Вести військовий облік зобов'язані всі роботодавці. Але найчастіше така вимога просто ігнорується. Адже не завжди зрозуміло, хто повинен цим займатися. Підкажемо, як правильно організувати військовий облік в компанії. А також скільки співробітників повинні його вести і як це перевірити.
Хто повинен вести військовий облік в обов'язковому порядку
Визначимо число працівників, відповідальних за військовий облік в організації (п. 12 Положення про військовий облік).
Кількість працівників, які перебувають на військовому обліку
Кількість працівників, які ведуть військовий облік
На кожні наступні 3000
Плюс один звільнений від інших обов'язків
За загальним правилом відповідальність за організацію і ведення військового обліку несе керівник організації (п. 9 Положення про військовий облік). Але він може доручити іншому працівникові займатися облікової роботою і нести за неї відповідальність (п. 54 Положення про військовий облік). При цьому важливо дотримати дві умови:
- військовий облік доручається працівникові, який знає порядок ведення такої роботи і нормативні правові акти, його регламентують;
- обов'язки фахівця, що займається військовим урахуванням працівників, закріплюються безпосередньо в трудовому договорі або в окремій посадовій інструкції, яка є додатком до договору (ч. 2 ст. 57 ТК РФ).
Якщо функція співробітника не передбачає ведення військового обліку, то таку роботу можна покласти на нього, оформивши внутрішнє суміщення або сумісництво. Число співробітників, які будуть вести військовий облік, залежить від кількості військовозобов'язаних в організації. Керівники організацій зобов'язані виділити для працівників, що здійснюють військовий облік в організаціях, спеціально обладнані приміщення і залізні шафи, що забезпечують збереження документів з військового обліку.
Алгоритм, за яким потрібно оформити відповідального за військовий облік працівника, дивіться нижче.
Що належить робити відповідальному працівнику
Для співробітника, який буде вести роботу з військового обліку, треба розробити і затвердити обов'язки. Зазвичай вони оформляються в формі посадової інструкції, яку затверджує керівник організації. Проект наказу про призначення відповідального за військовий облік узгоджується з керівником військкомату до підписання трудового договору з працівником (п. 22 Методичних рекомендацій). Це означає, що військкомат в свою чергу надасть вам методичну допомогу в організації військового обліку, перевірить терміни, зазначені в наказі, формулювання і ін.
Обов'язки роботодавця з військового обліку (п. 29 Методичних рекомендацій)
Відповідальність за порушення
Повідомляти працівникам про виклики (повістках) військкоматів
Штраф від 500 до 1000 руб. (Ст. 21.2 КоАП РФ)
1. Постановка на військовий облік прийнятих на роботу співробітників (які уклали трудовий договір). Збір, зберігання і обробка отриманих відомостей.
2. Підтримка в актуальному стані інформації про військовий облік.
3. Зняття співробітника з військового обліку при припиненні з ним трудових відносин (п. 27. 30 і 32 Положення про військовий облік).
Беручи нових співробітників, фахівець з військового обліку поетапно виконує наступні дії:
- перевіряє наявність відміток у паспорті про ставлення до військового обов'язку, справжність документів військового обліку, а також записи в них про постановку на військовий облік за місцем проживання або місцем перебування;
- заносить дані співробітників в особисті картки з їх документів військового обліку. До таких документів належать: посвідчення громадянина, що підлягає призову на військову службу (для призовників), військовий квиток, тимчасове посвідчення, видане замість військового квитка (для військовозобов'язаних запасу);
- роз'яснює працівникам їх обов'язки з військового обліку. а саме: оповіщає їх про порядок мобілізаційної підготовки та про відповідальність за невиконання вимог закону;
- інформує військкомати про порушення. виявлених в документах військового обліку: незастережених виправлення, неточності, підробки, неповній кількості аркушів. А також про співробітників, які не виконують обов'язки з військового обліку;
- звітує про ведення військового обліку перед військкоматами (за місцезнаходженням організації) або органами місцевого самоврядування. Привертає туди ряд відомостей про працівників: наприклад, списки співробітників, що підлягають військовому обліку, при прийомі і звільненні їх з роботи і ін. Якщо працівник, який здійснює військовий облік, знаходиться у відпустці, роботодавець наказом призначає тимчасово іншого працівника.
Як перевірити результати роботи з військового обліку
Щоб перевірити, чи правильно у вашій компанії організований військовий облік працівників, проведіть спеціальний аудит - внутрішню перевірку. Для цього створіть комісію, очолювану, наприклад, начальником відділу кадрів. Завдання такої «інспекції» - упевнитися, що збір, зберігання, оновлення та передача в військкомат відомостей про військовозобов'язаних працівників проходять відповідно до Положення про військовий облік і Методичними рекомендаціями.
Якщо в ході аудиту комісія виявить недоліки. їх слід зафіксувати, склавши спеціальний акт. А потім ліквідувати порушення, оформивши відсутні документи та представивши в військкомат всі необхідні відомості. Накласти штраф за невиконання обов'язків з військового обліку можуть військові комісари (ст. 23.11 КоАП РФ). Термін залучення до адміністративної відповідальності за порушення в цій сфері не перевищує двох місяців з дня їх здійснення (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ).