В дорозі з відрядженим працівником може трапитися всяке. Наприклад, він може втратити документи, що підтверджують проїзд та проживання. Як в такому випадку компенсувати його витрати і не «потрапити» на податки?
Чим підтвердити проїзд?
Витрати відрядженого працівника повинні підтверджуватися виправдувальними документами. Винятком з цього правила є тільки добові. Вони виплачуються за кожен день перебування у відрядженні, і їх загальна сума фіксується тільки в авансовому звіті. Ніякі звітні документи по витраченим добовим до авансового звіту докладати не потрібно.
Інша справа - витрати на проїзд. Їх підтвердженням служать авіа- або залізничні квитки. Але що робити, якщо працівник втратив квитки? Він може написати заяву про те, що квитки загублені, і попросити відшкодувати понесені витрати. Але виплата такої компенсації буде мати певні податкові наслідки і для підприємства, і для працівника.
Іншими словами, при втраті працівником квитків керівник фірми має право прийняти рішення про відшкодування витрат за вартістю найдешевшої транспортування до місця відрядження і назад.
Таким чином, підставою для відшкодування оплати проїзду буде заяву відрядженого працівника з візою керівника і зазначенням суми відшкодування, визначеної за мінімальною вартістю, яку необхідно підтвердити довідкою транспортної служби.
Суму компенсації, виплаченої за заявою, не можна прийняти в податковому обліку. А все тому, що немає первинного документа - отже, немає і документального підтвердження. А воно є головною умовою для обліку витрат при розрахунку податку на прибуток (п. 1 ст. 252 НК РФ).
Згідно зі статтею 217 Податкового кодексу, ПДФО не утримується з компенсації працівникові витрат на проїзд, фактично виготовлених й документально підтверджених. Таким чином, витрати на оплату проїзду, не підтверджені документами, підлягають включенню до оподатковуваного доходу працівника.
Отже, напрошується висновок, що заяви працівника з проханням оплатити витрати на проїзд, а також позитивної резолюції або наказу керівника про їх відшкодування недостатньо для того, щоб компенсація не включалася до доходу працівника і враховувалася в податкових витратах.
Повністю відшкодувати працівникові його витрати і не платити зайвих податків можна, наприклад, запросивши дублікати квитків і довідку, що підтверджує факт їх покупки, в касі вокзалу чи аеропорту. Видача подібних документів для них не рідкість.
Де ви були, де ви жили?
Разом з квитком працівник може «посіяти» і рахунок за проживання в готелі.
Є ще один нормативний акт, в якому мова йде про розміри виплати відрядженим за проживання в разі втрати рахунки з готелю, - інструкція № 62. Але зазначені в ній суми до смішного малі.
Разом з тим, згідно з трудовим законодавством, роботодавець зобов'язаний відшкодувати працівникові витрати, пов'язані зі службовим відрядженням. При цьому в статті 168 кодексу сказано, що порядок і розміри відшкодування витрат визначаються колективним договором. Отже, умови виплати компенсації витрат, не підтверджених документально, фірма може встановити самостійно, головне - не забути все це прописати в договорі.
Незалежно від суми, яку ви виплатите працівникові як компенсація, врахувати її при розрахунку податку на прибуток все одно не можна. Знову-таки діє правило документального підтвердження (п. 1 ст. 252 НК РФ). Значить, в податкову базу по ЄСП вона теж не потрапить. Що стосується ПДФО, ситуація тут така ж, як і в разі компенсації вартості проїзду.
Є варіант, при якому будуть дотримані всі вимоги нормативних документів і працівник нічого не втратить. Для цього потрібно зробити наступне.
По-перше, вартість загублених квитків і рахунків за проживання можна компенсувати, як вимагає того інструкція про службові відрядження № 62, по мінімуму. З виплат утримати ПДФО.
По-друге, визначити грошову «втрату» працівника. Сюди входить доплата до фактичної суми витрат і сума утриманого з компенсації ПДФО.
І, нарешті, по-третє, виплатити працівникові премію за професійні успіхи. Її сума повинна бути рівною сумі доплати разом з утримані ПДФО плюс 13 відсотків (податок, який буде утриманий з премії). У цьому випадку працівникові буде компенсована фактична сума витрат.
Доведи, що проживав
Насправді під час відрядження працівник може проживати не тільки в готелі, а й в іншому житловому приміщенні.
Але все ж краще, якщо витрати по найму житла будуть підтверджені бланками суворої звітності. Справа в тому, що на їх підставі можна без питань прийняти до відрахування ПДВ, який входить у вартість готельних послуг.
Р. Ярошенко, податковий юрист
Практична енциклопедія бухгалтера