Використовуємо автомобіль співробітника в службових цілях.
Що вибрати: компенсацію або оренду?
Далеко не у кожної організації є у власності транспортний засіб. А необхідність в переміщенні є практично у всіх. В цьому випадку виручають співробітники з особистими автомобілями. І тут виникає питання: як оформити експлуатацію транспортного засобу працівника в службових цілях?
Можливі два варіанти відшкодування витрат працівника:
- виплата компенсації за використання особистого легкового автомобіля для службових поїздок;
- укладення договору оренди транспортного засобу (без екіпажу або з екіпажем).
Оцінимо основні плюси і мінуси кожного з цих способів.
Якщо працівник використовує власне авто за службовою необхідністю, організація може виплатити йому компенсацію. Як правило, в цю суму вже входить відшкодування витрат по експлуатації (амортизація, витрати на ПММ, техобслуговування і поточний ремонт).
Компенсація виплачується на підставі наступних документів:
- наказу керівника організації, в якому вказуються розміри компенсації (в залежності від інтенсивності використання);
- документів, що підтверджують наявність у працівника особистого автомобіля (копія ПТС - якщо використовується особистий автомобіль; копія довіреності на управління транспортного засобу - якщо працівник управляє автомобілем за дорученням);
- шляхових листів (або інших документів), що підтверджують факт використання особистого автомобіля в службових цілях.
При виплаті компенсації варто враховувати кілька моментів:
- компенсація виплачується тільки в тих випадках, коли автомобіль використовується у виробничій діяльності, пов'язаної з постійними службовими роз'їздами відповідно до посадових обов'язків працівника;
- розмір компенсації не залежить від кількості календарних днів у місяці;
- в ті періоди, коли автомобіль не експлуатується в зв'язку з відсутністю працівника на робочому місці (відпустка, відрядження, лікарняний), компенсація не виплачується.
З метою оподаткування прибутку законодавством передбачені норми витрат на виплату компенсації.
Розмір компенсації залежить від технічних параметрів транспортного засобу
Тип транспортного засобу
Граничні норми компенсації в місяць, руб.
Головний бухгалтер ____________________________ Щербенок Н.А.
Зверніть увагу! Подорожні листи організації складаються на термін від 1 дня до 1 місяця. Розроблені форми подорожнього листа і періодичність їх складання закріплюється в обліковій політиці організації.
Ольга Конопльова
провідний консультант відділу
бухгалтерського і податкового консалтингу
ГК «ВнешЕкономАудіт»
Консультаційний семінар і вебінар:
Консультаційний семінар і вебінар:
замовлення послуги
ГК ВнешЕкономАудіт Челябінськ, вул. Червона, 63