У забезпеченні ефективності функціонування виробничого підприємства, до якого б типу власності воно не ставилося, ключова роль належить людському чиннику - працюючим на ньому людям. Відповідно, велике значення правильного їх комплектування.
Основний (штатний) склад постійних працівників підприємства (установи, організації) називають виробничими кадрами. За кордоном для позначення цього поняття більш поширений інший термін - «персонал». Тепер він офіційно прийнятий і в Росії, хоча залишається і дещо інший смисловий відтінок: як і раніше характеризує приналежність працівника до певної професійної групи - технічний персонал. обслуговуючий персонал і т. п.
Інформацію про стан виробничих кадрів використовують для багатьох цілей: вирішення питань оподаткування; віднесення організації до малих підприємств; виявлення найбільш ефективної структури; раціоналізації кадрового складу; забезпечення необхідної підготовки як за обсягом, так і за кваліфікацією і для багатьох інших.
Облікова чисельність, в яку включають найманих працівників, які працюють за договором (контрактом) один і більше днів, а також власників організації, які отримують в ній заробітну плату, фіксують щодня, а також на певну дату (наприклад, на перше або останнє число місяця). У ній враховують як фактично працюють в даний день, так і відсутніх на роботі з будь-яких причин. Працівників, прийнятих в організацію по зовнішнім сумісництвом, в обліковій чисельності не враховують. Їх облік ведуть окремо. Внутрішніх сумісників (які отримують дві, півтори або менше однієї тарифної ставки) враховують тільки один раз.
Середньооблікова чисельність розраховують за будь-який період: місяць, квартал, з початку року, рік. Для місяці, наприклад, це роблять шляхом підсумовування облікової чисельності за кожен день, включаючи святкові (неробочі) і вихідні дні, і ділення одержаної суми на число календарних днів. Середньооблікова чисельність працівників на підприємствах і організаціях, які працювали неповний місяць (новостворених або мають сезонний характер виробництва), визначають шляхом ділення суми облікової чисельності за всі дні роботи організації у звітному місяці, включаючи святкові (неробочі) і вихідні дні, на загальне число календарних днів у цьому місяці.
Для більших періодів часу (квартал, рік) замість даних про відпрацьовані дні використовують дані середньооблікової чисельності за місяць. Основними уніфікованими формами первинної документації з обліку чисельності служать накази і розпорядження про прийом на роботу, переведення на іншу роботу, надання відпустки, припинення трудового договору (контракту); особова картка працівника; табель використання робочого часу та інші документи.
Відповідно до ОКПДТР весь виробничий персонал ділять на робочих, керівників, фахівців та інших службовців.
До робітників відносять людей, безпосередньо зайнятих на виробництві матеріальних цінностей, а також зайнятих обслуговуванням цього виробництва і наданням матеріальних послуг.
Крім розглянутого поділу персоналу, в статистичній практиці здійснюють розробку інформації за основними і неосновним видам діяльності підприємства (організації). Залежно від профілю діяльності організації віднесення до тієї чи іншої групи виробляють за відповідними методиками. Зокрема, на промислових підприємствах до промислово-виробничого персоналу відносять працівників усіх структурних підрозділів, зайнятих підготовкою, здійсненням та обслуговуванням всього циклу виготовлення і реалізації продукції, включаючи адміністративний і технічний персонал.
При розгляді структури виробничих кадрів за функціональною ознакою виділяють наступні групи працівників: інженерно-технічні працівники (ІТП), службовці, основні і допоміжні робочі, молодший обслуговуючий персонал, охорона і учні.
Відповідно до цієї структурою довгий час збирали статистичну інформацію, величезний масив якої ще довго буде служити джерелом різноманітних даних, необхідних у різних дослідженнях.
До групи інженерно-технічних працівників відносять фахівців, які організовують виробничий процес і керівних ім. За номенклатурою до них відносять директорів підприємств, їх заступників з виробничо-технічних питань, головних інженерів, начальників виробництв, корпусів і цехів, загальнозаводських, цехових відділів і бюро, інженерів, техніків, майстрів і т. П.
До службовців відносять працівників, які здійснюють фінансово-розрахункові, економічні, постачальницькі, облікові та канцелярське функції.
Працівників, призначених для утримання службових приміщень в чистоті і порядку, зайнятих господарським обслуговуванням, відносять до молодшому обслуговуючому персоналу. Особовий склад воєнізованої, збройно-вахтерской, сторожовий, пожежної охорони включають в групу охорони.
Учнями вважають осіб, яких навчають на підприємствах в ході виробничого процесу в порядку індивідуального і бригадного навчання і оплачуваних за ставками учнів.
Структурування кадрів за функціональною ознакою практично не враховує їх якості. Тому раніше нерідко було оформлення на посаді ІТП людей без спеціальної освіти, які не могли, природно, виконувати покладені на них функції на необхідному рівні і обмежували свою діяльність лише окремими складовими необхідної роботи. З метою підвищення заробітної плати «за потрібне» працівникам штучно множилися «інженери», «старші інженери», «начальники» надуманих підрозділів.
Необгрунтоване виділення працівника в ту чи іншу класифікаційну групу означає привласнення йому невластивого правового статусу та суспільно визнаною значущості. Це, в свою чергу, неминуче призводить до деформації в структурі кадрів і їх оплаті, а отже, і до погіршення їх використання.
До першої групи входять керівники, фахівці вищої ланки, фахівці середньої ланки і працівники допоміжного праці. Особливо високі вимоги пред'являються до керівників. Їх безпосереднім обов'язком є прийняття виробничо-господарських рішень, нерідко визначають долю підприємства. Тому для включення в цю групу відбирають фахівців, що володіють солідним виробничим і життєвим досвідом, які досконало володіють сучасними методами організації виробництва, праці та управління, здатних забезпечити високу економічну ефективність прийнятих рішень. Природно, для цього необхідні, крім технології, техніки та економіки, досить глибокі знання психології, соціології, конфліктології, інформатики, кредитно-фінансової політики і т. П. Керівників повинна відрізняти висока інтелектуальна і загальна культура. Це в значній мірі відноситься і до фахівців вищої та середньої ланки. Вони не приймають кардинальних рішень, але готують ці рішення, всебічно обґрунтовуючи їх, проводячи необхідні дослідження, розрахунки і виробничі експерименти. Тому в якості обов'язкової ознаки, необхідного для віднесення конкретного працівника до цих кваліфікаційних групах, крім зайнятості переважно розумовою працею, в даний час служить наявність спеціальної освіти, що допускає претендента до виконання управлінських функцій, підготовки та прийняття виробничих рішень.