Всі знають, що перший відпустку новому співробітнику можуть дати не раніше, ніж він відпрацює півроку. Що стосується старих співробітників, то вони ходять у відпустку щорічно за період минулого року роботи.
Але можуть виникнути ситуації, коли людині раніше встановленого часу знадобиться взяти відпустку. Чи можна давати відпустку авансом? Хто може розраховувати на нього? Про всі аспекти і нюанси цієї процедури розказано далі.
Що говорить ТК?
У Трудовому кодексі визначено порядок надання щорічних чергових відпусток.
Кожен працівник за 1 рік роботи заробляє свій основний відпустку, при цьому новачок може піти на відпочинок, тільки пропрацювавши 6 місяців.
Згідно з цим порядком, законом не встановлено поняття відпустки авансом. Однак у трудовій діяльності така процедура часто практикується, вона відбувається за обопільною згодою сторін.
Найчастіший випадок надання відпустки авансом відбувається, коли новоприйнятий працівник, пропрацювавши на підприємстві півроку, йде на цілу відпустку.
Очевидно, що за першу половину року співробітник заробив тільки дві відпускних тижні, але бере всі чотири. Це означає, що половину відпустки він отримує авансом.
На думку правознавців, надання відпустки за ще невідпрацьований період позбавляє права працівника піти на відпочинок в наступному році. А це неприпустимо, оскільки суперечить ТК РФ.
Тому роботодавець рідко йде на те, щоб дати працівникові всю відпустку за наступний рік роботи, зазвичай, авансом можуть дати тільки частина відпустки: тиждень або дві.
В яких випадках дні відпочинку можна взяти заздалегідь?
Оскільки в трудовому законодавстві відсутнє поняття відпустки авансом, надання його працівнику знаходиться на розсуді керівництва організації.
Тим часом, є цілий ряд випадків, коли така відпустка має бути надана працівникові за його письмовою заявою:
коли його бере жінка з подальшим виходом у декрет або після відпустки по догляду за дитиною;
- неповнолітнім працівникам;
- сумісникам;
- дружин і чоловіків військових, під час їх відпустки;
- одному з батьків, який має двох дітей, які не досягли 14-ти;
- співробітнику, який взяв на виховання немовляти, молодше тримісячного віку;
- якщо у працівника є на утриманні дитина з інвалідністю.
Ще дати дні відпочинку авансом можуть співробітникам, давно працюють в організації. До таких працівників наймач відчуває довіру, і знає, що цих перевірених людей можна без ризику відпустити, а вони потім відпрацюють належний час.
Вагітній жінці перед декретом
Надання дострокового відпустки вагітній жінці - теж досить поширене явище.
Незалежно від того, коли вона була оформлена на роботу, чи пройшли покладені півроку, майбутню маму повинні відпустити в достроковий відпустку за її бажанням з подальшим виходом у декрет. Ця норма прописана в 260 статті ТК РФ.
Тому навіть пропрацювала всього місяць вагітній жінці при наявності довідки з жіночої консультації обов'язково повинні дати авансом відпустку перед її декретом.
Наймач повинен задовольнити її заяву і виплатити їй належні суми.
Жінці після відпустки по Б і Р
Період надання днів відпустки визначається за бажанням співробітниці. Вона може взяти додаткові дні, як перед декретом, так і після нього.
Новому співробітнику до закінчення 6 місяців
Чи можна взяти дні відпочинку авансом новачкові? Як виявилося, можна, якщо має місце одна з перерахованих ситуацій.
Новим співробітником може виявитися вагітна жінка незадовго до виходу в декрет, юнак або дівчина молодше 18, або дружина військовослужбовця. Тоді його обов'язково відпустять на достроковий відпочинок.
суміснику
Люди, що поєднують основну і додаткову роботу, теж можуть претендувати на відпустку авансом.
Справа в тому, що період відпустки на основній роботі може не збігатися з періодом відпустки на підробці.
У зв'язку з цим, щоб надати людині повноцінний відпочинок, законом встановлено право сумісників на відпустку авансом по одному з його робіт.
Чи можна взяти в бюджетній установі?
Специфіка роботи бюджетної установи така, що там намагаються максимально дотримуватися букви закону, дотримуватися норм трудового законодавства по відношенню до співробітників.
В таких організаціях дуже часто проходять перевірки вищестоящими органами, тому керівники намагаються не допускати жодних порушень.
Оскільки поняття відпустки авансом обумовлено в законодавстві тільки в особливих випадках, навряд чи хтось із інших працівників зможе досягти домовленості з керівництвом про надання днів відпочинку авансом.
Занадто великий ризик організації понести збитки, якщо такий працівник захоче звільнитися, не відпрацювавши певний час. Тоді керівництво можуть звинуватити в нецільовому витрачанні бюджетних коштів.
Тому бюджетникам не варто сподіватися на те, що їх начальство дасть їм дні авансом за поточний рік. В цьому випадку можна зробити простіше: взяти дні без збереження зарплати.
Ще одна хитрість, яку часто практикують, полягає в тому, що співробітник використовує кілька днів, не йдучи за документами у відпустку, але ця кількість днів він зобов'язується потім відпрацювати під час чергової відпустки.
Які періоди не надаються за такою схемою?
Коли мова йде про відпустку авансом, мається на увазі, звичайно ж, щорічні основні відпустки.
Інші види додаткових відпусток, таких як навчальний або декретну, не можуть бути дані співробітникові авансом.
Справа в тому, що для отримання цих додаткових днів у працівника має бути підстава - підтверджуючий документ (довідка-виклик на сесію або лікарняний лист із жіночої консультації).
Як розрахувати суму компенсації за невикористану відпустку? Дізнайтеся тут.
Які нюанси має процедура оформлення відпустки авансом?
Насправді вона не відрізняється від оформлення звичайного відпустки. Це робиться за допомогою наказу на підставі письмової заяви працівника.
Чи може роботодавець відмовити?
У всіх інших випадках це рішення знаходиться на розсуді керівника.
Заява (типовий зразок):
Заява перед декретом (зразок):
Відображення в графіку відпусток
Графік відпусток - це документ, в якому занесені періоди початку і закінчення відпусток всіх співробітників на майбутній рік. Згідно із законом він повинен складатися до того, як настане рік його дії.
Тому передбачити в ньому, що хтось із співробітників може взяти дні відпочинку авансом, неможливо. Протягом року допускається коригування графіка відпусток за фактичним надання відпустки працівникам, це не суперечить трудовому законодавству.
відповідальність кадровика
Спеціаліст по кадрам в своїй роботі повинен спиратися на положення Трудового Кодексу.
Якщо ж людина бере дні за погодженням з керівництвом, відповідає за це сам наймач.
Фінансові питання
Фінансова сторона питання про оплату відпустки хвилює багатьох, особливо бухгалтерів.
Як утримати зайво виплачені відпускні, якщо працівник так і не виробив належний час і надумав звільнитися? Як відображаються випадки надання відпустки авансом в бухгалтерському обліку?
Чи повинен бути передбачений резерв коштів для таких цілей?
Ні фахівець з кадрів, ні керівник, ні навіть сам працівник не зможе сказати заздалегідь, що візьме достроковий відпустку. Зазвичай це відбувається в силу якихось обставин.
За рік може статися кілька таких ситуацій, а може не бути жодної. Тому немає необхідності включати витрати на оплату відпускних посібників в резерв для тих, хто вирішив піти достроково на відпочинок.
Як розрахувати?
Розрахунок відпускних за невідпрацьований період часу має одну особливість. Виплату розраховують не за нарахуваннями за весь попередній рік, а за час, який працівник відпрацював за фактом.
Коли покладена виплата?
У непростому становищі опиниться роботодавець, якщо працівник, відгуляти свою відпустку авансом, надумає звільнитися.
У питаннях, пов'язаних з утриманням при звільненні, потрібно слідувати ст. 138 ТК РФ. Там сказано, що розмір утриманих сум не може бути більше 1/5 частини всіх виплат.
Процедура повернення відпустки оформляється в установленому порядку.
- затверджене в термін вимога про утримання;
- згоду працівника на відрахування авансових сум.
Буває таке, що борг працівника перед організацією перевищує утримані суми.
В цьому випадку у керівництва є два варіанти:
- запропонувати співробітникові поповнити різницю своїми засобами;
- стягнути борг в судовому порядку.
Коли оплата не проводиться?
Чи не в кожному випадку роботодавець має право утримувати з працівника получку за авансові дні відпустки.
Оплата з працівника не проводиться, якщо трудові відносини були припинені одним із таких способів:
- співробітника скоротили;
- підприємство ліквідувалося;
- співробітника закликали в армію;
- працівника визнали недієздатним;
- в результаті смерті співробітника;
- у підприємства змінився власник.
Суди теж враховують такі обставини при розгляді позовів роботодавців.
визначення розміру
Яку виплату повинні зробити співробітнику, який взяв відпустку авансом? Розглянемо ситуацію на конкретному прикладі.
В середньому за 1 день працівник отримує: 13636/15 = 909 руб.
Він написав заяву на 14 днів відпустки. Тоді все його відпускний посібник одно з вирахуванням податку: 909х14 = 12726 руб.
Згорає чи невикористану відпустку при звільненні? Дізнайтеся тут.
Як оформити творчу відпустку? Інформація - тут.
Розрахунок податків і страхові внески
Податок на доходи фізичних осіб повинен бути відкоректований за звітний період, коли працівнику нараховуються відпускні.
Повернення зайво виплачених сум теж повинен вносити коригування в остаточний розрахунок при звільненні працівника, при цьому ця сума повинна відніматися з податкової бази при розрахунку ПДФО.
Як зробити утримання, якщо співробітник відгуляв дні і звільняється?
Керуючись ст. 137 ТК РФ, наймач може вимагати назад зайво виплачені суми з того співробітника, який був відпущений у відпустку авансом, але в подальшому подав на звільнення, чи не відпрацювавши покладеного часу.
Утримання має відбуватися за згодою працівника з його розрахункових сум, які він отримає після звільнення.
Чи потрібно утримувати при скороченні штатів?
Скорочення штату відноситься до одного з випадків, коли наймач не має права утримувати авансові суми з скороченого співробітника, отримані за відпустку.
При цьому відмова працівника від запропонованих йому посад замість скорочувати вакансії не має значення, якщо він відмовився від перекладу за медичними показаннями.
Бухгалтерські проводки
Як уже зазначалося, суми на оплату дострокового відпустки не можуть бути заздалегідь спрогнозовані, тому їх відносять до статті витрат на звичайну оплату праці:
Дебет 20, 23, 25, 26, 44 - Кредит 70.
Відшкодовані суми авансових виплат за відпустку просто сторнируют за датою отримання.
Судова практика
Коли роботодавець звертається до суду за стягненням надміру сплачених сум з колишніх співробітників, не завжди суддя приймає його сторону.
Наймач повинен буде представити всі необхідні документи, в тому числі виправдати свою згоду на те, що відпустка була надана працівникові за ще не відпрацьований період.