Протоколи дуже важлива частина в будь-якому діловодстві. З їх допомогою оформлюються всі важливі зборів або засідання на підприємстві. Але, в деяких випадках потрібна виписка з документа, по одному якому то пункту.
Основні моменти, які знадобляться при складанні
Якщо виникає потреба цитувати певну частину протоколу, а весь інший його сенс просто не потрібен, робиться виписка. При цьому зовсім не потрібно надавати повну версію протоколу, досить щоб документ був правильно оформлений. Так само виписка допоможе донести до мас тільки деякі відомості, а основну інформацію залишити за кадром.
Не дивлячись на те, що не існує уніфікованої форми оформлення виписки, все ж є кілька пунктів і порад, до яких варто прислухатися. Протокол складається для документування засідань, зборів, конференцій, доповідей, і іншого. Залежно від типу зборів протоколи поділяються на:
Це швидко і безкоштовно!
- Повний протокол. У ньому обов'язково повинна бути зафіксована вся інформація про хід зборів, включаючи висловлювання її учасників, зауваження та репліки. Це більш точна форма фіксації.
- Короткі, які складаються, якщо потрібно зафіксувати тільки дані доповідачів, питання які обговорювалися, і остаточне рішення, яке було прийнято. Найчастіше такий тип документа використовується для фіксування оперативок або інших коротких робочих зборів.
Найчастіше протоколи, як і виписки з них, складаються на фірмових бланках підприємства, або на альбомних аркушах зі штампом компанії. Обов'язково в папері повинна бути вказана така інформація:
- Повна назва компанії або організації.
- Назва документа, який складається. У нашому випадку це протокол або витяг з нього.
- Порядковий номер протоколу.
- Місце, де проводилося засідання.
- Якщо необхідно ставиться гриф обмеження доступу до, але це не є обов'язковою умовою.
- Дата, коли проводилися збори або оперативка.
- Текст документа, який поділяється на вступний і основний. У вступній частині обов'язково зазначаються дані про всіх учасників зборів, їх дані і посади, які вони займають.
- Підписи все учасників заходу, якими вони підтверджують правильність і достовірність всього викладеного в документі.
У повному варіанті протокол виходить значних розмірів, основна частина може займати навіть кілька листів.
Якщо виникає потреба передати будь-які відомості з протоколу, то копіювати його весь повністю не раціонально, а в деяких випадках просто неприпустимо. Саме тому виписка є оптимальним рішенням проблеми.
У виписці ви можете подати відомості, які стосуються тільки одного конкретного явища або дії, і не давати знати про всіх питаннях, які обговорювалися під час засідання.
правові норми
В термінологічному стандарті «Діловодство і архівна справа» немає визначення терміну «виписка з протоколу». Цей вид документа відноситься до розділу архівних виписок з документів.
Але, поняття виписка з документа є в сучасному словнику архівної термінології. При цьому потрібно розуміти, що правила і порядок оформлення виписок відповідає оформительской послідовності копій документів. Але, такі дані можна назвати правильними тільки частково.
Насправді виписка складається в тих ситуаціях, коли копіювати весь протокол не має сенсу, або якщо в документі є конфіденційна інформація, яку небажано знати стороннім людям.
Документ не вважається чинним, поки він не завірений документально. Обов'язково має бути:
- Від руки написано «Мабуть»
- Повна назва посади, яку займає відповідальну особу, яка посвідчує документ
- Особистий підпис
- Після підпису в дужках треба її розшифрувати.
- Дата, коли папір був посвідчений.
Якщо дотримуватися всіх правил, документ буде завірений правильно, і набуде юридичної сили.
Що являє собою виписка, і навіщо вона потрібна?
Випискою з протоколу називається копія частини документа, яка несе основні відомості по окремому пункту або питання. При складанні документа важливо позначити:
- Вступну частину, в якій будуть вказані питання, які розглядалися на порядку денному.
- Копія потрібних абзаців документа, де вказані заслухані питання і прийняті по них рішення.
- Реквізити, які є копією тих, які стоять на оригіналі.
- Засвідчувальний підпис. Вона обов'язково повинна містити слово «вірно», а далі підпис укладача з розшифровкою, його підпис, дата, коли документ був написаний.
Найчастіше виписки використовуються для донесення потрібної інформації, яка була прийнята під час засідання, до зацікавлених суб'єктів.
Виписка з протоколу
На ділі саме за допомогою таких виписок відбувається контроль за процесами виробництва або виконанням адміністративних рішень, формується документація організації.
Після зборів керівник, за допомогою розсилки або передачі паперів інформує своїх підлеглих і відповідальних осіб про прийняті рішення.
За правилами, секретар організації протягом двох днів після оформлення та підписання договору, повинен оформити всі необхідні копії, і відправити їх поштою або вручити особисто відповідальним особам.
Як оформляється виписка з протоколу?
Не дивлячись на те, що немає чітко регульованого порядку складання виписки, найкраще дотримуватися такого перевіреного алгоритму:
- Для початку потрібно дати назву документу. В даному випадку це буде «Виписка з протоколу зборів ...». Обов'язково правильно вкажіть назву зборів, його дату і присутніх на ній працівників.
- З основного документа слід скопіювати вступну частину. При цьому обов'язково прописуються всі реквізити оригіналу, в які входить дата і місце зборів, кількість присутніх працівників.
- Процитуйте з протоколу потрібний уривок, робити це потрібно гранично уважно, яка стосується саме потрібного питання. Так само обов'язково вказується порядковий номер пункту, за яким робиться виписка.
- Основний текст документа формується за допомогою копіювання основного тексту потрібного пункту. Потрібно скопіювати тільки ту частину, яка стосується саме того питання, який потрібен для розкриття теми.
Обов'язково вкажіть такі частини, як «Слухали», суть обговорення питання, і пункт «Ухвалили».
Приклад протоколу загальних зборів
- Вкажіть посадових осіб, які підписалися в кінці протоколу, тим самим запевнили правильність його складання.
- Керівник або секретар повинен запевнити вийшла папір. Для цього в кінці він пише слово «Вірно», і ставить свій підпис і дату.
Хто повинен підписувати документ
У законодавстві немає такого закону, який би змусив завіряти папір тільки керівникам. Іноді їх потрібно оформити дуже багато, і замість того щоб вирішувати поточні важливі питання, директор повинен займатися паперовою роботою. У деяких випадках виписка може завірятися керівництвом, але в більшості випадків це роблять секретарі підприємства. В кінці паперу секретар ставить свій підпис, чим підтверджує, що документ складено правильно, і написане абсолютно вірно. Це правило стосується внутрішніх документів підприємства.
Що ж стосується документів, які відправляються в інші організації, то вони засвідчуються виключно керівництвом. Секретар може поставити і свій підпис, але підпис начальника повинна бути обов'язково. Інакше папір не матиме ніякої юридичної сили.
Тут ми детально розглянемо, як правильно скласти колективний трудовий договір.
Що потрібно робити для отримання виписки з ЕГРІП? Про це ви дізнаєтесь з нашого матеріалу.
Крім цього обов'язково має бути присутня печатка компанії. Вона повинна бути розташована таким чином, щоб край захоплював підпис директора або відповідальної особи, і назва його посади.
У підсумку можна сказати, що виписка з протоколу загальних зборів це документ, в якому міститься копія вступній частині паперу з необхідним вступним питанням, яка не включає в себе порядок денний, і копія окремого абзацу про підсумковій постанові.
У виписці можуть бути відповіді як на кілька запитань одразу, так і на один з них окремо, в залежності від потреби.
Головна суть документа в інформуванні відповідальних осіб організації про рішення, які були прийняті на зборах. Так само виписки з документів можуть надсилатися в зацікавлені організації для того щоб налагодити співпрацю.
Залишилися питання? Дізнайтеся, як вирішити саме Вашу проблему - зателефонуйте прямо зараз: