Відрядження є поїздку співробітника з одного пункту в інший з обов'язковою метою виконання виключно трудових обов'язків і функцій. Тільки в цьому випадку відрядження дні будуть прирівняні до робітників і оплачені відповідним чином.
У багатьох співробітників виникають питання з приводу оплати відряджень, які випадають на вихідні дні.
Яка оплата покладена, якщо відрядження припадає на вихідні дні або офіційні свята?
У більшості випадків дні відрядження оплачуються в загальному порядку, на підставі розміру середнього заробітку, за один робочий день конкретного співробітника. У тому випадку, якщо відрядження захопила вихідні дні або свята, працівник зможе розраховувати на отримання компенсації, тільки якщо в ці дні він дійсно виконував свої трудові обов'язки.
Наприклад, якщо співробітник поїхав у відрядження в понеділок і повернувся в понеділок вже наступного тижня, але при цьому, під час перебування у відрядженні, працював за стандартною, п'ятиденному тижні, два дні вихідних йому сплачені не будуть.
Сюди ж можна віднести випадки, коли співробітника направляють у відрядження з метою навчання. У такій ситуації дні, в які навчання не було, також не можуть бути оплачені роботодавцем.
І навпаки - якщо співробітнику, який перебуває у відрядженні, довелося виконувати свої трудові обов'язки в вихідний день або в офіційне свято, він має повне право на відповідне грошове відшкодування.
Претендувати на отримання оплати працівник зможе і в наступних ситуаціях:
- якщо він був направлений у відрядження роботодавцем у вихідні дні, наприклад, для вирішення термінових питань або для врегулювання проблем, що виникли;
- якщо відрядження співробітника пов'язана з подоланням досить великої відстані, і він виїхав у вихідний день для того, щоб прибути на місце вчасно;
- якщо відрядження випала якраз на святкові дні. У такому випадку можуть бути оплачені лише ті дні роботи, які дійсно є державними святами.
При цьому точна величина належної компенсації безпосередньо залежатиме від середнього розміру заробітку за один робочий день. Підставою для призначення виплат буде раніше виданий наказ роботодавця про направлення свого співробітника в службове відрядження. Даний документ передбачає вказівку наступних важливих відомостей:
- даних про самому працівнику;
- основної мети відрядження, а також її тривалості та місця розташування;
- подальшої схеми відшкодування витрат, якщо таке передбачається і т.д.
Слід пам'ятати про те, що претендувати на відшкодування можна буде лише в тому випадку, якщо відповідний пункт був зазначений в наказі.
Якщо співробітник направляється у відрядження у вихідний день, роботодавець повинен взяти у нього письмову згоду. Співробітник, в свою чергу, має повне право відмовитися. Така відмова не може спричинити абсолютно ніяких наслідків, в іншому випадку - до роботодавця будуть застосовані певні заходи відповідальності.
Після того, як працівник відбув у відрядження, співробітником кадрового відділу має здійснюватися регулярне ведення табеля з проставленням відповідних відміток. На підставі даних відомостей згодом співробітнику може бути призначена компенсація.
Діюча схема оплати
Встановлена процедура оплати передбачає здійснення первісної авансової виплати співробітнику перед відрядженням. Частина, що залишилася суми буде видана співробітнику вже після його повернення.
Підвищений рівень оплати відрядження може бути встановлений щодо наступних працівників:
- співробітники, чия діяльність заснована на відрядній системі оплати праці. В такому випадку, їм буде покладена сума не менше, ніж подвійний розмір відрядної норми за один день;
- працівники, трудящі по більш стандартної системі з фіксованим окладом. Тоді розмір компенсації повністю буде залежати від величини оплати праці за один день роботи;
- співробітники, чия діяльність здійснюється на підставі прийнятої ставки. В такому випадку вони зможуть претендувати на компенсацію, рівну подвійною ставкою.
Розглянемо відповідний приклад:
Для того щоб отримати остаточний розмір суми компенсації, необхідно розрахувати вартість однієї години роботи.
Для цього слід застосовувати таку формулу: 31 000/22/8 = 176 рублів - одна година роботи.
Отже, розмір повної компенсації за три дні перебування у відрядженні складе: 1400 * 2 + 176 * 5 * 2 = 4560 рублів.
особливості оподаткування
У багатьох роботодавців нерідко виникають питання про порядок оподаткування суми компенсації, яка була видана на руки працівникові за раннє перебування у відрядженні. Уповноважена особа зможе правомірно зменшити базу податку на прибуток в двох випадках:
- Якщо положеннями різних внутрішніх документів компанії була закріплена робота у вихідні дні або в офіційні свята. При цьому кожен співробітник заздалегідь повинен бути ознайомлений з подібними документами, під особистий підпис.
- Якщо у керівника є докази того факту, що вчинені витрати були необхідні для збільшення поточного прибутку підприємства.
Інші важливі особливості відшкодування
Співробітник, який повернувся з відрядження, матиме право як отримати грошову компенсацію, так і вибрати другий варіант - отримання додаткового вихідного дня. В останньому випадку стандартна оплата все одно повинна бути здійснена роботодавцем.
Для того щоб висловити свій намір змінити стандартний порядок компенсування, співробітнику необхідно буде написати відповідну заяву на ім'я свого керівника. Останній, в свою чергу, зможе використовувати вищевказану заяву як головне підстави для подальшого підписання наказу про надання вихідного дня.
Слід пам'ятати і про те, що дещо інші правила надання компенсацій за перебування у відрядженні можуть бути закріплені всередині певної компанії локальними документами. Єдиною умовою при цьому буде виступати той факт, що жодне з нововведень керівника не повинно суперечити загальноприйнятим нормам і законодавчим положенням. Наприклад, якщо керівник таким внутрішнім документом скасував належні співробітникам компенсації за відрядження - його дії будуть визнані абсолютно неправомірними. В такому випадку кожна зацікавлена особа може звернутися до суду з метою захисту власних інтересів.
Таким чином, відрядження у вихідний день аж ніяк не є обов'язком кожного співробітника. Навпаки, роботодавець може лише попросити про подібній послузі, в той час як працівник має право приймати остаточне рішення - погоджуватися на неї чи ні. Сам факт призначення відрядження обов'язково повинен бути зафіксований належним чином - з складанням і подальшим підписанням всіх необхідних документів. Тільки в цьому випадку співробітник буде мати повне право на отримання належної йому компенсації.
Певні труднощі у працівників можуть виникати з необхідністю довести той факт, що у вихідний день у відрядженні працівник дійсно виконував свої трудові обов'язки. В такому випадку документальними доказами можуть бути підписані в цей день договори або угоди з клієнтами, довідки та інші документи, здатні підтвердити факт роботи.
Якщо роботодавець порушує права працівників своїми явно незаконними діями щодо, наприклад, надання компенсації за відрядження, необхідно якомога швидше звертатися в суд. Туди слід подати всі важливі докази: чинний трудовий договір, наказ про направлення у відрядження, чеки та квитанції, що підтверджують різні витрати і т.д. Якщо суд стане на позицію працівника - його роботодавець буде зобов'язаний виплатити всі належні компенсації.