграшки. Тоді пробивайте касовий чек з ознакою способу розрахунку «Передплата» і предметом розрахунку - «Платіж». У цьому ж чеку відбивайте найменування товарів.
Якщо в договорі багато найменувань товарів або послуг і ви не знаєте, в рахунок чого отримуєте гроші, то заповнюйте чек по-іншому. Виберіть ознака способу розрахунку «Аванс» і предмет розрахунку «Платіж». Вказувати найменування товарів, робіт, послуг в такому разі не треба.
Припустимо, IP включив в чек на часткову передоплату додаткові реквізити - спосіб і предмет розрахунку. Тоді при реалізації товарів, робіт, послуг також пробийте касовий чек. У ньому вкажіть найменування товарів, робіт, послуг, їх кількість і ціни. Вкажіть ознака способу розрахунку «Повний розрахунок».
У касовому чеку обов'язково вкажіть первісної вартості товару (послуги) за договором, яку суму ви зачитує в рахунок авансу, доплату. Якщо аванс дорівнює 100% вартості за договором, то доплата - 0 ₽.
На цій сторінці вгорі ви можете подивитися фрагменти касових чеків на аванс в розмірі 50% і остаточну оплату. Як технічно виглядають чеки, вам може підказати тільки виробник ККТ.
- Складайте звіти про відкриття і про закриття зміни. Якщо ведете документи в повному обсязі, то ще оформляйте «пріходнікі», «витратні матеріали» і касову книгу.
- Пробивайте чек з ознакою «повернення приходу», коли покупець повернув товар, а ви йому гроші. Робіть так, навіть якщо віддаєте гроші не в день покупки.
- Відбивайте в чеках найменування підакцизних товарів. Назви інших товарів, робіт, послуг показувати не обов'язково.